PolyReg Association Générale d'Autorégulation

Statuts

Nom, siège et but

§1 Nom et siège

¹ "PolyReg Allg. Selbstregulierungs-Verein" (PolyReg Association Générale d'Autorégulation) est une association au sens des art. 60ss CC.

² L'association sera inscrite au registre du commerce.

³ Le siège de l'association se trouve à Zurich.

§2 But

¹ L'association est organisme d'autorégulation interprofessionnel au niveau suisse selon l'art. 24 de la loi sur le blanchiment d'argent (LBA), ayant pour but de remplir les tâches prévues par cette loi. Elle remplit les tâches légales de surveillance et de contrôle envers les intermédiaires financiers affiliés qui sont membres de l'association et est soumise à la surveillance de l'Autorité de contrôle en matière de lutte contre le blanchiment d'argent (Autorité de contrôle, art. 17 LBA).

² Les membres de l'association s'engagent envers l'association à fournir des services financiers irréprochables, aussi bien juridiquement qu'éthiquement, et de haute qualité. L'association veille au respect permanent des dispositions de la LBA par ses membres au moyen d'une formation appropriée, d'instructions, de contrôles et d'un système de sanctions interne à l'association.

³ L'association rassemble et gère les données, prévues dans la loi, concernant ses membres et sa propre activité. Elle conduit les contrôles nécessaires à s'assurer du respect des dispositions légales et procède aux communications nécessaires en vertu de la LBA et des instructions de l'Autorité de contrôle.

Membres -- Affiliation

§3 Possibilité d'affiliation

¹ Toute personne physique ou morale peut devenir membre de PolyReg, si elle fournit des prestation dans le domaine financier, qu'elle a son siège, une succursale ou des bureaux en Suisse et qu'elle déploie en Suisse une activité d'intermédiaire financier selon l'art. 2 al. 3 let. a--g LBA.

² Les membres du Comité et le Directeur doivent et peuvent devenir membres de l'association et se soumettre aux Statuts et au Règlement, même s'ils ne sont pas eux-mêmes intermédiaires financiers. S'ils sont intermédiaires financiers, ils ne peuvent pas être surveillés par PolyReg. Est réservée la conclusion de contrats de travail ou de mandat pour régler de façon complémentaire des relations de droit privé.

³ Les membres du Tribunal arbitral et l'Organe de révision ne peuvent pas être membres de l'association.

§4 Exigences vis-à-vis des membres

¹ Peut devenir membre toute personne qui remplit les conditions suivantes:

1. Le membre lui-même, jouit d'une bonne réputation en relation avec son activité d'intermédiaire financier et présente toutes garanties de respecter les obligations découlant de la LBA et du Règlement, cette disposition s'appliquant aussi aux personnes chargées de l'administration ou de la direction de ses affaires et aux collaborateurs qui remplissent des fonctions au niveau de l'intermédiation financière.

2. Le membre s'engage à exercer son activité en tout temps conformément au but des présents Statuts.

3. Le membre s'engage à respecter en tout temps les obligations découlant de la LBA, des instructions de l'Autorité de contrôle et du Règlement selon l'art. 25 LBA.

² Ces exigences valent également pour les membres du Comité et de la Commission blanchiment d'argent, le Directeur, les arbitres, les personnes en charge de la formation, les Chargés d'enquêtes indépendants, les Contrôleurs et l'Organe de révision. Ils doivent en plus démontrer des connaissances professionnelles suffisantes, présenter toutes garanties d'une activité de contrôle irréprochable et doivent être indépendants de la direction et de l'administration des intermédiaires financiers à contrôler.

§5 Requête d'affiliation

¹ Les requêtes d'affiliation doivent être adressées au Directeur, qui les transmet au Comité après avoir examiné les conditions d'affiliation et éventuellement demandé des compléments de dossier. Le Directeur peut proposer d'accepter ou de refuser l'affiliation.

² La requête d'affiliation doit se référer aux Statuts et au Règlement de PolyReg et contenir une déclaration écrite, selon laquelle le candidat se soumet sans réserve à ces dispositions.

³ A la requête doivent être joints les documents nécessaires à informer de l'organisation et de l'activité du candidat, et à démontrer ses qualifications. Ceux-ci sont notamment (liste non-exhaustive):

1. Extrait actuel du registre du commerce (si le candidat est inscrit ou si l'inscription est obligatoire);

2. Indications sur le but et l'activité de l'entreprise;

3. Indication des nom, prénom et raison sociale ou livraison des statuts du candidat;

4. Indication précise de l'adresse des bureaux en Suisse, avec numéros de téléphone et adresses E-mail;

5. Désignation du chef de maison, respectivement des personnes qui dominent économiquement l'entreprise, ainsi que des membres de la direction et des personnes autorisées à signer; indication des participations pertinentes;

6. Indication du nombre et de l'identité des personnes actives dans l'intermédiation financière et de leurs qualifications;

7. Indication de l'appartenance à des associations professionnelles;

8. Indication d'une appartenance antérieure à un autre OAR ou d'un rejet précédant d'une requête d'affiliation par un autre OAR;

9. Pièces attestant de la bonne réputation (certificat de bonne vie et moeurs; extrait de l'office des poursuites et faillites; extrait du casier judiciaire; déclaration d'absence de procédure pénale ou administrative pendante qui ait un lien avec l'activité professionnelle);

10. Références.

⁴ Le Comité peut édicter dans un règlement d'autres dispositions sur la forme et le contenu des requêtes d'affiliation et créer un formulaire correspondant.

