Autorità federale di vigilanza sui mercati finanziari FINMA
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Link: Regolamento del 11 settembre 2015

Regolamento dell'OAD PolyReg ai sensi dell'art. 25 LRD

Regolamento transitorio secondo la decisione FINMA del 21 marzo 2014

A. Visione d'insieme e disposizioni generali

§1 Scopo del Regolamento

1 Il presente Regolamento, costituito ai sensi del § 22 degli Statuti dell'associazione, esplicita i doveri di diligenza previsti nel secondo capitolo della legge federale relativa alla lotta contro il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo nel settore finanziario emanata il 10 ottobre 1997 (LRD; RS 955.0) e stabilisce come questi obblighi devono essere adempiuti.

2 Il regolamento determina, rispettivamente sancisce:

  1. Le condizioni d'ammissione ed esclusione degli intermediari finanziari;
  2. I principi della formazione degli intermediari finanziari;
  3. La procedura di revisione;
  4. Le sanzioni da comminare in caso di violazione degli obblighi da parte dei membri dell'associazione.

§2 Ambito d'applicazione
Questo Regolamento si applica a tutti gli intermediari finanziari affiliati all'OAD PolyReg, ai suoi organi, ai membri di Direzione, ai collaboratori che adempiono delle funzioni nell'ambito dell'intermediazione finanziaria e alle persone ausiliarie.

§3 Direttive

1 Gli intermediari finanziari si autoorganizzano nel loro settore d'attività e prendono tutte le misure atte a lottare contro il riciclaggio di denaro ed il finanziamento del terrorismo.

2 Gli intermediari finanziari sono tenuti a rispettare il presente Regolamento, gli Statuti e tutte le direttive emanate dall'OAD PolyReg. Essi devono in particolare:

  1. agire in ogni istante secondo il principio della buona fede;
  2. rispettare le disposizioni legali applicabili al loro ramo d'attività, in particolare tutte le disposizioni della legge federale concernenti la lotta contro il riciclaggio di denaro così come le pertinenti norme legali del Codice penale svizzero, in particolare gli art. 305bis, 305ter, 260ter e 260quinquies CP.
  3. informare apertamente tutti i loro clienti delle disposizioni legali, in particolare della LRD e dell'importanza che essa riveste nelle loro relazioni d'affari.
  4. documentare tutte le relazioni d'affari secondo i principi commerciali e conservare i documenti secondo le disposizioni legali.
  5. evitare la partecipazione ad operazioni delle loro società madre, sorella o figlia all'estero con lo scopo di aggirare, o comunque contravvenire così facendo alle disposizioni in materia di lotta contro il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo o sottrarsi così a dei controlli.

§4 Affiliazione

1 Può richiedere l'affiliazione all'OAD PolyReg l'intermediario finanziario che, oltre alle condizioni previste negli Statuti, adempie le seguenti condizioni:

  1. dispone di un'organizzazione aziendale in grado di garantire il rispetto degli obblighi previsti dalla LRD e dal presente Regolamento;
  2. l'intermediario finanziario, le persone incaricate dell'ammistrazione e della direzione della sua ditta, così come tutti i suoi collaboratori, che per lui adempiono funzioni nel campo dell'intermediazione finanziaria devono godere di una buona reputazione in relazione a tali attività e devono farsi garanti del rispetto delle norme della LRD e del presente Regolamento.
  3. il fulcro dell'effettiva attività di intermediazione finanziaria dev'essere in Svizzera o essere svolta a partire dalla Svizzera. Stabilimenti all'estero devono sottostare alla vigilanza della competente autorità estera e disporre di un'autorizzazione.

2 Per il resto l'affiliazione segue le condizioni e la procedura statuaria.

§5 Lista dei membri (art. 26 LRD)
L'OAD PolyReg comunica alla FINMA, secondo le sue direttive, le informazioni relative ai membri affiliati, alle richieste d'affiliazione respinte, ai membri dimissionari o esclusi, così come l'avvio e la conclusione di procedure di sanzionamento.

§6 Doveri degli intermediari finanziari

1 É proibito agli intermediari finanziari accettare, tenere in deposito o aiutare ad investire o trasferire dei valori patrimoniali provenienti da crimini o da un'organizzazione criminale o che sono destinati a finanziare il terrorismo. L'interme-diario finanziario si rende colpevole di riciclaggio di denaro ai sensi dell'art. 305bis CP qualora commetta un atto suscettibile di vanificare l'accertamento dell'origine, il ritrovamento o la confisca di valori patrimoniali, sapendo, o dovendo presumere, che essi provengono da un crimine.

