Autorità federale di vigilanza sui mercati finanziari FINMA
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Regolamento dell'OAD PolyReg ai sensi dell'art. 25 LRD

(Entrata in vigore: 1° gennaio 2020)

A. Visione d'insieme e disposizioni generali

§1 Scopo del Regolamento

1 Il presente Regolamento, costituito ai sensi del § 22 degli Statuti dell'associazione, esplicita i doveri di diligenza previsti nel secondo capitolo della legge federale relativa alla lotta contro il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo emanata il 10 ottobre 1997 (LRD; RS 955.0) e stabilisce come questi obblighi devono essere adempiuti.

2 Il Regolamento determina, rispettivamente sancisce:

  1. le condizioni d'ammissione ed esclusione degli intermediari finanziari;
  2. i principi della formazione degli intermediari finanziari;
  3. la procedura di revisione;
  4. le sanzioni da comminare in caso di violazione degli obblighi da parte dei membri dell'associazione.

§2 Ambito d'applicazione
Questo Regolamento si applica a tutti gli intermediari finanziari affiliati all'OAD PolyReg e ai loro organi, membri di Direzione, così come ai collaboratori o persone ausiliarie che adempiono delle funzioni nell'ambito dell'attività d'intermediario finanziario.

§3 Direttive

1 Gli intermediari finanziari si autoorganizzano nel loro settore d'attività e prendono tutte le misure atte a lottare contro il riciclaggio di denaro ed il finanziamento del terrorismo.

2 Gli intermediari finanziari sono tenuti a rispettare il presente Regolamento, gli Statuti e tutte le direttive emanate dall'OAD PolyReg. Essi devono in particolare:

  1. agire in ogni istante secondo il principio della buona fede;
  2. rispettare le disposizioni legali applicabili al loro ramo d'attività, in particolare tutte le disposizioni della legge federale concernenti la lotta contro il riciclaggio di denaro così come le pertinenti norme legali del Codice penale svizzero, in particolare gli art. 305bis, 305ter, 260ter e 260quinquies CP;
  3. informare apertamente tutti i loro clienti delle disposizioni legali, in particolare della LRD e dell'importanza che essa riveste nelle loro relazioni d'affari;
  4. documentare tutte le relazioni d'affari secondo i principi commerciali e conservare i documenti secondo le disposizioni legali;
  5. evitare la partecipazione ad operazioni delle loro società madre, sorelle o figlie all'estero con lo scopo di aggirare, o comunque contravvenire così facendo alle disposizioni in materia di lotta contro il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo o sottrarsi così a dei controlli;
  6. prendere in considerazione, limitare e sorvegliare globalmente i rischi legali e reputazionali, e vigilare che le sue succursali all'estero nonché le sue società figlie estere si conformino ai principi della lotta contro il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo. Tengono in considerazione i pericoli legati allo sviluppo di nuovi prodotti, di pratiche commerciali e all'utilizzo delle nuove tecnologie e fanno ricorso a un approccio basato sul rischio, in particolare per quanto riguarda la classificazione delle relazioni d'affari e delle transazioni in base al rischio.

§4 Affiliazione

Può richiedere l'affiliazione all'OAD PolyReg l'intermediario finanziario che, oltre alle condizioni previste negli Statuti, adempie le seguenti condizioni:

  1. soddisfa le esigenze dell'art. 14 cpv. 2 LRD; e
  2. azionisti o detentori di partecipazioni dell'intermediario finanziario, che detengono un terzo o più del capitale o dei diritti di voto, devono disporre di un casellario giudiziale senza precedenti penali rilevanti che mettono in dubbio la garanzia di un'attività irreprensibile dell'intermediario finanziario.

§5 Lista dei membri (art. 26 LRD)
L'OAD PolyReg comunica alla FINMA, secondo le sue direttive valide, le informazioni relative ai membri affiliati, alle richieste d'affiliazione respinte, ai membri dimissionari o esclusi, così come l'avvio e la conclusione di procedure di sanzionamento.

§6 Doveri degli intermediari finanziari

1 È proibito all'intermediario finanziario accettare, tenere in deposito o aiutare ad investire o trasferire dei valori patrimoniali dei quali sappia o debba presumere che essi provengano da crimini o da un delitto fiscale qualificato o da un'organizzazione criminale o che sono destinati al finanziamento del terrorismo. L'intermediario finanziario si rende colpevole di riciclaggio di denaro ai sensi dell'art. 305bis CP qualora commetta un atto suscettibile di vanificare l'accertamento dell'origine, il ritrovamento o la confisca di valori patrimoniali, sapendo, o dovendo presumere, che essi provengono da un crimine o un delitto fiscale qualificato.

2 L'intermediario finanziario non può intrattenere una relazione d'affari con imprese o persone di cui sappia o debba presumere, che siano in connessione con organizzazioni criminali o sostengano il terrorismo.

3 L'intermediario finanziario è punibile ai sensi dell'art. 305ter CP se accetta, tiene in deposito o aiuta ad investire o a trasferire a titolo professionale dei valori patrimoniali appartenenti a dei terzi e omette di accertare con la dovuta diligenza l'identità dell'avente economicamente diritto.

4 L'intermediario finanziario è punibile ai sensi dell'art. 260quinquies cpv. 1 CP (finanziamento del terrorismo) se egli raccoglie o mette a disposizione dei valori patrimoniali nell'intento di finanziare atti di violenza volti ad intimidire la popolazione o a costringere uno Stato o un'organizzazione internazionale a fare o omettere un atto.

5 Per il resto gli intermediari finanziari affiliati hanno i seguenti obblighi:

  1. Identificazione della controparte e dei rappresentanti di persone giuridiche ai sensi dei §§ 7 ss;
  2. Accertamento relativo all'avente economicamente diritto o del detentore di controllo secondo i §§ 18 ss;
  3. Rinnovo dell'identificazione della controparte o rinnovo dell'accertamento dell'avente economicamente diritto e obbligo di interrompere la relazione d'affari ai sensi dei §§ 26 ss;
  4. Identificazione dell'oggetto e dello scopo della relazione d'affari auspicata dalla controparte ai sensi dei §§ 30 ss;
  5. Obblighi particolari di chiarimento secondo i §§ 31 ss;
  6. Obbligo di allestire e conservare dei documenti secondo i §§ 37 ss;
  7. Misure organizzative secondo i §§ 40 ss;
  8. Obbligo di comunicazione ai sensi dei §§ 42 ss;
  9. Blocco dei beni e divieto d'informazione, secondo i §§ 44 ss;
  10. Dovere di formazione ai sensi dei §§ 60 e ss.

B. Identificazione della controparte (art. 3 LRD)

§7 Momento dell'identificazione

1 Al momento dell'avvio di relazioni d'affari o dello svolgimento di un'operazione di cassa di una somma ingente con una controparte non ancora identificata, l'intermediario finanziario deve accertare l'identità della controparte sulla base di un documento probante.

2 Una relazione d'affari è considerata stabilita al momento della conclusione del contratto.

3 In caso di conclusione di contratto tra assenti, l'identificazione, l'accertamento relativo all'avente economicamente diritto così come l'identificazione dell'oggetto e dello scopo della relazione d'affari devono essere effettuati senza ritardo alcuno. Qualora così non fosse, l'intermediario finanziario non può procedere a nessuna transazione e a nessun atto di deposito nei confronti dei valori patrimoniali in questione.

§8 Informazioni sulla controparte

1 Al momento dell'avvio di relazioni d'affari o di un'operazione di cassa di una somma ingente secondo il § 14 cpv. 2 e 3, l'intermediario finanziario raccoglie le informazioni seguenti:

  1. per le persone fisiche e i titolari d'imprese singole: nome, cognome (e se possibile la ragione sociale o l'insegna), data di nascita, indirizzo e nazionalità;
  2. per le persone giuridiche così come per le società di persone e le imprese singole registrate nel registro di commercio con sede in Svizzera: ragione sociale e indirizzo del domicilio;
  3. disposizioni concernenti il conferimento di poteri di rappresentanza relative a quelle persone fisiche che stabiliscono la relazione d'affari in nome della persona giuridica; indicazioni relative all'identificazione di queste persone.

2 Se la controparte proviene da uno stato in cui i dati relativi alla nascita e al domicilio non sono utilizzati, questi dati non vengo presi in considerazione. Questa deroga deve essere motivata in un'apposita nota datata e firmata nell'incarto.

§9 Identificazione di persone fisiche

1 L'identità di una persona fisica viene accertata mediante esame di un documento emesso da un'autorità svizzera o estera munito di fotografia e atto all'identificazione.

2 Se la persona fisica non dispone di alcun documento ai sensi del presente Regolamento, la sua identità può eccezionalmente essere accertata sulla base di altri documenti probanti (per esempio attestato di domicilio o attestato stabilito dal Comune di domicilio). Questa situazione eccezionale deve essere motivata in una nota datata e firmata nell'incarto.

3 In caso di dubbi sull'autenticità del documento d'identificazione presentato, o in caso di divergenza tra la fotografia e la persona da identificare, deve essere consegnato un altro documento comprovante l'identità della persona fisica in questione.

4 Una ditta individuale con sede in Svizzera può anche essere identificata sulla base dell'estratto del registro di commercio o di un documento equivalente (cfr. § 11 e § 12).

5 Per l'apertura di una relazione d'affari con una società semplice, l'intermediario finanziario deve identificare le controparti contrattuali, frattanto o tutti i soci o almeno un socio e tutte le persone che siano autorizzate alla firma nei suoi confronti.

§10 Conclusione del contratto per corrispondenza

1 Se una relazione d'affari è stabilita per corrispondenza, la controparte deve inviare una copia certificata del documento d'identificazione così come le informazioni richieste al § 8, al fine di poterne accertare l'identità.

2 Qualora l'indirizzo del domicilio della controparte non si evinca dal documento d'identificazione, esso dev'essere verificato al momento della conclusione del contratto tramite invio postale o con altri mezzi equivalenti.

§11 Identificazione di persone giuridiche e società di persone

1 L'identità di una persona giuridica, di una società di persone o di un'impresa singola iscritta al registro di commercio viene accertata per mezzo di un estratto dal registro di commercio fornito dall'Ufficiale del registro di commercio.

2 Fintanto che tutte le informazioni rilevanti sono accessibili, le persone giuridiche e le società di persone possono allo stesso modo essere identificate per mezzo di un estratto scritto da una banca dati ufficiale (per es. ZEFIX) o da un repertorio o da una banca dati affidabile amministrata da un privato (per es. Teledata, Dun & Bradstreet, Creditreform).

3 L'identità di persone giuridiche non iscritte al registro di commercio (per es. associazioni o fondazioni) e di società di persone non aventi personalità giuridica deve essere accertata sulla base dei loro statuti o di un documento equivalente. Sono in particolare considerati come documenti equivalenti, oltre ai documenti d'identificazione dei titolari previsti dal § 9 del presente Regolamento, l'atto di fondazione, il contratto di fondazione, un attestato dell'organo di revisione, un'autorizzazione ufficiale per esercitare un'attività o un estratto scritto rilasciato da un elenco o da una banca dati affidabile amministrata da un privato (per es. Teledata, Dun & Bradstreet, Creditreform).

4 L'estratto del registro di commercio, l'attestato dell'organo di revisione, così come l'attestato rilasciato dall'elenco o dalla banca dati non devono essere datati da più di dodici mesi e devono attestare lo stato sociale attuale.

5 L'intermediario finanziario si procura egli stesso l'estratto ZEFIX o l'estratto rilasciato dall'elenco o dalla banca dati secondo il cpv. 2 e lo munisce della nota 'stampato il …' con data e sigla.

6 L'identità di una persona giuridica o di una società di persone con sede all'estero si verifica sulla base di un estratto del registro di commercio o di un documento equivalente (per es. atto di fondazione notarile, "certificate of incorporation") o, a patto che ne evincano tutte le informazioni rilevanti, sulla base di un estratto scritto rilasciato da una banca dati o da un elenco ufficiale o affidabile e gestito da un privato.

§12 Identificazione dei rappresentanti di persone giuridiche

1 Se la controparte è una persona giuridica, una società di persone o una ditta individuale con sede in Svizzera identificata tramite l'estratto del registro di commercio, l'intermediario finanziario deve prendere atto delle disposizioni della controparte concernenti il conferimento dei poteri di rappresentanza riguardanti quelle persone che in nome della controparte stabiliscono la relazione d'affari. Di queste persone dev'essere accertata l'identità.