§6 Décision d'affiliation et voie de droit

¹ Le Comité accepte l'affiliation après qu'il se soit convaincu que les dispositions légales et statutaires sont respectées ou il refuse l'affiliation.

² Le Comité peut déléguer tout ou partie de la décision d'affiliation au Comité délégué.

³ En cas de refus de son affiliation, le candidat peut introduire un recours auprès du Tribunal arbitral prévu par les présents statuts.

§7 Nomination des organes

¹ Pour les membres des organes (les organes) qui doivent en vertu des présents Statuts être membres de l'association, il faut examiner avant leur élection s'ils remplissent les conditions d'élection. Les organes et les collaborateurs qui représentent PolyReg vis-à-vis des tiers, doivent être approuvés par l'Autorité de contrôle.

² L'organe devient membre de l'association par son élection. Si l'Autorité de contrôle s'en est réservée le droit, la qualité de membre n'est accordée qu'après l'approbation de l'Autorité de contrôle.

³ L'organe doit signer un formulaire d'entrée qui se réfère aux Statuts de l'association.

§8 Conditions de maintien de l'affiliation

¹ Les membres doivent remplir et maintenir les conditions d'affiliation en tout temps.

² Les membres doivent annoncer immédiatement et spontanément au Directeur les modifications des conditions qui ont permis leur affiliation. Le Directeur en fait ensuite rapport au Comité.

³ Les Contrôleurs vérifient à l'occasion du contrôle ordinaire si les obligations d'information vis-à-vis de l'association ont été respectées et si les conditions d'affiliation sont toujours réunies.

⁴ Le Directeur vérifie périodiquement au moyen des informations accessibles habituellement (p. ex. publications dans la Feuille Officielle Suisse du Commerce) si les membres remplissent continuellement les conditions d'affiliation et s'ils ont annoncé les mutations. Il en fait rapport au Comité.

§9 Démission

¹ Les membres peuvent démissionner en tout temps en adressant une lettre au Directeur. En cas de démission, une part de la cotisation périodique pour la période courante reste due. Il en va de même pour les créances de l'association en matière d'émoluments et d'amendes qui sont nées antérieurement à la démission, de même que pour des amendes prononcées ultérieurement suite à une procédure de contrôle qui avait déjà été ordonnée au moment de la démission.

² Si la démission intervient après qu'une procédure de contrôle a été ordonnée par le Comité, que ce soit par la nomination d'un Chargé d'enquêtes indépendant ou d'un Contrôleur, ce contrôle est à mener jusqu'au bout et la démission ne devient effective qu'à l'issue de ce contrôle et de l'éventuelle procédure de sanction qui suit.

³ Le membre démissionnaire n'est plus autorisé à déployer une activité d'intermédiaire financier dès sa démission, sauf s'il s'est affilié à un autre organisme d'autorégulation ou s'il a été autorisé par l'Autorité de contrôle.

⁴ Les organes sont automatiquement relevés de leur charge au sein de PolyReg au moment où la démission, le licenciement, la non-réelection ou le renvoi prend effet.

§10 Exclusion de membres

¹ Le Comité peut exclure un membre, de son propre chef ou sur proposition du Directeur ou d'un Chargé d'enquêtes indépendant, quand:

• Le membre a violé de façon répétée des obligation d'information vis-à-vis de l'association;

• Les conditions de maintien de l'affiliation (§ 8 Statuts) ne sont plus remplies, en particulier quand il ne remplit plus correctement les obligations découlant de la loi sur le blanchiment d'argent ou que, personnellement ou par l'organisation au sein de son entreprise, il ne présente plus de garantie pour une activité irréprochable;

• Il ne respecte pas ses obligations financières (cotisations périodiques, émoluments et amendes / peines conventionnelles) malgré des sommations.

² Un membre doit être exclu quand il a violé des dispositions de la LBA, en particulier l'obligation de communiquer, intentionnellement ou par négligence grave. Si plusieurs personnes sont concernées, la procédure suit les dispositions particulières du Règlement.

³ Avant l'exclusion, est en principe adressé un avertissement, par lequel est fixé un temps d'essai de 3 mois au maximum pour rétablir une situation conforme aux Statuts et à la loi sous menace d'exclusion. Sont réservés les cas où une exclusion immédiate est nécessaire.

⁴ Une amende dont le montant est déterminé par décision du Comité peut être cumulée, dans tous les cas, avec l'exclusion ou l'avertissement.

§11 Conséquences financières

§12 Recours au Tribunal arbitral

¹ Les décisions d'exclusion et de sanction du Comité doivent être brièvement motivées et communiquées par écrit.

² Un membre exclu peut former un recours auprès du Tribunal arbitral prévu par les présents statuts.

³ Le Responsable de la procédure du Tribunal arbitral informe le Comité des recours reçus et procède à la constitution du Tribunal arbitral.