2 L'intermediario finanziario é punibile ai sensi dell'art. 305bis CP se durante l'esercizio della sua professione accetta, tiene in deposito o aiuta ad investire o a trasferire dei valori patrimoniali appartenenti a dei terzi e omette di accertare con la dovuta diligenza l'identità dell'avente economicamente diritto.

3 L'intermediario finanziario é punibile ai sensi dell'art. 260quinquies cpv. 1 CP (finanziamento del terrorismo) se egli raccoglie o mette a disposizione dei valori patrimoniali nell'intento di finanziare atti di violenza volti ad intimidire la popolazione o a costringere uno Stato o un'organizzazione internazionale a fare o omettere un atto.

4 Per il resto gli intermediari finanziari affiliati hanno i seguenti obblighi:

  1. Accertare l'identità della controparte e dei rappresentanti di persone giuridiche ai sensi i §§ 7 ss;
  2. Identificazione dell'avente economicamente diritto secondo i §§ 18 ss;
  3. Rinnovo dell'identificazione dell'identità della controparte o dell'accertamento dell'identità dell'avente economicamente diritto e obbligo di interrompere la relazione d'affari ai sensi dei §§ 26 ss;
  4. Identificazione dell'oggetto e dello scopo della relazione d'affari auspicata dalla controparte ai sensi dei §§ 30 ss;
  5. Obblighi particolari di chiarimento secondo i §§ 30 ss;
  6. Obbligo di allestire e conservare dei documenti secondo i §§ 37 ss;
  7. Misure organizzative secondo i §§ 40 ss;
  8. Obbligo di comunicazione ai sensi dei §§ 42 ss;
  9. Blocco dei beni e divieto d'informazione, secondo i §§ 44 ss.

B. Identificazione della controparte

§7 Momento dell'identificazione

1 Al momento dell'avvio di relazioni d'affari o dello svolgimento di un'operazione di cassa di una somma ingente con una controparte, della quale l'identità non é stata ancora stabilita, l'intermediario finanziario deve accertare l'identità della controparte sulla base di un documento probante.

2 Una relazione d'affari é considerata stabilita al momento della conclusione del contratto.

3 In caso di conclusione di contratto tra assenti, l'identificazione, l'accertamento relativo all'avente economicamente diritto così come l'identificazione dell'oggetto e dello scopo della relazione d'affari devono essere effettuati senza ritardo alcuno. Qualora così non fosse, l'intermediario finanziario non può procedere a nessuna transazione e a nessun atto di deposito nei confronti dei valori patrimoniali in questioni.

§8 Informazioni sulla controparte

1 Al momento dell'avvio di relazioni d'affari o di un'operazione di cassa di una somma ingente secondo il § 14, l'intermediario finanziario raccoglie le informazioni seguenti:

  1. per le persone fisiche e i titolari d'imprese singole: nome, cognome (e se possibile la ragione sociale o l'insegna), data di nascita, indirizzo e nazionalità;
  2. per le persone giuridiche così come per le società di persone e le imprese singole registrate nel registro di commercio con sede in Svizzera: ragione sociale e indirizzo del domicilio;
  3. disposizioni concernenti il conferimento di poteri di rappresentanza relative a quelle persone fisiche che per conto della persona giuridica stabiliscono relazioni d'affari; indicazioni relative all'identificazione di queste persone.

2 Se la controparte proviene da uno stato in cui i dati relativi alla nascita e al domicilio non sono utilizzati, questi dati non vengo presi in considerazione. Questa deroga deve essere motivata in un'apposita nota scritta e firmata nell'incarto.

§9 Identificazione di persone fisiche

1 L'identità di una persona fisica viene accertata mediante esame di un documento emesso da un'autorità svizzera o estera munito di fotografia e atto all'identificazione.

2 Se la controparte (persona fisica) non dispone di alcun documento ai sensi del presente Regolamento, la sua identità può eccezionalmente essere accertata sulla base di altri documenti probanti (per esempio l'attestato di domicilio). Questa situazione eccezionale deve essere motivata in una nota datata e firmata.

3 Una ditta individuale con sede in Svizzera può anche essere identificata sulla base dell'estratto del registro di commercio o di un documento equivalente (cfr. § 11).

4 In caso di dubbi sull'autenticità del documento d'identificazione presentato, o in caso di divergenza tra la fotografia e la persona da identificare, deve essere consegnato un altro documento comprovante l'identità della persona fisica in questione.