2 Il potere di rappresentanza può risultare dall'estratto del registro di commercio della controparte, da una procura, dall'estratto di un verbale o di un documento analogo, che sia provvisto di una firma valida della controparte. Il potere di rappresentanza deve essere documentato. Non occorre una certificazione di autenticità.

3 Riguardo ad un potere di rappresentanza comunicato oralmente bisogna stilare una nota per l'incarto.

§13 Rinuncia all'identificazione

1 L'intermediario finanziario può rinunciare a identificare una persona giuridica se quest'ultima è quotata in borsa in Svizzera o all'estero.

2 Egli può anche rinunciare a identificare le controparti di diritto pubblico che sono riconosciute in Svizzera, per es. gli Stati, i cantoni, i comuni o le corporazioni e gli istituti di diritto pubblico, le istituzioni, o ancora i servizi dotati di personalità giuridica e le unità che ne derivano, come la polizia, i pompieri, le scuole, ecc.

3 Il motivo della rinuncia all'identificazione deve figurare in una nota nell'incarto datata e firmata.

4 L'intermediario finanziario può altresì rinunciare all'identificazione per i supporti dati non riscrivibili nell'ambito dei mezzi di pagamento elettronici se:

  1. il denaro depositato elettronicamente serve al cliente esclusivamente per pagare online beni e servizi che ha acquistato;
  2. l'ammontare disponibile elettronicamente non supera i 250 franchi per supporto dati;
  3. l'ammontare disponibile per operazione e per cliente non supera i 1500 franchi.

§14 Operazioni di cassa

1 Con operazione di cassa s'intende ogni forma di transazione in contanti che non entra in una relazione di affari durevole, segnatamente il cambio di denaro, la vendita di assegni di viaggio, l'incasso in contanti di assegni, la sottoscrizione a contanti di titoli al portatore (per es. di obbligazioni, o di obbligazioni di cassa), la compera o la vendita di metalli preziosi, così come le transazioni uniche per dei clienti di passaggio.

2 In caso di operazioni di cassa, l'identità della controparte deve essere accertata quando:

  1. una o più operazioni che sembrano collegate fra loro raggiungono o superano l'ammontare di 15'000 franchi;
  2. una o più operazioni di cambio che sembrano collegate fra loro, per il cambio di monete o banconote con delle altre unità monetarie della stessa moneta, o di un'altra moneta, superano l'ammontare di 5'000 franchi.

3 L'identità della controparte è sempre accertata in caso di trasferimento di denaro o valori1 dalla Svizzera all'estero. In caso di trasferimento di denaro o valori dall'estero in Svizzera, occorre identificare il beneficiario del pagamento se una o più transazioni che sembrano legate tra di loro superano 1'000 franchi. Se sussistono indizi di riciclaggio di denaro o finanziamento del terrorismo, l'identità del beneficiario del trasferimento di denaro o valori è in ogni caso da verificare.

4 Per gli ordini di bonifico, l'intermediario finanziario dell'ordinante indica il nome, il numero di conto e l'indirizzo dell'ordinante nonché il nome e il numero di conto del beneficiario. In mancanza di un numero di conto, è indicato un numero di riferimento relativo alla transazione. L'indirizzo dell'ordinante può essere sostituito dalla data di nascita e dal luogo di nascita, dal numero d'identificazione come cliente o dal numero d'identità nazionale dell'ordinante. L'intermediario finanziario assicura che le indicazioni sull'ordinante siano esatte e complete e che le informazioni sul beneficiario siano complete.

5 Qualora, nei casi descritti al cpv. 1, sussistano sospetti di riciclaggio di denaro o di finanziamento del terrorismo, l'identità della controparte deve essere verificata anche se l'ammontare delle transazioni non raggiunge le quote riportate sopra.

6 Se altre operazioni ai sensi dei cpv. 1 o 3 sono effettuate con la stessa controparte, l'intermediario finanziario può rinunciare, per le operazioni tra presenti, a identificare quest'ultima dopo essersi assicurato che la controparte è la persona di cui l'identità è stata accertata al momento della prima operazione.

Nota in calce:

1. Per trasferimento di denaro o valori s'intende in particolar modo il trasferimento di valori patrimoniali attraverso l'accettazione di contanti, metalli preziosi, valute virtuali, assegni o altri mezzi di pagamento in Svizzera e il pagamento della somma corrispondente a un terzo in contanti, metalli preziosi, valute virtuali o attraverso il trasferimento scritturale, il bonifico o altra utilizzazione di un mezzo di pagamento o di conteggio all'estero, o viceversa, sempre che queste operazioni non siano legate a una relazione d'affari continua.

§15 Certificazione conforme

1 L'intermediario finanziario si fa rilasciare un documento d'identificazione in originale o in copia autenticata. Egli inserisce nell'incarto la copia autenticata o fa una copia dei documenti che gli sono stati forniti. Su di essa egli certifica con data e firma o con una sigla, di aver esaminato il documento originale o la copia certificata conforme.

2 L'attestato di autenticità della copia di un documento d'identificazione può essere rilasciato da:

  1. l'intermediario finanziario stesso, se ha esaminato l'originale e ne ha fatto una copia;
  2. un notaio, un avvocato abilitato ad esercitare in Svizzera scelto dalle parti, o un'istanza pubblica che fornisce abitualmente questo tipo di certificazioni;
  3. un intermediario finanziario svizzero ai sensi dell'art. 2 cpv. 2 o cpv. 3 LRD o un intermediario finanziario straniero che esercita un'attività menzionata nell'art. 2 cpv. 2 o cpv. 3 LRD, se è soggetto ad una sorveglianza e ad una regolamentazione equivalente in materia di lotta al riciclaggio di denaro.

3 Quale valida certificazione conforme risulta inoltre la presentazione di una copia di un documento d'identità da parte di banche dati di un prestatore riconosciuto di tali servizi secondo la Legge federale del 19 dicembre 2003 sulla firma elettronica, in combinazione con l'autentificazione elettronica della controparte in questo contesto. Questa copia del documento deve essere stata prodotta per un certificato qualificato.

§16 Rinuncia all'attestato di autenticità

1 L'intermediario finanziario può rinunciare all'attestato di autenticità qualora abbia adottato altre misure che gli permettano di accertare l'identità e di verificare l'indirizzo della controparte. Queste misure devono essere documentate.

2 Se vengono emesse carte di credito o carte-cliente per corrispondenza si può rinunciare al requisito dell'attestato di autenticità per il documento di identificazione se il limite mensile della carta non supera i 15'000 franchi.

§17 Verifica non riuscita dell'identità della controparte
Se l'identità della controparte non può esser verificata, l'intermediario finanziario rifiuta di stabilire la relazione d'affari o la interrompe conformemente alle disposizioni previste ai §§ 27 ss.

C. Accertamento relativo all'avente economicamente diritto (art. 4 LRD)

§18 Avente economicamente diritto

1 L'avente economicamente diritto deve essere una persona fisica.

2 Se la controparte è una persona giuridica operativa o una società di persone valgono quale avente economicamente diritto le persone fisiche che detengono, in qualità di detentore di controllo, direttamente o indirettamente, da solo o d'intesa con terzi, almeno il 25 percento delle quote sociali o dei diritti di voto della società, che controllano in qualsiasi altro modo la società in qualità di detentore del controllo. Se non fosse possibile identificare i detentori di controllo, in via sostitutiva, il membro superiore dell'organo direttivo vale quale detentore di controllo.

3 Una società di sede non può essere considerata come avente economicamente diritto. È considerato quale beneficiario economico di una società di sede colui che per accordo, incarico direttivo, come organo della società, con partecipazioni delle quote sociali o dei diritti di voto, in ultima analisi nei propri interessi, possa disporre o possa far disporre del patrimonio della società di sede.

§19 Accertamento relativo all'avente economicamente diritto

1 L'intermediario finanziario accerta con la diligenza dovuta l'avente economicamente diritto o il detentore di controllo. Deve richiedere alla controparte una dichiarazione scritta indicante chi sia l'avente economicamente diritto, se:

  1. la controparte è una persona fisica e non è identica all'avente economicamente diritto oppure sussiste un dubbio in merito;
  2. la controparte è una società di sede;
  3. la relazione d'affari implica un'operazione di cassa importante ai sensi del § 14 cpv. 2 lett. a o b, che raggiunga o superi i 15'000 franchi;
  4. si tratta di un trasferimento di denaro o di valori ai sensi del § 14 cpv. 3;
  5. la controparte è una persona giuridica operativa o una società di persone che non è una società quotata in borsa o detenuta in modo maggioritariamente da una società quotata.

2 La dichiarazione sull'avente economicamente diritto (formulario A o formulario K per detentori di controllo) deve contenere le seguenti informazioni:

  1. per le persone fisiche di cui le lettere a - d del capoverso precedente: nome, cognome, data di nascita, indirizzo del domicilio e nazionalità degli aventi economicamente diritto;
  2. per le persone giuridiche di cui la lettera e del capoverso precedente: dati secondo l'art. 697l CO ossia nome e cognome e domicilio degli aventi economicamente diritto, e per gli azionisti al portatore anche data di nascita e nazionalità.

3 La dichiarazione deve essere firmata dalla controparte o da una persona da essa incaricata. Qualora l'intermediario finanziario o i suoi dipendenti agiscano come fiduciari della controparte, la dichiarazione può essere firmata anche dall'avente economicamente diritto.

4 Se la controparte o l'avente economicamente diritto proviene da uno Stato in cui la data di nascita o l'indirizzo del domicilio non sono usati, l'obbligo di fornire queste informazioni non si applica. Questa deroga deve essere motivata in una nota firmata e datata nell'incarto.

5 L'obbligo di accertare l'identità dell'avente economicamente diritto non si applica se esso condurrebbe alla divulgazione di fatti tutelati da segreto professionale degli avvocati o dei notai nell'ambito della loro attività ai sensi del § 47 del Regolamento.

6 Per i supporti dati non riscrivibili nell'ambito dei mezzi di pagamento elettronici è possibile rinunciare all'accertamento relativo all'avente economicamente diritto se:

  1. il denaro depositato elettronicamente serve al cliente esclusivamente per pagare online beni e servizi acquistati;
  2. l'ammontare disponibile elettronicamente non supera i 250 franchi per supporto dati;
  3. l'ammontare disponibile per operazione e per cliente non supera i 1500 franchi.

§20 Intermediario finanziario sottoposto a vigilanza in virtù di una legge speciale

1 Se la controparte è un intermediario finanziario sottoposto a vigilanza in virtù di una legge speciale o un'istituto di previdenza professionale esonerato dall'obbligo fiscale ai sensi dell'art. 2 cpv. 4 lett. b LRD, non è necessario richiedere una dichiarazione relativa all'avente economicamente diritto.

2 È considerato come intermediario finanziario sottoposto a vigilanza in virtù di una legge speciale:

  1. un intermediario finanziario svizzero secondo l'art. 2 cpv. 2 LRD;
  2. un intermediario finanziario straniero che esercita un'attività prevista all'art. 2 cpv. 2 LRD, se è soggetto ad una sorveglianza e ad una regolamentazione equivalente in materia di lotta contro il riciclaggio di denaro.

3 In caso di sospetto abuso, o di messa in guardia da parte della FINMA nei confronti di singoli istituti o di istituti di un certo Paese, una controparte secondo il cpv. 1 deve fornire una dichiarazione relativa all'avente economicamente diritto.

§21 Forme d'investimento collettive o società di partecipazione

1 Se la controparte è una forma d'investimento collettivo o una società di partecipazione fino a 20 investitori, l'intermediario finanziario richiede una dichiarazione relativa agli aventi economicamente diritto.

2 Se la controparte è una forma d'investimento collettivo o una società di partecipazione con più di 20 investitori, l'intermediario finanziario richiede una dichiarazione relativa agli aventi economicamente diritto solo se le forme d'investimento o le società di partecipazione non sono assoggettate a una vigilanza e a una regolamentazione adeguata in materia di lotta contro il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo.

3 Per le forme d'investimento collettivo, le società di partecipazione e le società di sede quotate in borsa, non occorre una dichiarazione relativa agli aventi economicamente diritto.