⁴ Le recours a un effet suspensif. Dans des cas urgents, le Comité peut retirer l'effet suspensif et prendre des mesures provisionnelles. Les mesures provisionnelles ordonnées par le Comité et le retrait de l'effet suspensif sont soumis à l'examen du Tribunal arbitral dès que celui-ci est constitué. Dans les cas urgents, le Comité peut retirer l'effet suspensif et ordonner des mesures provisionnelles. Ces mesures sont soumises à l'examen d'un arbitre unique spécialement désigné par le sort.

§13 Création de sections

Obligations d'information

§14 Obligations de surveillance et de renseignement des organes

¹ Tous les organes de PolyReg sont soumis à une obligation de renseigner illimitée envers l'Autorité de contrôle, en vertu des art. 18 et 19 LBA et en accomplissement des dispositions des art. 26 et 27 LBA.

² Sont réservées les constatations faites par des personnes soumises au secret professionnel dans le domaine du secret professionnel protégé en vertu de l'art. 321 CP en leur qualité de membre de la Délégation du comité, de Chargé d'enquêtes, de Contrôleur de personnes soumises au secret professionnel ou à l'occasion d'une collaboration avec l'une de ces personnes.

³ Tous les organes doivent rapporter au Directeur les constatations particulières faites à l'occasion de l'exercice de leur fonction, sauf s'ils le font de toute façon envers le Comité. Les rapports sont à remettre dans la mesure du possible par écrit ou par E-mail; les rapports oraux sont à protocoler immédiatement par le Directeur.

⁴ Le Directeur fait rapport au Président, à l'attention du Comité, immédiatement en cas d'urgence et de façon résumée mensuellement dans les autres cas.

⁵ Les organes de PolyReg doivent annoncer spontanément au Directeur toutes les modifications dans leur situation personnelle qui pourraient avoir une influence sur l'accomplissement de leurs tâches.

§15 Obligation de renseigner des intermédiaires financiers

¹ Les intermédiaires financiers ont une obligation illimitée de renseignement envers PolyReg sur tous les faits et événements relevants du point de vue de la LBA, pour autant qu'aucune obligation de confidentialité légale ne s'y oppose.

² Pour les personnes soumises au secret professionnel, l'obligation de renseignement pour les faits soumis au secret professionnel n'existe que vis-à-vis des organes de contrôle spéciaux (Contrôleurs et Chargés d'enquêtes indépendants spéciaux, Délégation du comité) qui sont soumis au même secret professionnel et doivent aussi veiller au maintien de celui-ci au sein de l'association.

³ Les membres communiquent spontanément au Directeur toutes les modifications relatives aux informations données dans la requête d'affiliation.

⁴ Lorsqu'un membre fait une communication au Bureau de communication (art. 9 LBA), il doit en informer le Directeur sans indication de noms et sous forme anonymisée. Après l'écoulement du délai de blocage des avoirs, le Directeur doit être pleinement informé de l'affaire. Les personnes soumises au secret professionnel informent à nouveau de façon anonymisée après l'écoulement de ce délai ou rapportent à la Délégation du comité.

§16 Annonces à l'Autorité de contrôle

¹ Toutes les annonces à l'Autorité de contrôle sont faites selon les instructions de celle-ci en vertu de l'art. 27 LBA. Doivent notamment être annoncés les intermédiaires financiers affiliés, démissionnaires, exclus ou refusés. De même, doivent être transmis trimestriellement l'état actuel des membres et les mutations relatives aux collaborateurs dirigeants ou autorisés à signer des membres, sous réserve d'instructions différentes.

² Par ailleurs, l'Autorité de contrôle est informée de l'ouverture des procédures d'exclusion d'un membre et des procédures disciplinaires, de la nomination d'un Chargé d'enquêtes indépendant et du résultat de son enquête, ainsi que des décisions disciplinaires.

³ Le répondant de l'Autorité de contrôle est le Directeur ou, en cas d'empêchement, le Président.

§17 Collecte et gestion des données

¹ L'association gère électroniquement une banque de données centralisée contenant les données pertinentes sur les membres, l'activité de contrôle et l'ensemble de son activité.

² L'association traite les données confidentiellement, sous réserve des obligations de renseigner légales. Un membre n'a en particulier pas accès aux données des autres membres.

Organisation de l'association

§18 Organes

1. Assemblée générale, qui peut également prendre ses décisions par une décision écrite de tous ses membres;

2. Comité / le Comité délégué / la Délégation du comité;

3. Directeur;

4. Organe de révision.

§19 Unités organisationnelles

¹ Le Comité nomme, mandate, instruit et surveille les unités organisationnelles suivantes:

1. Commission blanchiment d'argent / Président de la Commission blanchiment d'argent;

2. Commission de formation / Responsable de la formation;

3. Tribunal arbitral / Responsable de la procédure du Tribunal arbitral;

4. Chargés d'enquêtes indépendants;

5. Contrôleurs.

² La Commission blanchiment d'argent, la Commission de formation et le Tribunal arbitral sont présidés par un membre du Comité. Les autres membres de ces unités peuvent être choisis hors du Comité.

³ Le Responsable de la procédure du Tribunal arbitral dirige la procédure arbitrale et, une fois celui-ci constitué, officie comme secrétaire. Il ne doit pas faire partie du Comité délégué.

§20 Comité

¹ Le Comité est composé du Président, de son suppléant et d'au moins deux autres membres. Un membre du Comité peut exercer plus d'une fonction statutaire simultanément.