§10 Conclusione del contratto per corrispondenza

1 Se una relazione d'affari é stabilita per corrispondenza, la controparte deve inviare una copia certificata del documento d'identificazione così come le informazioni richieste al § 8, al fine di poterne accertare l'identità.

2 Qualora l'indirizzo del domicilio della controparte non si evinca dal documento d'identificazione, esso dev'essere verificato al momento della conclusione del contratto tramite invio postale o con altri mezzi equivalenti.

§11 Identificazione di persone giuridiche e società di persone

1 L'identità di una persona giuridica, di una società di persone o di un'impresa singola iscritta al registro di commercio viene stabilita per mezzo di un estratto dal registro di commercio fornito dall'Ufficiale del registro di commercio.

2 Fintanto che tutte le informazioni rilevanti sono accessibili, le persone giuridiche e le società di persone possono allo stesso modo essere identificate per mezzo di un estratto scritto da una banca dati ufficiali (per es. ZEFIX) o da un repertorio o da una banca dati privata affidabile amministrata da una società singola (per es. Teledata, Dun & Bradstreet, Creditreform).

3 L'identità delle persone giuridiche non iscritte a registro di commercio (per es. associazioni o fondazioni) e delle società di persone non aventi personalità giuridica deve essere accertata sulla base del loro statuto e di un documento equivalente. Sono in particolare considerati come equivalenti agli statuti, oltre ai documenti d'identificazione del titolare previsti dal § 9 del presente Regolamento, l'atto di fondazione, il contratto di fondazione, un attestato dell'organo di revisione, un'autorizzazione ufficiale per esercitare un'attività o un estratto scritto rilasciato da un elenco o da una banca dati affidabile amministrata da un'impresa singola (per es. Teledata, Dun & Bradstreet, Creditreform).

4 L'estratto del registro di commercio, l'attestato dell'organo di revisione, così come l'attestato rilasciato dall'elenco o dalla banca dati non devono essere datati da più di dodici mesi e devono attestare lo stato sociale attuale.

5 L'intermediario finanziario si procura egli stesso l'estratto ZEFIX o l'estratto rilasciato dall'elenco o dalla banca dati secondo il cpv. 2 e lo munisce di una certificazione di autenticità.

6 L'identità di una persona giuridica o di una società di persone con sede all'estero si verifica sulla base di un estratto del registro di commercio o di un documento equivalente (per es. atto di fondazione notarile, "certificate of incorporation") o, a patto che ne evincano tutte le informazioni rilevanti, sulla base di un estratto scritto rilasciato da una banca dati o da un elenco ufficiale o affidabile e gestito da un privato.

§12 Identificazione dei rappresentanti di persone giuridiche

1 Se la controparte é una persona giuridica, l'intermediario finanziario deve prendere atto delle disposizioni della controparte concernenti il conferimento dei poteri di rappresentanza riguardanti quelle persone che in nome della persona giuridica stabiliscono relazioni d'affari. Di queste persone deve essere accertata l'identità.

2 Il potere di rappresentanza può risultare dall'estratto del registro di commercio della controparte, da una procura, dall'estratto di un verbale o di un documento analogo, che sia provvisto di una firma valida della controparte. Il potere di rappresentanza deve essere documentato. Non occorre una certificazione di autenticità.

3 Riguardo ad un potere di rappresentanza comunicato oralmente bisogna stilare una nota per l'incarto.

§13 Rinuncia all'identificazione

1 L'intermediario finanziario può rinunciare a identificare una persona giuridica se quest'ultima é quotata in borsa in Svizzera o all'estero.

2 Egli può anche rinunciare a identificare le controparti di diritto pubblico che sono riconosciute in Svizzera, per es. gli stati, i cantoni, i comuni o le corporazioni e gli istituti di diritto pubblico, o ancora i servizi dotati di personalità giuridica e le unità che ne derivano, come la polizia, i pompieri, le scuole, ecc.

3 Il motivo della rinuncia all'identificazione deve figurare in una nota nell'incarto datata e firmata.

4 L'intermediario finanziario può altresì rinunciare all'identificazione per i supporti dati non riscrivibili nell'ambito dei mezzi di pagamento elettronici se:

  1. il denaro depositato elettronicamente serve al cliente esclusivamente per pagare online beni e servizi che ha acquistato;
  2. l'ammontare disponibile elettronicamente non supera i 250 franchi per supporto dati;
  3. l'ammontare disponibile per operazione e per cliente non supera i 1500 franchi.