4 Si può rinunciare alla dichiarazione scritta per le forme d'investimento collettive e per le società di partecipazione se un intermediario finanziario ai sensi del § 20 funge da promotore o sponsor e dimostra di applicare una regolamentazione adeguata in materia di lotta contro il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo.

§22 Dubbio sull'avente economicamente diritto
Sono elementi costitutivi di dubbio:
  1. l'esistenza di una procura affidata ad una persona che non ha legami sufficientemente stretti con la controparte;
  2. i valori patrimoniali che sono manifestamente incompatibili con la situazione finanziaria della controparte;
  3. la relazione d'affari è stabilita senza che abbia avuto luogo un incontro con la controparte;
  4. la constatazione di aspetti insoliti nella relazione tra controparte ed intermediario.

§23 Società di sede

1 Sono considerate società di sede le persone giuridiche, le società, gli istituti, le fondazioni, i trust, le società fiduciarie e le formazioni analoghe che non esercitano un'attività commerciale, di fabbricazione o un'altra attività gestita secondo criteri commerciali. I seguenti indizi lasciano presumere in particolare che si è in presenza di una società di sede:

  1. la società non dispone di locali propri, per esempio nel caso in cui venga indicato un indirizzo c/o, una sede presso un avvocato, una fiduciaria o una banca; oppure
  2. la società non dispone di personale proprio, rispettivamente impiega personale soltanto in attività amministrative.

2 Non sono considerate come società di sede le persone giuridiche e le società con sede in Svizzera che:

  1. perseguono lo scopo di salvaguardare gli interessi dei propri membri o dei loro beneficiari mediante un'azione comune oppure si propongono un fine politico, religioso, scientifico, artistico, di pubblica utilità, ricreativo o simile, tosto che esse si adoperino effettivamente al conseguimento di tali scopi;
  2. detengono la maggioranza delle partecipazioni in una o più società con attività operative nell'intento di accorparle, mediante la maggioranza di voti o in altro modo e il cui scopo principale non consiste nell'amministrare il patrimonio di terzi (società holding).

3 In relazioni d'affari con società semplici che abbiano più di quattro soci e che non abbiano rapporti con Paesi a rischio superiore e che abbiano uno scopo secondo il cpv. 2 lett. a, non sono da richiedere dichiarazioni relative all'avente economicamente diritto, salvo non sussistano dubbi che la società semplice agisca per conto di terzi.

§24 Unioni di persone, trust e altri patrimoni organizzati

1 Nel caso di unioni di persone, trust o altre unità patrimoniali delle quali non esiste l'avente economicamente diritto, la dichiarazione della controparte deve contenere le informazioni richieste ai § 19 cpv. 2 lett. a per le seguenti persone:

  1. il fondatore effettivo;
  2. i trustee;
  3. i curatori, i protettori eventuali e le persone incaricate di funzioni analoghe;
  4. i beneficiari nominativamente indicati;
  5. nel caso in cui non sia stato ancora nominativamente indicato alcun beneficiario: la cerchia di persone, suddivisa in categorie, che sono in considerazione come beneficiaria;
  6. le persone abilitate a dare istruzioni alla controparte o ai suoi organi;
  7. nel caso di strutture revocabili: le persone abilitate a effettuare la revoca.

2 Alle società con un funzionamento analogo a unioni di persone, trust o altre unità patrimoniali organizzate si applica per analogia il capoverso 1.

3 Un intermediario finanziario che avvia una relazione d'affari o esegue una transazione in qualità di trustee si identifica come tale nei confronti dell'intermediario finanziario, della controparte o del partner della transazione.

§25 Insuccesso dell'identificazione dell'avente economicamente diritto
Qualora sussistano dei dubbi riguardo all'esattezza della dichiarazione della controparte e nel caso in cui tali dubbi non possano essere tolti attraverso altre certificazioni, l'intermediario finanziario rifiuta di stabilire la relazione d'affari o la interrompe conformemente alle disposizioni dei §§ 27 ss.

§25bis Disposizioni particolari per società d'investimento

1 Per rapporti di quota valgono le relazioni regolate dal diritto societario per società d'investimento secondo l'art. 2 cpv. 3 LICol nei confronti di azionisti e partecipanti, la cui interruzione della relazione non può essere determinata dalla società d'investimento. Inoltre sono da considerare le seguenti disposizioni:

  1. i rapporti di quota hanno inizio con l'acquisto di quote (azioni o certificati di partecipazione) e terminano con l'alienazione di tutte le quote da parte dell'investitore;
  2. il rapporto della società d'investimento nei confronti degli obbligazionisti viene trattata come rapporto di quota, fintanto che l'aquisto da parte dell'investitore non avvenga tramite sottoscrizione alla società d'investimento;
  3. l'acquisto di strumenti derivati sù quote della società d'investimento da parte dell'investitore fondano un rapporto di quota, fintanto che non si raggiunga la soglia d'obbligo di dichiarazione secondo l'art. 120 cpv. 1 LInFi.

2 I rapporti di quota sono da considerarsi relazioni d'affari ai sensi dei §§ 7 ss. Gli obblighi di diligenza secondo la LRD si realizzano tramite le disposizioni del Regolamento con le seguenti peculiarità:

  1. dal rapporto di quota deriva una relazione d'affari ai sensi del Regolamento solamente al momento in cui la società d'investimento ha conoscenze utili sull'identità del titolare di quote, che gli permettano di poterlo contattare;
  2. società d'investimento quotate in borsa identificano tutti i titolari di quote che detengono il 3 percento o più delle quote. Il calcolo delle soglie avviene secondo i criteri dell'art. 120 e 121 LInFi;
  3. società d'investimento non quotate identificano tutti i coloro che detengono quote;
  4. nel caso il titolare di quote fosse altrove identificato all'interno di un consolidato a cui appartenesse la società d'investimento, l'identificazione può considerarsi avvenuta: il fatto che l'identificazione sia altrimenti avvenuta è da documentare;
  5. bisogna in ogni modo assicurare tramite provvedimenti organizzativi, che in ogni caso gli organi di sorveglianza e le autorità di perseguimento penale abbiano in ogni momento ed illimitatamente accesso alle informazioni dell'identificazione altrove avvenuta;
  6. per le società d'investimento quotate in borsa l'accertamento relativo all'avente economicamente diritto può limitarsi alle soglie di dichiarazione secondo l'art. 22 e 23 OInFi-FINMA e le pertinenti ordinanze applicative;
  7. per le società d'investimento non quotate in borsa l'accertamento relativo all'avente economicamente diritto avviene secondo le disposizioni del Regolamento, ed è possibile rinunciare all'accertamento dell'avente economicamente diritto, se il titolare di quote è un intermediario finanziario sottoposto ad una sorveglianza prudenziale che sottostia ad un'adeguata sorveglianza in materia di lotta contro il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo, o se è un investimento collettivo o una società d'investimento quotata in borsa.

3 Se l'identificazione dei titolari di quote non può avvenire per scarsa collaboratività entro tre mesi o fallisce l'accertamento relativo all'avente economicamente diritto, la società d'investimento esamina subitaneamente se debba avvenire una comunicazione ai sensi dell'art. 9 LRD o 305ter CP.

4 Se la società d'investimento dispone una comunicazione ai sensi dell'art. 9 LRD, essa informa secondo l'art. 10a cpv. 2 LRD gli altri intermediari finanziari coinvolti e ad essa noti, che sono in grado di poter far eseguire un blocco dei beni patrimoniali contestuali alla comunicazione.

5 Se la società d'investimento rinuncia alla comunicazione, ne conserva per iscritto i motivi.

D. Rinnovo dell'identificazione o dell'accertamanto relativo all'avente economicamente diritto (art. 5 LRD) e interruzione della relazione d'affari

§26 Rinnovo dell'identificazione o dell'accertamento dell'avente economicamente diritto
La verifica dell'identità della controparte o l'accertamento relativo all'avente economicamente diritto deve essere rinnovata nel corso della relazione d'affari, se subentra un dubbio in merito:
  1. all'esattezza delle indicazioni date sull'identità della controparte;
  2. al fatto che la controparte è identica all'avente economicamente diritto;
  3. alla dichiarazione emessa dalla controparte riguardo all'avente economicamente diritto.

§27 Interruzione della relazione d'affari

1 L'intermediario finanziario decide a sua discrezione in merito al proseguimento o l'interruzione della relazione d'affari, se:

  1. entro il termine di 20 giorni lavorativi da una comunicazione ai sensi dell'art. 9 cpv. 1 lett. a LRD l'Ufficio di comunicazione in materia di riciclaggio di denaro non lo informa, lo informa che la comunicazione non verrà inoltrata alle autorità di perseguimento penale o lo informa che la comunicazione è stata inoltrata a un'autorità di perseguimento penale ed esso da questo momento non riceve alcuna decisione dell'autorità di perseguimento penale entro cinque giorni lavorativi;
  2. dopo una comunicazione ai sensi dell'art. 9 cpv. 1 lett. c LRD non riceve alcuna decisione dell'autorità di perseguimento penale entro cinque giorni lavorativi;
  3. dopo una comunicazione ai sensi dell'art. 305ter CP, l'Ufficio di comunicazione in materia di riciclaggio di denaro lo informa che la sua comunicazione non sarà inoltrata all'autorità di perseguimento penale.

2 L'intermediario finanziario deve interrompere la relazione d'affari, sotto riserva del § 29, quando:

  1. dei dubbi sulle indicazioni rilasciate dalla controparte sussistono anche dopo la procedura di rinnovo della verifica della sua identità o di rinnovo dell'accertamento dell'avente economicamente diritto;
  2. una parte contrattuale rifiuta di rinnovare l'identificazione o di rinnovare l'accertamento dell'avente economicamente diritto.

3 Le relazioni esistenti devono essere interrotte nel modo più veloce possibile senza violare le disposizioni contrattuali. Se l'intermediario finanziario non è in grado di contattare la controparte o non ne ha il diritto in virtù di istruzioni ricevute in materia di corrispondenza, può ritardare l'interruzione del rapporto d'affari fino al suo prossimo contatto con la controparte.

§28 Procedura in caso di restituzione dei valori patrimoniali

1 Qualora un intermediario finanziario rifiuti di stabilire una relazione d'affari o ne interrompa una per i motivi sopracitati, o esegua gli ordini dei clienti ai sensi dell'articolo 9a LRD, è tenuto ad autorizzare la restituzione dei valori patrimoniali importanti solo in una forma che permetta alle autorità cantonali di persecuzione penale di seguirne le tracce ("paper trail").

2 Questa regola non si applica nelle operazioni di cassa effettuate con denaro contanti o metalli preziosi, contratti di deposito, e altri rapporti di diritto civile, che diano al partner contrattuale un diritto ad un pagamento in valuta legale nella misura in cui gli fosse dovuto.

§29 Divieto di interruzione della relazione d'affari

1 Quando sono verificate le condizioni riguardanti l'obbligo di comunicazione ex art. 9 cpv. 1 lett. a o lett. c LRD, la relazione d'affari può essere interrotta solo dopo la comunicazione e solo nei casi di cui le condizioni del § 27 cpv. 1.

2 La relazione d'affari con la controparte non può essere interrotta durante un blocco dei beni patrimoniali (art. 10 LRD).

E. Obblighi di chiarimento (art. 6 LRD)

§30 Oggetto e scopo della relazione d'affari

1 L'intermediario finanziario deve identificare l'oggetto e lo scopo della relazione d'affari auspicata dalla controparte. Il risultato deve essere segnato in una nota scritta per l'incarto.

2 L'estensione delle informazioni da raccogliere è in funzione del rischio rappresentato dalla controparte. Se si tratta di una relazione d'affari a rischio elevato, l'oggetto e lo scopo devono essere documentati in maniera esaustiva.

3 Se l'oggetto e lo scopo della relazione d'affari risultano dalle circostanze o dal contratto stesso non occorrono annotazioni ulteriori.