² Le Comité remplace les membres sortants en élisant de nouveaux membres et fixe le nombre de ses membres en fonction de la charge de travail. Il élit les nouveaux membres du Comité en cas d'élargissement de ce dernier. Est réservée la compétence légale de l'Assemblée générale, qui peut également prendre ses décisions par décision écrite de tous ses membres, de confirmer ou révoquer les membres du Comité (art. 65 al. 3 CC).

³ Le Comité se constitue lui-même.

⁴ La durée du mandat est de quatre ans, renouvelable.

§21 Séances du Comité

¹ Le Comité se réunit sur convocation du Président aussi souvent que cela est nécessaire.

² Chaque membre du Comité peut demander la convocation d'une séance du Comité s'il en indique le motif.

³ Le Comité peut valablement décider lorsqu'au moins la moitié de ses membres est réunie. Les décisions sont prises à la majorité simple des votants. En cas d'égalité, celle du Président compte double.

⁴ La majorité absolue des voix émises est nécessaire pour les élections. Lorsqu'il y a plusieurs tours, le candidat ayant réuni le moins de voix est éliminé à chaque tour. Dès le deuxième tour, ne peuvent être élus que les candidats qui ont obtenus au moins une voix au premier tour.

⁵ Le Comité peut également prendre ses décisions (à l'exception des élections) par correspondance, pour autant qu'aucun de ses membres ne demande sa convocation.

⁶ Un procès-verbal des séances et décisions du Comité est établi.

§22 Compétences et tâches du Comité

¹ Le Comité décide de toutes les affaires qui ne sont pas attribuées de façon impérative à l'Assemblée générale ou à un autre organe par la loi ou les présents Statuts. Il peut déléguer ses compétences au Comité délégué.

² En cas de besoin, il édicte les règlements nécessaires à préciser les attributions des autres organes et des unités organisationnelles.

³ Ses tâches sont en particulier:

• Détermination, coordination et surveillance des diverses fonctions;

• Ediction et modification du Règlement selon l'art. 25 LBA, sous réserve de l'approbation de l'Autorité de contrôle;

• Formulation du concept de formation et de formation continue sur proposition de la Commission blanchiment d'argent et la mise en oeuvre de ce concept en collaboration avec le Bureau de PolyReg;

• Communications au Bureau de communication en vertu de l'art. 27 al. 4 LBA;

• Décision concernant la nomination d'un Contrôleur pour procéder à un contrôle auprès d'intermédiaires financiers en cas d'indices de blanchiment d'argent ou d'autres circonstances particulières;

• Décisions de sanctions;

• Mise en oeuvre du concept de formation et de formation continue;

• Décision d'acceptation ou de refus d'affiliation des membres;

• Nomination du Directeur et recrutement du Bureau de PolyReg;

• Election des membres de la Commission blanchiment d'argent;

• Election et nomination des Chargés d'enquêtes indépendants;

• Désignation des Contrôleurs qui peuvent être actifs pour l'association;

• Gestion de la fortune de l'association;

• Etablissement du budget annuel sur proposition du Directeur et fixation des cotisations des membres;

• Préparation des propositions pour l'Assemblée générale, qui peut également décider par décision écrite de tous ses membres.

§23 Comité délégué

¹ Le Comité délégué est constitué du Président, du Vice-Président et du Directeur.

² Chaque membre du Comité délégué peut demander sa convocation en tout temps.

³ Le Comité délégué décide à la majorité simple.

⁴ Des décisions par correspondance sont possibles.

⁵ Le Comité délégué remplit les tâches qui lui ont été déléguées par le Comité, et veille en particulier à:

• La surveillance directe sur le Bureau de PolyReg;

• La préparation et l'instruction des procédures de sanctions;

• L'examen des conditions d'affiliation de même que la surveillance du respect permanent de ces conditions, en collaboration avec le Directeur;

• La décision sur l'approbation ou le refus de l'affiliation d'un membre quand cela lui a été délégué par le Comité;

• La décision d'élection et de nomination d'un Chargé d'enquêtes indépendant, de même que la décision d'ordonner une révision spéciale chez des membres;

⁶ Le Comité délégué agit vis-à-vis des tiers au nom et pour le compte de l'ensemble du Comité.

§24 Délégation du comité

¹ Le Comité désigne une délégation de ses membres (au moins deux membres) qui doivent tous être soumis au secret professionnel des avocats et des notaires.

² La Délégation du comité remplit vis-à-vis des intermédiaires financiers soumis au secret professionnel toutes les fonctions du Comité qui impliquent la prise de connaissance d'éléments soumis au secret professionnel.

³ La Délégation du comité gère une documentation séparée et doit veiller à la sauvegarde pleine et entière du secret professionnel.

§25 Assemblée générale

¹ L'Assemblée générale ordinaire est convoquée une fois par an. Des Assemblées générales extraordinaires peuvent être convoquées par le Comité ou si un cinquième des membres au moins le demande.

² L'Assemblée générale est convoquée par le Président. L'ordre du jour doit être communiqué aux membres 20 jours avant l'Assemblée générale. En cas d'urgence, le Président peut réduire ce délai à 3 jours.

³ Chaque membre (personne physique ou morale) a une voix lors de l'Assemblée générale.