§14 Operazioni di cassa

1 Con operazione di cassa s'intende ogni forma di transazione in contanti che non entra in una relazione di affari durevole, segnatamente il cambio di denaro, la vendita di assegni di viaggio, l'incasso di cheques, la sottoscrizione a contanti di titoli al portatore (per es. di obbligazioni, o di obbligazioni di cassa), la compera o la vendita di metalli preziosi, così come le transazioni uniche per dei clienti di passaggio.

2 In caso di operazioni di cassa, l'identità della controparte deve essere accertata quando:

  1. una o più operazioni che sembrano collegate fra loro raggiungono o superano l'ammontare di 25'000.- franchi;
  2. una o più operazioni di cambio che sembrano collegate fra loro, per il cambio di monete o banconote con delle altre unità monetarie della stessa moneta, o di un'altra moneta, raggiungono o superano l'ammontare di 5'000.- franchi.

3 L'intermediario finanziario, in caso di trasferimento di fondi o valute all'estero (fatta eccezione per il trasporto fisico), identifica ogni volta il suo mandante, in particolar modo per la ricezione di contanti, assegni o di strumenti di pagamento in Svizzera e per il corrispondente pagamento della cifra equivalente in contanti o in altra forma all'estero per mezzo di un trasferimento, una comunicazione, di un trasferimento di valori all'estero o di un altro sistema di pagamento o di compensazione.

4 Nei casi sopracitati, e per ogni trasferimento di valori effettuato all'estero, l'intermediario finanziario indica il nome, il numero di conto e il domicilio della controparte mandante o il nome ed il numero d'identificazione di quest'ultimo. Come numero d'identificazione s'intende il numero d'identità nazionale, la data di nascita o il numero di cliente in seno all'intermediario finanziario.

5 Qualora, nei casi descritti al cpv. 1, sussistano sospetti di riciclaggio di denaro o di finanziamento del terrorismo, l'identità della controparte deve essere verificata anche se l'ammontare delle transazioni non raggiunge le quote riportate qua sopra.

§15 Certificazione conforme

1 L'intermediario finanziario si fa rilasciare la copia originale dei documenti d'identificazione o una copia certificata conforme. Egli inserisce nell'incarto la copia certificata conforme o una copia dei documenti che gli sono stati forniti. Su di essa egli certifica con data e firma o con una sigla, di aver esaminato la copia originale o la copia certificata conforme.

2 L'attestato di autenticità della copia di un documento d'identificazione può essere rilasciato da:

  1. l'intermediario finanziario stesso, se ha esaminato l'originale e ne ha fatto una copia;
  2. un notaio o un'istanza pubblica che fornisce abitualmente questo tipo di certificazioni;
  3. un intermediario finanziario ai sensi dell'art. 2 cpv. 2 o 3 LRD o un intermediario finanziario straniero che esercita un'attività menzionata nell'art. 2 cpv. 2 o 3 LRD, se é soggetto ad una sorveglianza e ad una regolamentazione equivalente in materia di lotta al riciclaggio di denaro.

§16 Rinuncia all'attestato di autenticità

1 L'intermediario finanziario può rinunciare all'attestato di autenticità qualora abbia adottato altre misure che gli permettano di accertare l'identità e di verificare l'indirizzo della controparte. Queste misure devono essere documentate.

2 Se vengono emesse carte di credito o carte-cliente per corrispondenza si può rinunciare al requisito dell'attestato di autenticità per il documento di identificazione se il limite della carta mensile della carta non supera i Fr. 25'000.

§17 Verifica non riuscita dell'identità della controparte
Se l'identità della controparte non può esser verificata, l'intermediario finanziario rifiuta di stabilire la relazione d'affari o la interrompe conformemente alle disposizioni previste ai §§ 27 ss.

C. Accertamento relativo all'avente economicamente diritto (art. 4 LRD)

§18 Avente economicamente diritto

1 L'avente economicamente diritto può essere una persona fisica o giuridica che esercita un'attività commerciale o industriale o di servizi, oppure che conclude delle transazioni finanziarie private con mezzi propri.

2 Una società di sede non può essere considerata come avente economicamente diritto.

§19 Identificazione dell'avente economicamente diritto

1 L'intermediario finanziario deve richiedere alla controparte una dichiarazione scritta indicante l'avente economicamente diritto, se:

  1. la controparte non é identica all'avente economicamente diritto oppure sussiste un dubbio in merito;
  2. la controparte é una società di sede;
  3. la relazione d'affari implica un'operazione di cassa importante ai sensi del § 14 cpv. 2;
  4. si tratta di una trasmissione di fondi o di valori all'estero ai sensi del § 14 cpv. 3.