§31 Obbligo speciale di chiarimento
L'intermediario finanziario ha un obbligo di chiarimento speciale in merito al contesto economico e allo scopo della transazione o della relazione d'affari se:
  1. appare inusuale, salvo se la sua legalità è manifesta;
  2. vi siano indizi che i valori patrimoniali provengano da un crimine o un delitto fiscale qualificato (art. 305bis cifra 1bis CP) o che sottostiano alle disposizioni di un'organizzazione criminale (art. 260ter cifra 1 CP) o che essi servano a finanziare il terrorismo (art. 260quinquies cpv. 1 CP);
  3. presenta un rischio superiore secondo i §§ 32 o 33;
  4. i dati della controparte, dell'avente economicamente diritto, di una persona autorizzata a firmare o i dati di una transazione coincidano o siano simili a quelli pubblicati dall'OAD PolyReg secondo l'art. 22a cpv. 2 lett. c LRD sul suo sito web, o sia altrimenti comunicato ai membri.
  5. una controparte, il suo detentore di controllo, avente economicamente diritto o rappresentante è su una lista della Segreteria di Stato dell'economia (SECO) come destinatario di una sanzione. Sono riservate le prescrizioni della legge sugli embarghi e le ordinanze adottate in virtù della legge sugli embarghi, in particolare gli obblighi d'annuncio e di blocco.

§32 Relazioni d'affari a rischio superiore

1 L'intermediario finanziario verifica caso per caso o tramite un sistema per la sorveglianza delle transazioni, se una relazione d'affari presenta un rischio superiore; considera per la sua valutazione gli indizi di riciclaggio conformemente all'Allegato dell'ORD-FINMA. In funzione dell'attività dell'intermediario finanziario vengono considerati segnatamente i criteri seguenti:

  1. la sede o il domicilio della controparte, del detentore del controllo o dell'avente economicamente diritto dei valori patrimoniali, segnatamente se ha la sede in uno dei Paesi che il Gruppo d'azione finanziaria (GAFI) considera a rischio elevato oppure non cooperativo, nonché la nazionalità della controparte o dell'avente economicamente diritto dei valori patrimoniali;
  2. il tipo e il luogo dell'attività della controparte o dell'avente economicamente diritto dei valori patrimoniali, segnatamente se l'attività è esercitata in uno dei Paesi che il GAFI considera a rischio elevato oppure non cooperativo;
  3. l'assenza di un contatto personale con la controparte e con l'avente economicamente diritto;
  4. il tipo di prestazioni o di prodotti richiesti;
  5. l'ammontare dei valori patrimoniali depositati;
  6. l'ammontare dei valori patrimoniali in entrata e in uscita;
  7. il Paese di origine o di destinazione di pagamenti frequenti, segnatamente per i pagamenti che provengono da o sono diretti in un Paese che il GAFI considera a rischio elevato oppure non cooperativo;
  8. la complessità delle strutture, in particolare attraverso l'utilizzo di più società di sede o di una società di sede con azionisti fiduciari all'interno di una giurisdizione non trasparente, senza un motivo manifestamente comprensibile o a fini di collocamento a breve termine del patrimonio;
  9. le transazioni frequenti che comportano rischi superiori.

2 Al fine di concretizzare le disposizioni del cpv. 1, l'intermediario finanziario può stabilire autonomamente dei criteri ulteriori che gli permettono di riscontrare le relazioni d'affari a rischio per quel che riguarda il suo settore e i suoi clienti. Egli deve rendere noti questi criteri alla Direzione dell'OAD PolyReg.

3 Sulla base della sua analisi dei rischi, l'intermediario finanziario stabilisce per ognuno dei criteri del cpv. 1 se sia pertinente per le sue attività. Esso concretizza i criteri pertinenti nelle direttive interne e li prende in considerazione per identificare le proprie relazioni d'affari a rischio superiore.

4 Una relazione d'affari è sempre a rischio superiore quando:

  1. la relazione d'affari è avviata con una persona esposta politicamente2 all'estero, o con una persona ad essa collegata o riconoscibilmente vicina per motivi personali, famigliari o d'affari;
  2. la relazione d'affari viene avviata con una persona esposta politicamente interna a livello nazionale o attiva in un'organizzazione intergovernativa, o con una persona vicina a loro, e se presenta almeno un altro criterio di rischio secondo d) ed e), o secondo il § 32 cpv. 1 e 2;
  3. la relazione d'affari viene avviata con una persona esposta politicamente con funzione direttiva di un'associazione sportiva internazionale, o con una persona vicina ad essa, e se presenta almeno un altro criterio di rischio secondo d) ed e), o secondo il § 32 cpv. 1 e 2;
  4. le relazioni d'affari con persone con sede in un Paese che il GAFI considera a rischio elevato oppure non cooperativo e nei confronti del quale il GAFI esorta ad adottare maggiore diligenza;
  5. la sede, il domicilio, o il luogo d'attività del contraente o dell'avente economicamente diritto, o la nazionalità di questi, siano in connessione con un paese che non metta in atto provvedimenti efficaci alla lotta contro il riciclaggio di denaro;
  6. la relazione d'affari in quanto tale, l'ammontare dei valori patrimoniali, o le dimensioni delle transazioni tenuto conto del profilo cliente o delle circostanze appaiano inusuali, fatto salvo il caso di una legalità manifesta.

5 Se una persona presenta un rischio superiore secondo il cpv. 4 lett. a - d, è indifferente che si tratti della controparte, del detentore di controllo, dell'avente economicamente diritto o del rappresentante.

6 Per la valutazione dei criteri di stima sul raggiungimento o meno della soglia della sottrazione fiscale al possibile delitto fiscale qualificato ai sensi dell'art. 305bis cifra 1bis CP, l'intermediario finanziario può esimersi da far riferimento necessariamente al massimo dell'aliquota fiscale del Paese di domicilio del cliente e può rinunciare all'accertamento di fattori fiscali individuali. L'intermediario finanziario considera per la sua valutazione fiscale la Legge federale sull'imposta federale diretta (LIFD), la Legge federale sull'armonizzazione delle imposte dirette dei Cantoni e dei Comuni (LAID), e la truffa in materia di prestazioni e di tasse dell'art. 14 della Legge federale sul diritto penale amministrativo (DPA).

7 L'avvio di relazioni d'affari che presentano rischi superiori necessita dell'accordo di una persona o di un organo superiore oppure della direzione (§ 34 cpv. 4).

Nota in calce:

2. Per persone politicamente esposte (PEP) s'intendono le seguenti persone: a) Persone alle quali all'estero sono affidate o sono state affidate funzioni pubbliche dirigenziali, in particolare capi di Stato e di governo, politici di alto rango a livello nazionale, alti funzionari dell'amministrazione, della giustizia, dell'esercito e dei partiti a livello nazionale, organi superiori delle imprese pubbliche d'importanza nazionale. b) Persone alle quali in Svizzera sono affidate o sono state affidate funzioni pubbliche dirigenziali nella politica, nell'amministrazione, nell'esercito e nella giustizia, nonché membri del consiglio d'amministrazione o della direzione di imprese statali d'importanza nazionale. 18 mesi a partire dalla fine della carica le persone esposte politicamente interne a livello nazionale cessano d'essere considerate persone politicamente esposte. c) Persone alle quali sono affidate o sono state affidate funzioni dirigenziali presso organizzazioni intergovernative o federazioni sportive internazionali. Per federazioni sportive internazionali s'intendono il Comitato internazionale olimpico stesso e le organizzazioni non governative riconosciute dal Comitato internazionale olimpico, che regolano a livello globale almeno una tipologia di sport ufficiale. d) Per persone legate a persone politicamente esposte s'intendono le persone fisiche che sono riconoscibilmente legate per ragioni famigliari, personali o d'affari alle persone esposte politicamente.

§33 Transazioni con un rischio superiore

1 Una transazione presenta un rischio superiore quando:

  1. l'ammontare dei valori patrimoniali o il volume della transazione si distanzia dal profilo del cliente o appare quantomeno inusuale, a titolo esemplificativo quando vi siano indizi di riciclaggio a far senso dell'Allegato all'ORD-FINMA senza che vi sia una giustificazione difendibile in merito;
  2. si riscontrano delle differenze significative tra l'abituale frequenza o volume delle transazioni nella relazione d'affari in corso o in relazioni d'affari simili;
  3. in caso di trasferimenti di denaro o di valori, una o più transazioni che sembrano collegate tra loro raggiungono o superano la cifra di 5'000 franchi.

2 Sono considerate in ogni caso transazioni che comportano un rischio superiore:

  1. le transazioni mediante le quali all'inizio di una relazione d'affari vengono fisicamente apportati valori patrimoniali per un controvalore superiore a 100 000 franchi in una volta o in modo scaglionato;
  2. i pagamenti provenienti da o diretti in un Paese che il GAFI considera a rischio elevato oppure non cooperativo e nei confronti del quale il GAFI esorta ad adottare maggiore diligenza.

3 Al fine di concretizzare le disposizioni del cpv. 1, l'intermediario finanziario può stabilire autonomamente dei criteri precisi che gli permettono di riscontrare transazioni che presentano dei rischi superiori per quel che riguarda il suo settore e i suoi clienti. Egli deve rendere noti questi criteri alla Direzione dell'OAD PolyReg.

4 Per i trasferimenti di denaro e di valori devono figurare sulla ricevuta di pagamento il nome e l'indirizzo dell'intermediario finanziario.

§34 Sorveglianza delle relazioni d'affari e delle transazioni

1 L'intermediario finanziario prende le misure appropriate a livello di personale e di organizzazione al fine d'assicurare una sorveglianza efficace sulle relazioni d'affari e sulle transazioni.

2 In caso di relazioni d'affari durature, l'intermediario finanziario deve prelevare le informazioni necessarie ad una sorveglianza efficace, documentarle e tenerle aggiornate (profilo cliente).

3 In particolare, gli intermediari finanziari devono conoscere le loro controparti in tutti gli ambiti delle relazioni d'affari durature, in maniera tale da poter decidere se una transazione o una relazione d'affari è inusuale.

4 La direzione generale o almeno uno dei suoi membri decide in merito a:

  1. l'avvio e, annualmente, il proseguimento delle relazioni d'affari durevoli con persone politicamente esposte ai sensi del § 32 cpv. 4 a) e b);
  2. l'applicazione, la sorveglianza e la valutazione dei controlli regolari di tutte le relazioni d'affari che comportano rischi superiori.

5 Gli intermediari finanziari con un'attività di gestione patrimoniale molto estesa e strutture con numerosi livelli gerarchici possono delegare questa responsabilità alla direzione di un'unità d'affari.

§35 Momento e contenuto dei chiarimenti

1 Qualora le condizioni dell'obbligo di chiarimento speciale siano adempiute, l'intermediario finanziario procede senza indugi al chiarimento speciale.

2 A seconda delle circostanze, devono essere chiarite:

  1. l'origine dei valori patrimoniali presenti;
  2. l'utilizzo previsto dei valori patrimoniali prelevati;
  3. il contesto dei versamenti in entrata;
  4. l'origine dei beni patrimoniali della controparte e dell'avente economicamente diritto;
  5. l'attività professionale o commerciale della controparte e dell'avente economicamente diritto;
  6. la situazione finanziaria della controparte e dell'avente economicamente diritto;
  7. per le persone giuridiche: chi le controlla;
  8. in caso di trasferimenti di denaro o di valori: nome, cognome e indirizzo della persona destinataria.

§36 Procedura e conseguenze

1 Secondo le circostanze i chiarimenti consistono nel:

  1. richiedere delle informazzioni/indicazioni scritte o orali alla controparte o all'avente economicamente diritto;
  2. visitare il luogo dove opera la controparte o l'avente economicamente diritto;
  3. consultare le fonti e le banche dati accessibili pubblicamente;
  4. richiedere delle informazzioni/indicazioni da terzi.

2 L'intermediario finanziario esamina la plausibilità del risultato dei suoi chiarimenti e li documenta.

3 L'intermediario finanziario deve interrompere la relazioni d'affari ai sensi del § 27 e § 28 sotto riserva del § 29 se:

  1. i dubbi concernenti le indicazioni fornite dalla controparte sussistono anche dopo i chiarimenti effettuati;
  2. vi sono sospetti che le indicazioni fornite riguardo l'identità della controparte o dell'avente economicamente diritto sono state intenzionalmente falsificate.

F. Obbligo di allestimento e conservazione dei documenti e ricorso ad un terzo (art. 7 LRD)

§37 Obbligo di allestire e conservare documenti

1 L'intermediario finanziario allestisce i documenti ed i giustificativi relativi alle sue relazioni con la controparte e alle transazioni effettuate in maniera tale che un esperto esterno, in particolare l'OAD PolyReg ed i suoi controllori, possano verificare il rispetto del Regolamento e della LRD da parte dell'intermediario finanziario.