⁴ Les membres doivent communiquer par écrit, au Comité à l'attention de l'Assemblée générale, les points qu'ils souhaitent porter à l'ordre du jour, au plus tard dans les 7 jours suivant la réception de la convocation.

§26 Décision écrite

§27 Compétences de l'Assemblée générale

¹l Les attributions de l'Assemblée générale sont les suivantes:

• Election de l'Organe de révision;

• Décision sur le rapport annuel du Comité, les comptes annuels; décharge au Comité, au Directeur et à l'Organe de révision;

• Confirmation des membres du Comité nouvellement nommés par le Comité lors de l'Assemblée générale suivante;

• Révocation d'arbitres mentionnés sur la liste;

• Modification et complément des Statuts;

• Liquidation de l'association.

§28 Décisions

¹ Les décisions, y compris les élections, de l'Assemblée générale sont prises à la majorité simple des voix présentes ou représentées, sous réserve d'une règle différente dans les Statuts ou la loi.

² En cas de décision écrite, la décision doit être prise à la majorité simple de tous les membres.

³ En cas d'égalité des voies, la voix du Président compte double.

⁴ La représentation de membres absents est exclue. Les personnes morales et les sociétés de personnes sont représentées par une personne autorisée à signer.

⁵ Pour les modifications des Statuts concernant l'organisation de l'association ou les règles de majorité, une majorité de deux tiers de tous les membres est nécessaire.

§29 Organe de révision

¹ L'Assemblée générale élit un Organe de révision, qui reste en fonction jusqu'à l'élection d'un nouvel Organe de révision.

² L'Organe de révision vérifie les comptes annuels et la comptabilité et établit un rapport écrit, pour le Comité à l'attention de l'Assemblée générale. Un représentant de l'Organe de révision prend part à l'Assemblée générale s'il y a des contestations ou si le Comité l'exige.

§30 Commission blanchiment d'argent

¹ La Commission blanchiment d'argent est un organe spécialisé avec une fonction de conseil. Elle se compose d'au moins trois experts élus par le Comité. Le Président de la Commission blanchiment d'argent est nommé par le Comité, dont il est membre ou dont il devient membre par son élection.

² La Commission blanchiment d'argent conseille le Comité, le Bureau de PolyReg et le Responsable de la formation dans toutes les questions relatives au blanchiment d'argent et doit veiller à ce que le conseil aux et la formation des intermédiaires financiers corresponde aux plus récentes évolutions. A cette fin, elle:

• Suit l'évolution pertinente de la législation en matière de blanchiment d'argent;

• Prépare des aide-mémoire portant sur l'organisation et la lutte contre le blanchiment d'argent;

• Prépare une proposition de concept de formation et de formation continue pour les membres et conseille le Comité et la Commission de formation.

§31 Bureau de PolyReg

¹ Le Comité délègue la gestion des affaires courantes de l'association au Bureau de PolyReg, pour autant qu'il ne l'ait pas déléguée au Comité délégué. Le Bureau de PolyReg dépend du Directeur et sert de répondant à l'Autorité de contrôle.

² Le Bureau de PolyReg remplit les fonctions de secrétariat et de chancellerie pour le Tribunal arbitral.

³ Le chef du Bureau de PolyReg (Directeur) représente l'association vis-à-vis des tiers selon les instructions du Comité. Il prend part aux séances du Comité avec voie consultative, pour autant qu'il ne soit pas membre du Comité.

⁴ Relèvent des tâches du Bureau de PolyReg en particulier:

• L'administration de l'association;
• La collecte et la gestion des données actuelles relatives aux membres et l'annonce des mutations à l'Autorité de contrôle en matière de lutte contre le blanchiment d'argent selon les instructions de celle-ci;

• Le soutien de la Commission blanchiment d'argent et du Comité lors de la mise en oeuvre du concept de formation et de formation continue;

• La conservation durant 10 ans des documents relatifs aux contrôles effectués et aux procédures de sanction;

• Le conseil des membres pour les aider à organiser leur entreprise.

§32 Chargés d'enquêtes indépendants

¹ Le Comité délégué nomme un Chargé d'enquêtes indépendant ad hoc pour mener une enquête chez les intermédiaires financiers en cas de soupçon d'infraction aux dispositions de la LBA, du Règlement ou des Statuts ou s'il est nécessaire de clarifier certains points dans le cadre d'une procédure de sanction.

² Le Chargé d'enquêtes est indépendant de PolyReg et des intermédiaires financiers à contrôler. Ils doit satisfaire aux mêmes conditions que les Contrôleurs et démontrer en outre des connaissances approfondies concernant la mise en oeuvre de la LBA et la branche d'activité de l'intermédiaire financier auprès duquel il fait son enquête.

³ Si l'intermédiaire financier auprès duquel l'enquête doit être menée est soumis au secret professionnel, le Chargé d'enquête indépendant doit être soumis au même secret professionnel et fait rapport à la Délégation du comité.

⁴ Le Chargé d'enquêtes examine dans le cadre de son mandat s'il y a eu une infraction qui justifie l'ouverture d'une procédure de sanction et rassemble les éléments de fait pour une telle procédure.

⁵ Si le Chargé d'enquêtes arrive à la conclusion qu'il est indiqué d'ouvrir une procédure contre l'intermédiaire financier, il l'annonce au Comité délégué ou à la Délégation du comité. Sinon, il clôt son enquête et en informe le Comité délégué.