2 L'intermediario finanziario allestisce, ai sensi del § 44 cpv. 1 degli Statuti, un registro LRD attestante tutte le relazioni d'affari rilevanti in termini di LRD, nel quale documenta tutte le identificazioni, accertamenti e chiarimenti secondo i §§ 7-36, così come le comunicazioni ai sensi dell'art. 9 LRD. Dossiers di relazioni a rischio superiore o con persone esposte politicamente devono essere riconoscibili come tali. Le comunicazioni e gli atti collegati sono da archiviare separatamente.

3 I documenti devono permettere la ricostruzione delle singole transazioni.

4 I documenti ed i giustificativi devono, ai sensi dell'art. 7 LRD, essere conservati in un luogo sicuro ed essere accessibili in tempo utile ad una richiesta di presentazione di informazioni emanata dall'OAD PolyReg, da un controllore designato dall'OAD PolyReg, dalla FINMA o ad una richiesta di sequestro da parte della autorità di perseguimento penale.

5 Sono possibili forme di archiviazione e tenuta dei dossiers elettroniche. I mezzi di salvataggio ed i server devono aver sede in Svizzera. La protezione contro cambiamenti illeciti, la possibilità di accesso e lettura in ogni momento e un numero sufficiente di copie di sicurezza, devono essere garantiti secondo gli standard attuali della tecnica.

§38 Condizioni per il ricorso a terzi

1 Per la verifica dell'identità della controparte e del rappresentante della persona giuridica, l'accertamento dell'avente economicamente diritto, il rinnovo della verifica dell'identità della controparte o dell'avente economicamente diritto, così come per lo svolgimento di chiarimenti speciali, l'intermediario finanziario può ricorrere al supporto di un ausiliario ai sensi dell'art. 2 cpv. 3 lett. b ORD o di un altro intermediario finanziario, se quest'ultimo è sottoposto a una sorveglianza e a una regolamentazione equivalente in materia di lotta contro il riciclaggio di denaro.

2 Su richiesta scritta e se esistono motivi sufficienti, l'OAD PolyReg può autorizzare un intermediario finanziario di affidare i compiti relativi agli obblighi di diligenza ad un terzo che non è un intermediario finanziario ai sensi del cpv. 1. A questo proposito l'intermediario finanziario deve concludere un contratto scritto con il suddetto terzo e garantire, da una parte, che l'ha diligentemente selezionato e istruito sui suoi compiti e, d'altra parte, che lo sorveglierà scrupolosamente nell'esecuzione degli obblighi a lui delegati.

§39 Responsabilità dell'intermediario finanziario in caso di ricorso a terzi

1 L'intermediario finanziario rimane in ogni caso personalmente responsabile del debito adempimento dei compiti affidati.

2 L'intermediario finanziario deve prendere le misure appropriate (conferma d'invio, trasmissione criptata, ecc.) al fine di assicurare che le copie in suo possesso, che devono essere conservate, corrispondano ai documenti originali che sono serviti ad adempiere gli obblighi di diligenza.

3 La subdelega da parte della persona incaricata è esclusa.

§39bis Rinuncia all'adempimento degli obblighi di diligenza e semplificazioni

1 Nel caso di relazioni d'affari continue, nell'ambito dei mezzi di pagamento per il traffico scritturale dei pagamenti che servono esclusivamente al pagamento scritturale di beni e servizi, l'intermediario finanziario può rinunciare all'adempimento degli obblighi di diligenza alle condizioni di cui l'art. 11 ORD-FINMA.

2 L'emittente di mezzi di pagamento può far uso degli obblighi di diligenza semplificati se si attiene alle premesse di cui l'art. 12 ORD-FINMA in unione all'art. 78 cpv. 2 ORD-FINMA.

3 L'OAD PolyReg, in accordo con la FINMA e sù richiesta motivata di un membro, può autorizzare altre e ulteriori semplificazioni. Il membro si assume i costi della procedura.

G. Misure organizzative (art. 8 LRD)

§40 Misure dell'OAD PolyReg

1 In caso di bisogno o di cambiamento delle circostanze, l'OAD PolyReg prende delle misure complementari per prevenire e lottare contro il riciclaggio di denaro.

2 In questo ambito, l'OAD PolyReg può in particolare rilasciare delle direttive su:

  1. in quali casi il Direttore dell'OAD PolyReg deve essere informato;
  2. il modo concreto in cui l'intermediario finanziario deve adempiere i suoi compiti di documentazione (per es. allestendo a tal proposito degli appositi formulari).

3 Nel caso in cui vengano constatate delle mancanze di portata minore, l'OAD PolyReg può rinunciare alla procedura di sanzione e pronunciare un ammonimento scritto, sempre che non si tratti di un caso di recidiva.

4 Gli intermediari finanziari attivi nell'ambito di trasferimento di denaro e valori tengono un elenco aggiornato di tutto il personale ausiliario da loro impiegato e degli agenti che fanno capo al loro sistema; ogni mutazione è da comunicare al Direttore dell'OAD PolyReg. Garantiscono inoltre che essi stessi e il loro personale ausiliario corrispondano alle condizioni di cui l'art. 2 cpv. 3 lett. b ORD.3

5 Per gli intermediari finanziari attivi nell'ambito di trasferimento di denaro o valori è obbligatorio il supporto di un sistema informatico per la determinazione e sorveglianza di transazioni a rischio superiore, se negli ultimi 12 mesi il volume delle transazioni ha superato le 500 unità. Il Direttore può eventualmente disporre che esso sia utilizzato anche per altri ambiti del commercio all'ingrosso.

Nota in calce:

3. Ordinanza sul riciclaggio di denaro.

§41 Misure dell'intermediario finanziario

1 L'intermediario finanziario fornisce una sorveglianza efficace delle relazioni d'affari e delle transazioni e garantisce che i rischi superiori siano determinati.

2 L'intermediario finanziario designa internamente le persone che, in quanto interlocutori dell'OAD PolyReg, sono competenti e responsabili per la corretta gestione dei dossiers LRD, per la formazione interna e per la decisione di effettuare una comunicazione. Più funzioni possono essere attribuite alla stessa persona.

3 Per gli intermediari finanziari iscritti al registro di commercio, l'interlocutore dell'OAD PolyReg (persona di contatto) dev'essere iscritto al registro di commercio in qualità di organo o rappresentante dell'intermediario finanziario e disporre del diritto di firma. In caso di firma collettiva, una procura speciale supplementare verso l'OAD dev'essere stabilita in modo da garantire una rappresentanza unica. Per gli altri titolari delle funzioni indicate, una procura speciale relativa alla funzione è sufficiente. Il Direttore può esigere che la persona di contatto sia domiciliata in Svizzera e, in caso di dubbio, richiedere una conferma di domicilio ufficiale.

4 L'intermediario finanziario designa una o più persone qualificate che costituiscono il servizio di lotta contro il riciclaggio di denaro. Le persone designate quale persona di contatto e responsabile della formazione devono far parte del servizio di lotta contro il riciclaggio di denaro e assumono essi stessi la funzione di servizio di lotta contro il riciclaggio di denaro se non è stata designata ad altre persone.

5 Il servizio di lotta contro il riciclaggio di denaro prepara delle direttive interne sulla lotta contro il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo e pianifica e sorveglia la formazione interna. Questo servizio fornisce il sostegno e i consigli necessari ai responsabili di linea e alla direzione nell'applicazione del presente regolamento, senza tuttavia liberare questi ultimi dalla loro responsabilità.

6 Per grosse imprese in cui più di 20 persone sono coinvolte in compiti rilevanti ai sensi della LRD, è obbligatoria una separazione personale fra persone che svolgono una funzione di sorveglianza e controllo e persone responsabili negli affari. In particolare in questi casi il servizio di lotta contro il riciclaggio di denaro deve inoltre garantire che:

  1. sorvegli sù intesa della revisione interna, la società di audit, e i responsabili di linea, la messa in esecuzione delle direttive interne per la lotta contro il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo;
  2. definisce i parametri del sistema di sorveglianza delle transazioni secondo il § 40 cpv. 4;
  3. avvia le valutazioni degli annunci del sistema del controllo delle transazioni;
  4. avvia le verifiche supplementari secondo il § 35 o le esegue lui stesso;
  5. garantisce che i responsabili della direzione abbiano le necessarie informazioni per prendere la decisione per l'accettazione e il mantenimento delle relazioni d'affari secondo il § 34 cpv. 4;
  6. compie un'analisi dei rischi in rapporto alla lotta contro il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo legati agli ambiti di attività e alla tipologia della clientela tenendo in considerazione in particolare sede e domicilio dei clienti, la segmentazione dei clienti, i prodotti e le prestazioni offerte. L'analisi dei rischi deve essere adottata dal Consiglio di amministrazione o dalla Direzione, e deve essere periodicamente attualizzata.

7 L'intermediario finanziario che dispone di più di otto collaboratrici o collaboratori attivi in un'attività soggetta alla LRD deve stabilire un concetto scritto relativo al controllo delle procedure interne. Questo concetto deve contenere in particolare le seguenti disposizioni:

  1. i casi nei quali l'OAD PolyReg deve essere informato;
  2. la procedura nello stabilire delle nuove relazioni d'affari;
  3. il nome della persona che decide sull'accettazione o sulla continuazione delle relazioni d'affari comportanti un rischio superiore;
  4. il contenuto e la gestione dei dossier LRD;
  5. l'archiviazione e la conservazione dei documenti;
  6. la ripartizione interna dei compiti come anche delle responsabilità.

§41bis Sorveglianza globale dei rischi giuridici e di reputazione

1 L'intermediario finanziario che possiede succursali all'estero oppure dirige un gruppo finanziario che comprende società estere determina, limita e controlla in maniera globale i suoi rischi giuridici e di reputazione legati al riciclaggio di denaro e al finanziamento del terrorismo. In particolare, esso provvede affinché:

  1. il servizio di lotta contro il riciclaggio di denaro o un altro servizio indipendente dell'intermediario finanziario svolga periodicamente un'analisi dei rischi su base consolidata;
  2. disponga, almeno su base annuale, di un rendiconto standardizzato contenente sufficienti dati sia quantitativi che qualitativi sulle succursali e le società del gruppo, in modo tale da poter valutare in maniera affidabile e su base consolidata i suoi rischi giuridici e di reputazione;
  3. le succursali e le società del gruppo lo informino di propria iniziativa e tempestivamente in merito all'avvio e al proseguimento delle relazioni d'affari maggiormente significative a livello globale dal punto di vista dei rischi, in merito alle transazioni maggiormente significative a livello globale dal punto di vista dei rischi, nonché in merito ad altre variazioni sostanziali dei rischi giuridici e di reputazione, in particolare se esse riguardano valori patrimoniali importanti o persone politicamente esposte;
  4. la funzione di compliance del gruppo svolga regolarmente controlli interni basati sul rischio presso le succursali e le società del gruppo, compresi controlli a campione in loco di singole relazioni d'affari.

2 Esso assicura che:

  1. gli organi di sorveglianza interni, segnatamente la funzione di compliance e l'organo di revisione interno, e la società di audit del gruppo dispongano, in caso di bisogno, di un accesso alle informazioni concernenti le relazioni d'affari individuali di tutte le succursali e le società del gruppo; non è obbligatoria né la costituzione di una banca dati centralizzata delle controparti e degli aventi economicamente diritto a livello del gruppo, né un accesso centralizzato degli organi di sorveglianza interni del gruppo alle banche dati locali;
  2. su richiesta, le succursali e le società del gruppo mettano rapidamente a disposizione degli organi competenti del gruppo le informazioni necessarie alla sorveglianza globale dei rischi giuridici e di reputazione.

3 Quando un intermediario finanziario constata che in certi Paesi l'accesso alle informazioni relative alle controparti, ai detentori di controllo o agli aventi economicamente diritto dei valori patrimoniali è escluso o seriamente ostacolato per dei motivi d'ordine giuridico o pratico, ne informa immediatamente l'OAD PolyReg.

4 In caso di bisogno, l'intermediario finanziario che fa parte di un gruppo finanziario svizzero o internazionale garantisce agli organi di controllo interni o ai revisori esterni del gruppo l'accesso alle informazioni concernenti le relazioni d'affari nella misura necessaria alla gestione globale dei rischi giuridici e dei rischi di reputazione, restando nei limiti permessi dal diritto svizzero.

5 Se un intermediario finanziario con sede in Svizzera o di cui i collaboratori sono domiciliati o residenti all'estero esercita delle attività all'estero, senza disporre di una succursale, di una società madre o di una società sorella locale, deve assicurarsi, oltre al rispetto della legislazione svizzera, che non viola le prescrizioni estere di lotta contro il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo.

H. Obbligo di comunicazione (art. 9 LRD) e diritto di comunicazione (art. 305ter cpv. 2 CP)

§42 Circostanze di comunicazione

1 L'intermediario finanziario dà senza indugio comunicazione all'Ufficio di comunicazione in materia di riciclaggio di denaro secondo l'art. 23 LRD (Ufficio di comunicazione), se:

  1. sa o ha il sospetto fondato che i valori patrimoniali oggetto di una relazione d'affari;
    1. sono in relazione con un reato ai sensi degli articoli 260ter cifra 1 CP o 305bis CP;
    2. provengono da un crimine o un delitto fiscale qualificato ai sensi dell'art. 305bis cifra 1bis CP;
    3. sottostanno alla facoltà di disporre di un'organizzazione criminale, o;
    4. servono al finanziamento del terrorismo (art. 260quinquies cpv. 1 CP);
  2. interrompe le trattative per l'avvio di una relazione d'affari a causa di un sospetto fondato di cui alla lettera a;
  3. se dopo le chiarificazioni di cui l'art. 6 cpv. 2 lett. d LRD sa o ha motivo di presumare che i dati di un contraente, di un'avente economicamente diritto, di una persona autorizzata di firma o di una transazione, siano corrispondenti ai dati di una persona o organizzazione, forniti dalla FINMA, dalla Commissione federale delle case da gioco o dall'OAD PolyReg.

2 Non soggiacciono all'obbligo di comunicazione gli avvocati e i notai che sottostanno al segreto professionale conformemente all'art. 321 CP.

3 Se l'intermediario finanziario non avesse un sospetto fondato ai sensi dell'art. 9 cpv. 1 lett. a LRD o nessun motivo secondo l'art. 9 cpv. 1 lett. c LRD, ma avesse comunque la percezione che i valori patrimoniali provengano da un crimine o un delitto fiscale qualificato o servano al finanziamento del terrorismo, può far uso del diritto di comunicazione dell'art. 305ter cpv. 2 CP.

§43 Forma della comunicazione

1 La comunicazione deve essere fatta per iscritto, secondo l'art. 9 LRD o secondo l'art. 305ter cpv. 2 CP.

2 Il formato della comunicazione previsto dall'Ufficio di comunicazione deve essere in linea di principio utilizzato.

3 Nella comunicazione deve figurare il nome o la ditta dell'intermediario finanziario che ha proceduto alla comunicazione così come una persona di contatto competente per la comunicazione. I nomi di altri impiegati incaricati del caso possono essere anonimizzati.

4 L'intermediario finanziario assicura che la persona di contatto indicata sia raggiungibile durante gli orari di ufficio.

5 L'OAD PolyReg deve subitaneamente essere informato della comunicazione avvenuta. Una copia di quest'ultima e delle relative seguenti comunicazioni devono essere trasmesse. Ciò vale anche nei casi dell'art. 305ter cpv. 2 CP.

I. Blocco dei beni e divieto d'informazione (art. 10 e 10a LRD)

§44 Blocco dei beni

1 L'intermediario finanziario che procede ad una comunicazione all'Ufficio di comunicazione secondo l'art. 9 cpv. 1 lett. a LRD e art. 305ter cpv. 2 CP deve bloccare senza indugio i valori patrimoniali affidatigli che sono oggetto della comunicazione, non appena gli viene notificato dall'Ufficio di comunicazione che la comunicazione verrà trasmessa all'autorità di perseguimento penale.

2 Egli blocca immediatamente i valori patrimoniali affidatigli e collegati ad un caso di cui l'art. 9 cpv. 1 lett. c LRD.

3 Egli protrae il blocco dei beni fino a che non riceve una decisione dell'autorità di perseguimento penale competente, ma al massimo per cinque giorni lavorativi a contare dalla comunicazione all'Ufficio di comunicazione nei casi di cui il cpv 2, o a contare dal momento della trasmissione da parte dell'Ufficio di comunicazione alle autorità di perseguimento penali di cui il cpv. 1.

§45 Divieto d'informazione

1 L'intermediario finanziario non ha diritto di informare né interessati né terzi della comunicazione effettuata ai sensi dell'art. 9 LRD o art. 305ter cpv. 2 CP. Il divieto d'informazione previsto non si applica nei confronti dell'OAD PolyReg.

2 Se l'intermediario finanziario non è in grado di bloccare egli stesso i beni, egli può informare l'intermediario finanziario che ne è in grado e che sottostà alla legge federale sul riciclaggio di denaro. Se avviene una tale informazione, bisogna redigere al riguardo una nota scritta per l'incarto.

3 Egli può informare anche un altro intermediario finanziario autorizzato sull'avvenuta comunicazione secondo l'art. 9 LRD, se ciò è necessario per ottemperare ai doveri previsti dalla legge e se entrambi gli intermediari finanziari:

  1. forniscono in comune e sulla base di una cooperazione pattuita per contratto prestazioni di servizio per un cliente nell'ambito della gestione del suo patrimonio oppure
  2. appartengono allo stesso gruppo societario.

4 È prevista un'eccezione del divieto d'informazione a salvaguardia di propri interessi nell'ambito di una procedura civile, penale o amministrativa, e l'obbligo di diritto d'accesso secondo l'art. 8 della Legge federale sulla protezione dei dati, sotto riserva dell'art. 34 cpv. 3 LRD.

§46 Esclusione della responsabilità civile e penale (art. 11 LRD)
L'intermediario finanziario che procede ad una comunicazione ai sensi dell' art. 9 LRD o dell'art. 305ter cpv. 2 CP ed al blocco dei beni non può essere perseguito per violazione del segreto d'ufficio, del segreto professionale o del segreto commerciale, né tantomeno essere reso responsabile della violazione del contratto se ha effettuato la comunicazione in buona fede.

K. Disposizioni particolari per le persone soggette a segreto professionale

§47 Avvocati e notai
Gli avvocati ed i notai non sono soggetti agli obblighi di diligenza e di comunicazione se ricevono da terzi dei valori patrimoniali, dei quali non sono essi stessi gli aventi economicamente diritto e che gestiscono su conti/depositi in merito ai quali sono soggetti al segreto professionale secondo l'art. 321 CP.

§48 Conti soggetti a segreto professionale

1 Sono unicamente soggetti a segreto professionale ai sensi dell'art. 321 CP i conti/depositi che conseguono i seguenti scopi e che sono designati di conseguenza:

  1. pagamento degli anticipi o delle tasse di giustizia, delle cauzioni, dei contributi di diritto pubblico, ecc., versamenti a favore di una parte, di terzi o di un'autorità, così come, nella misura appropriata, gli investimenti a corto termine ad esso collegati (designazione: ''averi dei clienti – conto/deposito di passaggio");
  2. deposito di valori patrimoniali così come, nella misura appropriata, gli investimenti ad esso collegati, relativi ad una divisione ereditaria in corso o ad un'esecuzione testamentaria (denominazione per es.: ''successione" o ''divisione ereditaria");
  3. deposito di valori patrimoniali così come, nella misura appropriata, gli investimenti ad esso collegati, relativi alla liquidazione dei beni nel quadro di un divorzio o di separazione (denominazione: ''liquidazione dei beni nel quadro di un divorzio / divorzio");
  4. deposito a titolo di garanzia così come, nella misura appropriata, gli investimenti ad esso collegati, di valori patrimoniali nell'ambito di questioni di diritto civile o di diritto pubblico (denominazione: ''conto/deposito d'Escrow", ''deposito bloccato per acquisto di azioni", ''deposito a titolo di garanzia", ''deposito per cauzioni di imprenditori", ''imposta sul maggior valore immobiliare", ecc.);
  5. deposito di valori patrimoniali così come, nella misura appropriata, gli investimenti ad esso collegati, nell'ambito di procedure di diritto civile o di diritto pubblico dinanzi ai tribunali ordinari e tribunali arbitrali, così come nell'ambito di procedure d'esecuzione forzata (denominazione per es.: ''provvisioni" o ''garanzia cauzione giudiziaria", ''massa fallimentare", ''procedura arbitrale", ecc.).

2 La Delegazione del Comitato Direttivo dell'OAD PolyReg è competente, sotto osservazione del segreto professionale, per le questioni di delimitazione tra le attività d'intermediario finanziario e le attività forensi d'avvocato o di notaio.

L. Controlli

§49 Controllori

1 Attraverso l'accettazione degli Statuti, i membri autorizzano il Comitato Direttivo a nominare dei Controllori permanenti ed indipendenti ai quali è conferito il compito di controllo periodico ordinario. I controllori secondo il § 33 e 34 degli Statuti, devono essere abilitati dall'OAD PolyReg giusta l'art. 24a LRD.

2 I Controllori operano su mandato dell'OAD PolyReg, ma a spese del membro controllato e consegnano al Direttore, all'attenzione del Comitato Direttivo, un rapporto scritto concernente il risultato dei controlli effettuati.

3 In caso di controllo di una persona sottoposta al segreto professionale, il controllore è sottoposto al segreto professionale speciale del membro. Rapporti che contengono delle informazione soggette al segreto professionale, devono essere segnalati direttamente alla Delegazione del Comitato Direttivo.

§50 Responsabili d'inchiesta indipendenti
I controlli straordinari atti al chiarimento di irregolarità o di violazioni sono eseguiti da un Responsabile d'inchiesta indipendente, salvo che essi non siano già eseguiti dal Direttore o che vengano effettuati nell'ambito di una procedura di sanzionamento. Il Responsabile d'inchiesta indipendente agisce sù mandato del Comitato Direttivo e informa quest'ultimo riguardo alle sue constatazioni redigendo un rapporto scritto. Il membro sostiene i costi relativi al controllo straordinario eseguito dal Responsabile d'inchiesta indipendente.

§51 Controllo periodico ordinario

1 L'OAD PolyReg veglia affinché ogni membro sia controllato sul posto nella sua impresa mediamente ogni 12 mesi da parte di un Controllore che verifica il rispetto degli obblighi statutari, di diligenza e di comunicazione.

2 Il Direttore dell'OAD PolyReg assegna al Controllore un mandato concreto per procedere a un controllo presso un determinato membro in una certa data o in una scadenza precisa. Egli può prolungare questa scadenza per motivi seri.

3 Sù domanda scritta di un membro o d'ufficio, il Direttore può rimandare al massimo due volte il controllo periodico ordinario di un anno, se:

  1. l'ultimo controllo è stato eseguito da un Controllore designato dall'OAD PolyReg e non era il primo controllo;
  2. gli ultimi due controlli non hanno rilevato nessuna lacuna di rilievo; per i membri che non esercitano la loro attività a titolo professionale o che sono inattivi, contrariamente a quanto enunciato qui sopra alla lett. a e alla lett. b, un solo controllo precedente è sufficiente. Ciò vale a condizione che la dichiarazione d'inattività sia stata depositata in tempo utile per l'anno successivo.
  3. per il membro e la sua attività, secondo una valutazione basata sui rischi tenendo in conto la natura degli affari (volume delle transazioni, valori patrimoniali gestiti, numero di clienti, ecc.), dell'origine dei suoi clienti, del settore d'attività e della stabilità delle sue relazioni d'affari, sussiste solo un rischio minimo di riciclaggio di denaro. Il trasferimento di denaro e valori è considerato in ogni caso come rischio superiore.
I motivi per la decisione di approvazione o di rifiuto della richiesta devono essere documentati.

4 La richiesta per il primo rinvio del controllo deve essere inoltrata al Segretariato entro 6 mesi dopo il controllo ordinario; la richiesta per il secondo rinvio può essere inoltrata al più presto dopo 12 mesi e al più tardi dopo 18 mesi dall'ultimo controllo ordinario. Rimane riservato il diritto all'OAD PolyReg di compiere un controllo ordinario in ogni momento e senza indicazione del motivo.