§33 Contrôleurs

¹ L'association dispose, pour mener auprès des intermédiaires financiers les contrôles liés à son activité de surveillance, de Contrôleurs désignés par le Comité de façon permanente ou pour une durée déterminée.

² Les Contrôleurs sont des personnes ou des sociétés qui

• Ont une bonne réputation;

• Démontrent des connaissances approfondies en la matière;

• Présentent toutes garanties d'une activité de contrôle irréprochable, et

• Sont indépendantes des intermédiaires financiers à contrôler. Si ces Contrôleurs sont eux-mêmes membres de l'association en tant qu'intermédiaire financier, ils ne peuvent se contrôler mutuellement.

³ Les Contrôleurs ou les personnes qui agissent pour elles sont formées et instruites par PolyReg pour leur activité.

⁴ Un nombre suffisant de Contrôleurs spéciaux, soumis au secret professionnel, doit être désigné pour contrôler les membres soumis au secret professionnel. Les Contrôleurs spéciaux font rapport uniquement à la Délégation du Comité.

⁵ Le Comité délégué ou le Directeur mandatent les Contrôleurs pour des contrôles périodiques du respect des obligations de la LBA, du Règlement et des Statuts, de même que pour examiner les conditions d'obtention ou de conservation de la qualité d'affilié, en cas de situation peu claire.

⁶ Le Comité doit mandater un Contrôleur aux frais du membre fautif en cas de violation des obligations internes d'annonce, et par conséquent des obligations de renseignement et de collaboration qui en découlent.

⁷ Le Comité peut également, dans des cas particuliers, mandater des Contrôleurs en dehors des contrôles périodiques ordinaires.

⁸ Par l'acceptation du mandat, le Contrôleur est soumis aux mêmes obligations de renseignement et de collaboration vis-à-vis de l'association que le membre. Le contrôle est effectué par le Contrôleur sur mandat et pour le compte de l'association.

§34 Contrôleur particulier d'un membre

¹ Sur requête d'un membre dont les comptes sont révisés par un organe de révision qui a également des connaissances en matière de LBA et remplit toutes les conditions d'un Contrôleur, le Comité peut autoriser que cet organe de révision prenne la fonction de Contrôleur pour ce membre.

² PolyReg est habilité a donner à un Contrôleur particulier d'un membre un mandat et des instructions. Ce Contrôleur particulier d'un membre fait rapport selon les mêmes règles que les Contrôleurs de l'association.

§35 Tribunal arbitral

¹ Le siège du Tribunal arbitral est à Zurich.

² Les décisions du Tribunal arbitral sont définitives.

§36 Composition et constitution

¹ Le Tribunal arbitral se compose du Responsable de la procédure du Tribunal arbitral et d'au moins six membres, qui doivent être indépendants de l'association.

² Le Tribunal arbitral siège à trois arbitres, tirés au sort par le Responsable du tribunal arbitral pour chaque cas particulier. Le premier arbitre désigné par le sort prend la fonction de président. Si l'une des parties est soumise au secret professionnel, alors les arbitres et le secrétaire du Tribunal arbitral doivent l'être aussi.

³ Un arbitre désigné par le sort remplit sa fonction jusqu'à la fin de la procédure pendante, sans égard à la durée de son mandat.

⁴ Les règles usuelles en matière de récusation sont applicables aux arbitres. Par ailleurs, le membre peut récuser tout arbitre qui apparaît partial au vu de raisons concrètes. Un arbitre supplémentaire est tiré au sort pour décider en juge unique des requêtes de récusation. L'arbitre récusé est remplacé par un nouvel arbitre tiré au sort.

⁵ Si la liste des arbitres permanents est épuisée et que le Tribunal arbitral n'a ainsi pas pu être constitué, le membre et l'association désignent alternativement, par nomination restante, deux arbitres indépendants parmi lesquels la partie adverse choisit un arbitre.

⁶ Les recours qui ont trait exclusivement au prononcé et au montant des émoluments sont jugés par un arbitre unique désigné par le sort. Dans les cas de sanction de peu d'importance, le Responsable peut en outre proposer aux parties la possibilité de soumettre le litige à la cognition d'un arbitre unique. Les oppositions aux mesures ordonnées par le Comité, respectivement le retrait de l'effet suspensif, seront tranchées par un arbitre supplémentaire immédiatement désigné par le sort.

⁷ Le tirage au sort doit être organisé de sorte que les arbitres indisponibles et ceux qui ne maîtrisent pas la langue dans laquelle se déroulera probablement la procédure ou qui seront selon toute vraisemblance récusés soient d'emblée écartés par le Responsable. Le recourant peut en outre écarter deux arbitres du tirage au sort sans en indiquer les motifs.

⁸ Les arbitres sont nommés pour un mandat de 3 ans, renouvelable. Ils doivent déclarer à PolyReg leurs intérêts économiques.

§37 Compétence du Tribunal arbitral

¹ Sont recevables les recours auprès du Tribunal arbitral contre les décisions refusant l' affiliation, les décisions d'exclusion ou prononçant une sanction , ainsi que contre les décisions de fixation et de détermination de peines conventionnelles et d'émoluments du Comité, des Contrôleurs et des Chargés d'enquêtes indépendants.