5 I controlli sono annunciati, a meno che lo scopo del controllo ne venga compromesso. Essi riguardano almeno il periodo intercorso dall'ultimo controllo.

6 Il membro controllato deve mettere a disposizione del Controllore i documenti che gli permettono di verificare il rispetto degli obblighi di diligenza. Il Controllore può esigere l'esaminazione della contabilità del membro controllato, così come degli estratti dei conti della sua società o dei suoi clienti. Il membro deve inoltre comunicare al Controllore tutte le informazioni rilevanti.

7 I Controllori si legittimano presso il membro per mezzo della lettera di mandato dell'OAD PolyReg. Essi rispettano il segreto d'ufficio e professionale dei membri.

§52 Contenuto del controllo

1 I Controllori verificano il pieno rispetto della LRD, degli Statuti e del presente Regolamento e danno conto all'OAD PolyReg tramite i formulari previsti.

2 Il controllo si effettua secondo le diposizioni del concetto di controllo e deve in particolar modo stabilire se:

  1. i documenti necessari per ottemperare agli obblighi di diligenza e di documentazione sono allestiti e conservati correttamente;
  2. i documenti sopracitati permettono di concludere che gli obblighi di verifica e di identificazione siano stati adempiuti;
  3. l'obbligo di comunicazione è stato svolto correttamente;
  4. l'obbligo di formazione è stato adempiuto e se i collaboratori mostrano un livello di conoscenza sufficiente, rispettivamente se un concetto di formazione interna è allestito e applicato.

3 Il controllo si prefigge anche di verificare se le condizioni d'affiliazione all'OAD PolyReg sono sempre adempiute e se tutte le modifiche previste dal § 8 degli Statuti sono state immediatamente annunciate.

4 I Controllori trasmettono una copia del loro rapporto al Direttore dell'OAD PolyReg al più tardi entro 14 giorni dopo la fine del controllo. Essi annunciano inoltre immediatamente e oralmente al Direttore dell'OAD PolyReg le infrazioni gravi che hanno constatato o i loro sospetti fondati di infrazioni gravi. Il Controllore valuta i rischi che presenta l'attività dell'intermediario finanziario e può fare una proposta per altri provvedimenti. Il Comitato Direttivo decide sù richiesta del Direttore sul proseguimento della procedura (nomina di un responsabile d'inchiesta indipendente, sanzioni, comunicazione alla FINMA).

§53 Controllo straordinario

1 Un Responsabile d'inchiesta indipendente può essere nominato in caso di sospetti, di irregolarità o di constatazione d'infrazione. Egli invia il suo rapporto scritto al Comitato Direttivo delegato o alla Delegazione del Comitato Direttivo dell'OAD PolyReg. Egli indaga in maniera approfondita le circostanze dubbie o poco chiare.

2 Il Responsabile d'inchiesta indipendente raccoglie i mezzi di prova nel fascicolo del membro in questione e menziona le sue constatazioni in un rapporto scritto. Egli può allegare una proposta di sanzione al suo rapporto.

3 Il membro in questione aiuta il Responsabile d'inchiesta indipendente nello svolgimento dei suoi compiti e gli permette una consultazione illimitata.

4 I costi di un controllo straordinario sono stabiliti dal Comitato Direttivo. Di norma essi sono sopportati dal membro. Il Direttore dell'OAD PolyReg procede al loro incasso.

M. Sistema di sanzioni

§54 Sanzioni

1 I motivi di sanzionamento, la natura delle sanzioni e l'ammontare delle multe sono determinati dal §45 cpv. 1 a 4 degli Statuti.

2 Sempre che sia necessario e possibile, la sanzione dev'essere associata all'ordine di ristabilimento della legalità entro un termine di tre mesi al massimo. Questo termine può contenere delle istruzioni e delle condizioni riguardo all'organizzazione interna del membro.

3 Gli emolumenti per le decisioni di sanzione ammontano in regola generale tra 200 franchi e 3'000 franchi e sono fissati entro tali limiti a seconda del carico e dell'importanza della procedura. Nei casi di elevato amplore, l'ammontare massimo può essere aumentato al massimo della metà.

§55 Multa

1 Per il calcolo dell'ammontare della multa deve essere presa in considerazione la gravità dell'infrazione, il grado di colpa e la capacità finanziaria del membro. Delle pene o misure statali non impediscono all'OAD PolyReg d'infliggere allo stesso tempo le proprie sanzioni. Esse possono tuttavia essere ridotte se l'accumulo delle pene inflitte fosse troppo gravoso e di una severità inadeguata.

2 In caso di infrazioni commesse per negligenza può essere emanato un avvertimento al posto di una multa. In caso di rinuncia a una sanzione, la pronuncia di un ammonimento giusta il § 40 dev'essere analizzata.

§56 Esclusione

1 L'esclusione può essere pronunciata in caso di infrazioni di cui il § 54 cpv. 1, se il membro non ha ristabilito la situazione conforme alle disposizioni legali, al presente Regolamento o agli Statuti nel termine imposto o in caso di ripetute violazioni.

2 Un membro è escluso qualora le condizioni d'affiliazione non sussistano più, in particolar modo se egli non adempie correttamente gli obblighi derivanti dalla LRD o se egli non garantisce più un'attività impeccabile dal punto di vista della sua organizzazione o del suo personale, così come se non ristabilisce, nonostante richiamo, la legalità e la conformità della sua situazione entro il termine imposto (al massimo di tre mesi).

3 Si può rinunciare ad un avvertimento o all'assegnazione di un termine per il ripristino della conformità quando queste misure appaiano inutili.

4 Un membro deve essere escluso qualora egli abbia violato intenzionalmente o per negligenza grave importanti disposizioni della LRD, in particolare l'obbligo di comunicazione o casi di cui § 8 cpv. 4 degli Statuti e § 10 cpv. 2 degli Statuti.

5 L'esclusione e la minaccia d'esclusione possono in ogni caso essere accompagnata da una multa.

§57 Procedura d'esclusione

1 Un ricorso contro la decisione di esclusione non ha effetti sospensivi, se il membro non ottempera più alle condizioni di affiliazione, se il membro non può più essere conformemente sorvegliato, se l'adempimento ineccepibile dei doveri per il futuro appare dubbio, se l'esclusione è avvenuta per motivi cogenti (§ 56 cpv. 4) o se interessi di terzi apparissero messi in pericolo da una continuazione dell'attività.

2 I membri che non sono più raggiungibili all'ultimo indirizzo comunicato, fossero limitati nell'esercizio dei diritti civili, o fosse aperta nei loro confronti una procedura di fallimento, possono essere direttamente esclusi.

3 Se l'intermediario finanziario è costituito da più organi responsabili e collaboratori, e il motivo di esclusione fosse imputabile ad uno solo di loro, senza che siano riscontrate colpe proprie negli altri o nell'adeguatezza dell'organizzazione, è possibile prescindere da un'esclusione e al suo posto riconoscere una multa, se il membro dimostra di essersi completamente separato negli affari dall'organo o collaboratore manchevole e che egli non eserciti, solo o in accordo con terzi, una posizione di controllo dei diritti di voto o partecipazione al capitale per un terzo di questi o più.

4 Nel caso di una comprova di cui al capoverso 3, il Comitato Direttivo può, sù richiesta, riconsiderare la decisione di esclusione che non abbia raggiunto obbligatorietà definitiva, se vengono garantiti cautelativamente la somma probabile della multa e dei costi dell'eventuale procedura arbitrale. Il Comitato Direttivo fissa la somma della cauzione. Nel caso il Comitato Direttivo rivalutasse la decisione di esclusione, può nuovamente fissare la cifra della multa.

§58 Rapporto alla FINMA

1 Qualora fosse prevista una procedura di sanzione contro un membro affiliato che potrebbe culminare con un'esclusione dell'OAD PolyReg, la decisione di aprire questa procedura, come quella di chiuderla, viene trasmessa alla FINMA.

2 Se la procedura concerne una persona soggetta al segreto professionale, la Delegazione del Comitato Direttivo deve vegliare sul rispetto del segreto prendendo delle misure appropriate (documenti anonimi, ecc.).

§59 Rimedi giuridici in seno all'associazione
Tutte le sanzioni previste al § 37 degli Statuti possono essere oggetto di un ricorso al Tribunale arbitrale.

N. Istruzione

§60 Obbligo di formazione, svolgimento e dispense

1 La formazione comprende una formazione di base e una formazione continua annuale.

2 Gli organi attivi nell'attività operativa del membro, così come tutti i collaboratori incaricati di compiti inerenti la LRD devono seguire una formazione di base dell'OAD PolyReg. I collaboratori devono inoltre essere formati internamente sulle misure e direttive adatatte del membro per prevenire il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo.

3 L'obbligo di formazione continua annuale è adempiuto se almeno un rappresentante del membro, di regola il responsabile della formazione e la persona di contatto hanno seguito la formazione continua e che sia garantito che le informazioni rilevanti per il settore d'attività del membro sono state trasmesse ai collaboratori tramite formazioni interne.

§61 Svolgimento della formazione

1 La segreteria organizza i corsi di formazione di base e di formazione continua. Il Direttore può, sù richiesta inoltrata anticipatamente, riconoscere come valido l'adempimento dell'obbligo di formazione continua equivalente seguita da un membro presso un altro organismo di formazione.

2 Gli organi attivi nell'attività operativa del membro e tutti i collaboratori incaricati dei compiti inerenti la LRD sono tenuti a partecipare a un corso di formazione di base in un termine appropriato, ma al più tardi entro sei mesi dal loro arrivo nell'organizazzione del membro.

3 Il membro può svolgere, con l'autorizzazione del Direttore, una propria formazione di base a patto che disponga di un responsabile della formazione con competenze approfondite. A tal proposito, il membro stabilisce per iscritto un concetto di formazione dettagliato che sarà sottoposto alla verifica del Direttore. L'OAD PolyReg veglia in questo caso affinché il concetto di formazione sia effettivamente eseguito. I Controllori sono tenuti a verificare e documentare quest'ultimo punto nell'ambito del loro controllo.

§62 Dispensa

1 Se i nuovi collaboratori incaricati di compiti inerenti la LRD hanno già seguito altrove una formazione sugli obblighi e la messa in atto della LRD o dispongono di una lunga esperienza professionale nel settore delle attività inerenti la LRD, il membro può presentare domanda scritta di dispensa all'OAD PolyReg. La domanda deve essere motivata ed inoltrata entro un termine di tre mesi. Il membro è responsabile che i collaboratori dispensati dalla formazione di base seguano una formazione interna complementare concernente le prescrizioni dell'OAD PolyReg e sulle misure e le direttive interne all'impresa in materia di lotta contro il riciclaggio di denaro.

2 Le persone incaricate di compiti LRD in seno a un membro che non esercita a titolo professionale4 sono dispensate dalla formazione di base e dalla formazione continua annuale finché il membro continua a esercitare non a titolo professionale e a condizione che abbia inoltrato tempestivamente la sua dichiarazione di inattività per l'anno seguente. Se sono trascorsi più di tre anni dall'ultima formazione al momento in cui il membro ricomincia ad esercitare un'attività a titolo professionale, le persone coinvolte devono seguire una nuova formazione di base. Il Direttore può, su richiesta scritta, accordare delle eccezioni.

Nota in calce:

4. Ordinanza sul riciclaggio di denaro (ORD), art. 7.

§63 Scopo della formazione

1 Per una buona applicazione della LRD, le persone incaricate di compiti inerenti la LRD devono avere delle conoscenze appropriate alla loro funzione in materia di disposizioni legali, di forme di riciclaggio, della regolamentazione dell'OAD PolyReg e delle misure interne all'impresa prese per lottare contro il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo, le quali sono richieste per una messa in opera conforme alla LRD.

2 Il programma di formazione ha lo scopo di trasmettere delle conoscenze sulle diposizioni in materia di lotta contro il riciclaggio di denaro e finanziamento del terrorismo, in particolare sugli obblighi di diligenza (art. 3-8 LRD), sull'obbligo di comunicazione (art. 9 LRD), sul blocco dei beni (art. 10 LRD) e sul divieto d'informare gli interessati o terzi sulle comunicazioni (art. 10 cpv. 3 LRD), così come sulle disposizioni d'applicazione della LRD, sulle disposizioni pertinenti del codice penale (art. 260ter, 260quinquies, art. 305bis e art. 305ter CP), sulle prescrizioni emanate dall'OAD PolyReg e sulle misure interne all'impresa per contrastare il riciclaggio di denaro.