² Chaque membre peut en outre recourir auprès du Tribunal arbitral contre les décision d'organes de l'association ayant un caractère individuel et concret et qui suppriment ou fondent les obligations d'un membre.

³ Ne sont pas recevables les recours contre la nomination d'un Contrôleur ou d'un Chargé d'enquêtes indépendant et contre les décisions préjudicielles d'organes de l'association, en particulier lorsqu'ils impartissent un délai ou prononcent un simple avertissement.

⁴ Pour le reste, le Tribunal arbitral peut ètre saisi de tout litige entre l'association et ses membres ou entre membres, pour autant que litige concerne l'association.

§38 Procédure par-devant le Tribunal arbitral

¹ Le Tribunal arbitral est saisi dès la notification écrite du recours au Responsable ou au Bureau de PolyReg. En cas de recours contre une décision au sens des art. 37 al. 1 ou 2 des présents statuts, la notification doit intervenir au plus tard dans un délai de 10 jours à compter de la réception de la décision querellée (la date du sceau postal fait foi).

² Le Responsable dirige la procédure jusqu'au dépôt des mémoires motivés de recours et de réponse. Il impartira les délais en ce sens, avertira les parties des conséquences de leur retard et prélèvera les frais d'enregistrement. Tant que le Tribunal arbitral n'est pas constitué, le Responsable peut rayer la cause du rôle ou suspendre la procédure pour des motifs procéduraux, notamment en cas de défaut de motivation du recours, de non-paiement des frais d'enregistrement, de retrait du recours, de désistement d'instance, de reconsidération par le Comité de la décision attaquée et pour autant qu'il en ait simultanément levé les effets ou en cas de faillite du membre recourant. Dans de tels cas, le Responsable peut décider de renoncer au prélèvement de frais, ainsi qu'à l'allocation d'une indemnité procédurale valant participation aux dépens.

³ Une fois que les mémoires motivés de recours et de réponse au recours ont été déposés, le Tribunal arbitral est constitué conformément à l'art. 36 des présents statuts. Il fixe la suite de la procédure et ordonne la comparution des parties pour qu'elles exposent oralement leurs moyens ou un second échange d'écritures (réplique / duplique).

⁴ Le Tribunal arbitral examine librement les décisions attaquées. Il n'est pas lié par les constatations de fait de l'instance inférieure.

⁵ Le Tribunal arbitral prend ses décisions à huis clos et peut les prendre par voie de circulation quand tous les arbitres donnent leur accord à l'arbitre rapporteur et qu'aucun n'a demandé la convocation du Tribunal arbitral.

⁶ Le Tribunal arbitral applique la loi de procédure civile zurichoise sous réserve des adaptations suivantes:

• Le secrétaire n'a pas de voix consultative.

• Pour les décisions de sanction, les dépens et dédommagements suivent les principes du droit de procédure pénale.

• Aucuns dépens ne sont perçus pour les procédures de réexamen des émoluments.

• Les moyens de preuve et témoignages en anglais sont aussi acceptés sans traduction.

• Le montant des émoluments de tribunal et de chancellerie sont fixés selon le tarif édicté par le Comité ou, à défaut, par application analogique de l'ordonnance zurichoise sur les émoluments de tribunal.

• Des cautions peuvent être imposées dans tous les cas.

⁷ Le recourant doit verser, sur invitation du Responsable, les frais d'introduction calculés comme suit:

• Fr. 500.--, lorsque seul un émolument est litigieux,

• Fr. 1'000.--, lorsqu'une sanction est litigieuse,

• Fr. 2'000.--, lorsque le litige concerne une non- admission ou une exclusion de l'association.

Le Tribunal arbitral peut, aprés sa constitution, exiger du recourant qu'il fournisse des cautions supplémentaires et, en cas de retard, menacer de ne pas entrer en matière.

⁸ Les parties à une procédure arbitrale statutaire renoncent à appeler de la sentence arbitrale devant les autorités compétentes, respectivement à remettre une sentence à celles-ci. Les actes de la procédure arbitrale sont gardés dans le dossier du membre concerné.

§39 Formation

¹ PolyReg organise des séances de formation pour tous les intermédiaires financiers affiliés, pour les Chargés d'enquêtes indépendants ainsi que pour les Contrôleurs, et il fixe le contenu et les buts de la formation. Pour l'organisation, il fait appel à des spécialistes externes.

² Tous les intermédiaires financiers affiliés doivent participer au moins à une séance de formation continue annuelle. Le champ de la formation est déterminé en fonction des besoins concrets. Pour les entreprises qui y auraient failli, un contrôle est ordonné et elles sont sanctionnées.

³ Sont également obligés de participer à la formation les collaborateurs non-indépendants des intermédiaires financiers s'ils ont un pouvoir de décision et qu'ils prennent part à des activités au sens de l'art. 2 al. 3 de la loi sur le blanchiment d'argent.

⁴ Le Comité peut, sur requête motivée, reconnaître comme équivalente la formation interne mise sur pieds par un intermédiaire financier et dispenser celui-ci des cours de formation de l'association si l'intermédiaire financier dispose d'un responsable de la formation au sein de son entreprise et fournit un programme de formation qui répond aux exigences de l'art. 8 LBA. Dans ce cas, PolyReg contrôle le programme de formation ainsi que son application.

⁵ L'intermédiaire financier supporte les coûts afférents aux séances de formation. Ceux-ci sont facturés directement par le prestataire de la formation.

§40 Qualification

¹ Les personnes élues par les organes doivent disposer d'une formation et d'une expérience adaptées à leur fonction ainsi que d'une bonne réputation et être indépendantes des intermédiaires financiers affiliés (art. 24 al. 1 let. c LBA). Les règles de récusation usuelles leur sont applicables, par analogie aux §§ 95ss. de la loi d'organisation judiciaire zurichoise.

² Les arbitres doivent avoir un brevet d'avocat ou de notaire et disposer d'une expérience professionnelle pratique de cinq ans au moins ou être en possession d'un diplôme fédéral de comptable ou d'expert-comptable.

³ Les règles de récusation usuelles sont applicables à tous les membres des organes et aux arbitres, par analogie aux §§ 95ss. de la loi d'organisation judiciaire zurichoise.

§41 Responsabilité

Finances

§42 Cotisation d'entrée et cotisation annuelle

¹ Chaque intermédiaire financier affilié s'acquitte d'une cotisation unique d'entrée et d'une cotisation annuelle. Le montant des cotisations est déterminé en fonction du nombre des personnes autorisées à signer et de l'ensemble des collaborateur qui déploient une activité relevante du point de vue de la LBA, ainsi que de l'importance économique de l'activité déployée dans le domaine financier. Le Comité édicte à cette fin un tarif de cotisations forfaitaire.

² Le Comité détermine le montant de la cotisation annuelle due par les intermédiaires financiers affiliés en fonction du budget. Les cotisations doivent permettre de remplir correctement les tâches découlant de la loi. Des provisions doivent être constituées pour les tâches et charges prévisibles.

³ Le Comité édicte un tarif sur les émoluments pour des prestations particulières de l'association, notamment pour la mise en oeuvre du Tribunal arbitral, les procédures de sanction et les contrôles particuliers.

⁴ PolyReg prélève auprès des membres qui sont contrôlés par leur propre Contrôleur (§34) un émolument correspondant à 10% de l'ensemble de la révision comme indemnisation du travail déployé en matière de contrôle et de supervision.

⁵ Les organes de l'association ne paient pas de cotisation et ne répondent pas des engagements financiers de l'association.

⁶ Les intermédiaires financiers contrôlés supportent les coûts afférents aux mandats des Contrôleurs et des Chargés d'enquêtes indépendants. Ils sont facturés par l'association.

§43 Dédommagement

⁷ Le Comité conclut avec les personnes qu'il mandate et les Contrôleurs des conventions relative au calcul de leur dédommagement.

⁸ Les organes de l'association reçoivent une indemnisation pour leur activité, qui est déterminée en fonction du temps consacré et du niveau de responsabilité.

Procédure d'autorégulation et sanctions

§44 Procédure et contrôles

¹ Les intermédiaires financiers doivent tenir un registre central standardisé qui contient les données et documents, relevants du point de vue de la LBA, de leurs clients (ci-après: registre LBA) pour documenter la mise en oeuvre et le respect des obligations de diligence de la LBA. Des profils des clients doivent en outre être créés pour permettre de surveiller les relations d'affaires durables. Le Comité édicte une check-list fixant le contenu minimum du registre LBA que doivent tenir les intermédiaires financiers.

² PolyReg vérifie périodiquement sur place le respect des exigences légales et réglementaires par l'intermédiaire de ses Contrôleurs. Les contrôles se déroulent selon les directives du Règlement édicté en vertu de l'art. 25 LBA. Les Contrôleurs consignent leurs constatations dans un rapport écrit.

³ Les Contrôleurs mandatés pour vérifier le respect des obligations de diligence, de même que les Chargés d'enquêtes indépendants ont un droit d'accès libre aux registres LBA des membres ainsi qu'à l'intégralité des dossiers des clients.

§45 Sanctions

¹ Les infractions des membres aux obligations envers l'association ainsi qu'à celles découlant de la LBA ou du Règlement, notamment les obligations de diligence (art. 3--8 LBA), obligation de communiquer (art. 9 LBA), obligation de formation (art. 8 LBA) doivent être sanctionnées.

² Le Comité peut prononcer les sanctions suivantes à l'encontre des intermédiaires financiers affiliés:

• Avertissement;

• Amende de 300 à 300 000 francs;

• Menace d'exclusion;

• Exclusion.

³ Les infractions intentionnelles sont à punir dans tous les cas par une amende. Par ailleurs, le montant de l'amende est déterminé en fonction de la gravité de la violation, de la faute et de la capacité économique de l'intermédiaire financier sanctionné.

⁴ Peuvent s'ajouter aux sanctions les frais d'enquête ainsi que les frais de décision et de chancellerie.

⁵ Les amendes sont acquises à la caisse de PolyReg.

Dispositions transitoires

§46 Entrée en vigueur

⁶ Les présents Statuts entrent en vigueur après approbation de l'Autorité de contrôle en matière de lutte contre le blanchiment d'argent du 6 juillet 2004.

PolyReg: Zurich, le 11 juin 2004

Note: Il s'agit d'une traduction ayant valeur d'information, qui n'a pas été approuvée formellement par l'Autorité de contrôle en matière de lutte contre le blanchiment d'argent. Seule la version allemande fait foi.