3 L'OAD PolyReg informa i suoi membri per iscritto dell'offerta di formazione dell'associazione.

O. Disposizioni finali

§64 Disposizioni transitorie

1 Delitti fiscali qualificati ai sensi dell'art. 305bis cifra 1bis CP, avvenute prima dell'entrata in vigore dai cambiamenti del 12 dicembre 2014, non sono considerati crimini a monte ai sensi dell'art. 305bis cifra 1 CP.

2 Le disposizioni sull'accertamento dei detentori di controllo delle persone giuridiche operative non hanno, sotto riserva del § 26, effetto retroattivo.

3 Il § 4 cpv. 1 lett. d non ha effetto retroattivo.

§65 Entrata in vigore
Questo Regolamento è stato approvato dalla FINMA con decisione del 30 ottobre 2019 ed entra in vigore 1° gennaio 2020.5

PolyReg: Zurigo, 20 settembre 2019

 

Indice:

A. Visione d'insieme e disposizioni generali

§ 1 Scopo del Regolamento 1
§ 2 Ambito d'applicazione 1
§ 3 Direttive 1
§ 4 Affiliazione 2
§ 5 Lista dei membri (art. 26 LRD) 2
§ 6 Doveri degli intermediari finanziari 2

B. Identificazione della controparte (art. 3 LRD)

§ 7 Momento dell'identificazione 3
§ 8 Informazioni sulla controparte 3
§ 9 Identificazione di persone fisiche 4
§ 10 Conclusione del contratto per corrispondenza 4
§ 11 Identificazione di persone giuridiche e società di persone 4
§ 12 Identificazione dei rappresentanti di persone giuridiche 5
§ 13 Rinuncia all'identificazione 5
§ 14 Operazioni di cassa 6
§ 15 Certificazione conforme 7
§ 16 Rinuncia all'attestato di autenticità 7
§ 17 Verifica non riuscita dell'identità della controparte 7

C. Accertamento relativo all'avente economicamente diritto (art. 4 LRD)

§ 18 Avente economicamente diritto 8
§ 19 Accertamento relativo all'avente economicamente diritto 8
§ 20 Intermediario fin. sottoposto a vigilanza in virtù di una legge speciale 9
§ 21 Forme d'investimento collettive o società di partecipazione 9
§ 22 Dubbio sull'avente economicamente diritto 10
§ 23 Società di sede 10
§ 24 Unioni di persone, trust e altri patrimoni organizzati 11
§ 25 Insuccesso dell'identificazione dell'avente economicamente diritto 11
§ 25bis Disposizioni particolari per società d'investimento 11

D. Rinnovo dell'identificazione o dell'accertamanto relativo all'avente economicamente diritto (art. 5 LRD) e interruzione della relazione d'affari

§ 26 Rinnovo dell'identificazione o dell'accertamento dell'avente econ. diritto 13
§ 27 Interruzione della relazione d'affari 13
§ 28 Procedura in caso di restituzione dei valori patrimoniali 14
§ 29 Divieto di interruzione della relazione d'affari 14

E. Obblighi di chiarimento (art. 6 LRD)

§ 30 Oggetto e scopo della relazione d'affari 14
§ 31 Obbligo speciale di chiarimento 14
§ 32 Relazioni d'affari a rischio superiore 15
§ 33 Transazioni con un rischio superiore 17
§ 34 Sorveglianza delle relazioni d'affari e delle transazioni 17
§ 35 Momento e contenuto dei chiarimenti 18
§ 36 Procedura e conseguenze 18

F. Obbligo di allestimento e conservazione dei documenti e ricorso ad un terzo (art. 7 LRD)

§ 37 Obbligo di allestire e conservare documenti 19
§ 38 Condizioni per il ricorso a terzi 19
§ 39 Responsabilità dell'intermediario finanziario in caso di ricorso a terzi 19
§ 39bis Rinuncia all'adempimento degli obblighi di diligenza e semplificazioni 20

G. Misure organizzative (art. 8 LRD)

§ 40 Misure dell'OAD PolyReg 20
§ 41 Misure dell'intermediario finanziario 21
§ 41bis Sorveglianza globale dei rischi giuridici e di reputazione 22

H. Obbligo di comunicazione (art. 9 LRD) e diritto di comunicazione (art. 305$^{rm ter$ cpv. 2 CP)}

§ 42 Circostanze di comunicazione 23
§ 43 Forma della comunicazione 24

I. Blocco dei beni e divieto d'informazione (art. 10 e 10a LRD)

§ 44 Blocco dei beni 24
§ 45 Divieto d'informazione 24
§ 46 Esclusione della responsabilità civile e penale (art. 11 LRD) 25

K. Disposizioni particolari per le persone soggette a segreto professionale

§ 47 Avvocati e notai 25
§ 48 Conti soggetti a segreto professionale 25

L. Controlli

§ 49 Controllori 26
§ 50 Responsabili d'inchiesta indipendenti 26
§ 51 Controllo periodico ordinario 26
§ 52 Contenuto del controllo 27
§ 53 Controllo straordinario 28

M. Sistema di sanzioni

§ 54 Sanzioni 28
§ 55 Multa 28
§ 56 Esclusione 29
§ 57 Procedura d'esclusione 29
§ 58 Rapporto alla FINMA 29
§ 59 Rimedi giuridici in seno all'associazione 30

N. Istruzione

§ 60 Obbligo di formazione, svolgimento e dispense 30
§ 61 Svolgimento della formazione 30
§ 62 Dispensa 31
§ 63 Scopo della formazione 31

O. Disposizioni finali

§ 64 Disposizioni transitorie 32
§ 65 Entrata in vigore 32

 

Indizi di riciclaggio di denaro (Allegato dell'ORD-FINMA)

  1. Importanza degli indizi
    1. Gli intermediari finanziari tengono conto degli indizi di riciclaggio elencati qui di seguito, in quanto forniscono indicazioni sulle relazioni d'affari o sulle transazioni che comportano un rischio superiore. Di per sé i singoli indizi non permettono di fondare un sospetto sufficiente dell'esistenza di una transazione di riciclaggio passibile di pena, tuttavia il concorso di diversi di questi elementi può indicarne la presenza.
    2. La plausibilità delle dichiarazioni del cliente sul retroscena economico di tali operazioni deve essere verificata. Al riguardo è importante che non tutte le dichiarazioni del cliente siano accettate senza essere esaminate.
  2. Indizi generali
    1. Una transazione presenta rischi particolari di riciclaggio se:
      1. la sua costruzione indica uno scopo illecito, il suo scopo economico non è riconoscibile oppure essa appare economicamente assurda;
      2. i valori patrimoniali sono ritirati poco tempo dopo essere stati versati (conto di passaggio), sempre che l'attività commerciale del cliente non renda plausibile un tale ritiro immediato;
      3. non sono chiari i motivi per cui il cliente ha scelto proprio questo intermediario finanziario o questa sede per i suoi affari;
      4. essa ha per conseguenza che un conto, rimasto fino ad allora ampiamente inattivo, diventi molto attivo senza che se ne possa riscontrare un motivo plausibile;
      5. essa non è compatibile con le informazioni e le esperienze dell'intermediario finanziario concernenti il cliente o lo scopo della relazione d'affari.
    2. È inoltre considerato sospetto ogni cliente che comunica all'intermediario finanziario informazioni false o ingannevoli oppure che, senza ragioni plausibili, rifiuta di fornire i documenti o le informazioni usuali e necessarie per la relazione d'affari e per l'attività indicata.
    3. Può costituire un motivo di sospetto il fatto che un cliente riceva periodicamente bonifici da una banca con sede in uno dei Paesi considerati dal Gruppo d'azione finanziaria (GAFI) a rischio elevato (high risk) oppure non cooperativi, o che un cliente effettui ripetutamente bonifici in direzione di uno di questi Paesi.
    4. Può inoltre costituire un motivo di sospetto il fatto che un cliente effettui periodicamente bonifici in direzione di località ubicate in prossimità geografica alle aree in cui operano le organizzazioni terroristiche.
  3. Indizi specifici
    1. Operazioni di cassa
      1. Cambio di un grosso importo in biglietti di banca di piccolo taglio (svizzeri o esteri) in biglietti di grosso taglio;
      2. operazioni di cambio importanti, senza contabilizzazione sul conto di un cliente;
      3. incasso di importi importanti tramite assegni, inclusi traveller's chèques;
      4. acquisto o vendita di grandi quantità di metalli preziosi da clienti occasionali;
      5. acquisto di assegni bancari per grossi importi da clienti occasionali;
      6. ordini di bonifico all'estero impartiti da clienti occasionali, senza ragioni legittime apparenti;
      7. ripetuta conclusione di operazioni di cassa fino a un importo di poco inferiore al limite al di sopra del quale è richiesta l'identificazione del cliente;
      8. acquisto di titoli al portatore mediante consegna fisica.
    2. Operazioni tramite conto o tramite depositi
      1. Ritiro frequente di grossi importi in contanti senza che l'attività del cliente giustifichi una tale operazione;
      2. ricorso a metodi di finanziamento il cui impiego, per quanto usuale nel commercio internazionale, risulta in contrasto con l'attività conosciuta del cliente;
      3. conti utilizzati in maniera intensiva, quando normalmente questi conti non sono utilizzati o lo sono in minima misura;
      4. struttura economica assurda della relazione d'affari tra il cliente e la banca (grande numero di conti presso lo stesso istituto, frequenti trasferimenti tra conti diversi, liquidità eccessiva, ecc.);
      5. fornitura di garanzie (pegni, fideiussioni) da parte di terzi sconosciuti alla banca che apparentemente non sono in stretta relazione con il cliente né hanno un motivo plausibile per fornire tali garanzie;
      6. bonifici verso un'altra banca senza indicazione del beneficiario;
      7. accettazione di bonifici da parte di altre banche senza indicazione del nome o del numero di conto del beneficiario o della controparte ordinante;
      8. bonifici ripetuti di somme importanti all'estero con ordine di pagamento in contanti al beneficiario;
      9. bonifici importanti e ripetuti in direzione di o provenienti da Paesi produttori di droga;
      10. fornitura di fideiussioni o di garanzie bancarie a titolo di garanzia per prestiti tra terzi non conformi alle condizioni del mercato;
      11. versamenti in contanti da parte di un gran numero di persone diverse sul medesimo conto;
      12. rimborso inatteso e senza spiegazioni convincenti di un credito compromesso;
      13. uso di conti pseudonimi o cifrati nell'esecuzione di transazioni commerciali da parte di imprese artigianali, commerciali o industriali;
      14. prelievo di valori patrimoniali poco tempo dopo il loro accreditamento sul conto (conto di passaggio).
    3. Operazioni fiduciarie
      1. Crediti fiduciari (back-to-back loan) senza scopo lecito riconoscibile;
      2. detenzione a titolo fiduciario di partecipazioni a società non quotate in borsa, la cui attività non può essere esaminata dall'intermediario finanziario.
    4. Altro
      1. Tentativi del cliente di sottrarsi al contatto personale con l'intermediario finanziario.
      2. Richiesta di consegna di informazioni ai sensi dell'articolo 11a capoverso 2 LRD da parte dell'Ufficio di comunicazione in materia di riciclaggio di denaro.
  4. Indizi qualificati
    1. Richiesta del cliente di chiudere un conto e di aprirne altri in nome proprio o in nome di membri della sua famiglia senza lasciare tracce nella documentazione della banca (paper trail);
    2. richiesta del cliente di ottenere ricevute per prelievi in contanti o per consegne di titoli che non si sono realmente verificati o che sono stati immediatamente depositati nello stesso istituto;
    3. richiesta del cliente di effettuare ordini di bonifico con indicazione inesatta dell'ordinante;
    4. richiesta del cliente di effettuare determinati pagamenti non direttamente dai propri conti, bensì da conti "`Nostro"' dell'intermediario finanziario o da conti transitori;
    5. richiesta del cliente di accettare o fare documentare garanzie di credito che non corrispondono alla realtà economica o di concedere crediti a titolo fiduciario in base a una copertura fittizia;
    6. procedimenti penali contro il cliente dell'intermediario finanziario per crimini, corruzione, uso improprio di denaro pubblico o delitto fiscale qualificato.