2 La dichiarazione della controparte sull'avente economicamente diritto (formulario A) deve contenere le seguenti informazioni:

  1. per le persone fisiche: nome, cognome, data di nascita, indirizzo del domicilio e nazionalità;
  2. per le persone giuridiche, così come per le società di persone registrate nel registro di commercio e le ditte individuali: ragione sociale e indirizzo della sede.

3 La dichiarazione deve essere firmata dalla controparte o da una persona da essa incaricata. Qualora l'intermediario finanziario o i suoi dipendenti agiscano come fiduciari della controparte, la dichiarazione può essere firmata anche dall'avente economicamente diritto.

4 Se l'avente economicamente diritto proviene da uno Stato in cui la data di nascita o l'indirizzo del domicilio non sono usati, l'obbligo di fornire queste informazioni non si applica. Questa deroga deve essere motivata in una nota firmata e datata nell'incarto.

5 L'obbligo di stabilire l'identità dell'avente economicamente diritto non si applica se esso condurrebbe alla divulgazione di fatti tutelati da segreto professionale degli avvocati o dei notai nell'ambito della loro attività ai sensi del § 47 del Regolamento.

6 Per i supporti dati non riscrivibili nell'ambito dei mezzi di pagamento elettronici è possibile rinunciare all'accertamento dell'avente economicamente diritto se:

  1. il denaro depositato elettronicamente serve al cliente esclusivamente per pagare online beni e servizi che ha acquistato;
  2. l'ammontare disponibile elettronicamente non supera i 250 franchi per supporto dati;
  3. l'ammontare disponibile per operazione e per cliente non supera i 1500 franchi.

§20 Intermediario finanziario soggetto ad una sorveglianza istituita da una legge speciale

1 Se la controparte é un intermediario finanziario soggetto ad una sorveglianza istituita da una legge speciale o ad un'istituzione di previdenza professionale ai sensi dell'art. 2 cpv. 4 lett. b LRD, non é necessario richiederle una dichiarazione relativa all'avente economicamente diritto.

2 É considerato come intermediario finanziario soggetto ad una sorveglianza speciale:

  1. un intermediario finanziario svizzero secondo l'art. 2 cpv. 2 LRD;
  2. un intermediario finanziario straniero che esercita un'attività prevista all'""art. 2 cpv. 2 LRD, se é soggetto ad una sorveglianza e ad una regolamentazione equivalente in materia di lotta contro il riciclaggio di denaro.

3 In caso di sospetto abuso, o di messa in guardia da parte della FINMA nei confronti di singoli istituti o di istituti di un certo paese, la controparte deve fornire una dichiarazione relativa all'avente economicamente diritto secondo il cpv. 1.

§21 Forme d'investimento collettive o società di partecipazione

1 La dichiarazione concernente l'avente economicamente diritto non é obbligatoria in casi di forme d'investimento collettive o di società di partecipazione, se quest'ultime confermano per iscritto all'intermediario finanziario che tutti gli investitori presenti e futuri hanno acquisito o acquisiranno la loro partecipazione esclusivamente da un intermediario finanziario ai sensi dell'art. 2 cpv. 2 LRD o da un istituto straniero analogo a quelli menzionati all'art. 2 cpv. 2 LRD e a condizione che essi siano soggetti ad una sorveglianza equivalente in materia di lotta contro il riciclaggio di denaro.

2 Se la conferma secondo il cpv. 1 non può essere ottenuta e se la forma d'investimento collettivo o la società di partecipazione raggruppa più di 20 aventi economicamente diritto, l'intermediario finanziario deve ottenere una dichiarazione relativa agli aventi economicamente diritto soltanto per gli investitori che, soli o insieme con altri, detengono almeno il 5% del patrimonio depositato. Qualora il numero degli aventi economicamente diritto é inferiore o uguale a 20, le indicazioni previste ai § 19 cpv. 2 devono essere ottenute in forma scritta per ognuno di essi.

3 Per le forme d'investimento collettive e per le società di partecipazione quotate in borsa non occorre una dichiarazione concernente gli aventi economicamente diritto.

§22 Dubbio sull'avente economicamente diritto
Sono elementi costitutivi di dubbio:
  1. l'esistenza di una procura affidata ad una persona che non ha legami sufficientemente stretti con la controparte;
  2. i valori patrimoniali che sono manifestamente incompatibili con la situazione finanziaria della controparte;
  3. la relazione d'affari é stabilita senza che abbia avuto luogo un incontro con la controparte;
  4. la constatazione di aspetti insoliti nella relazione tra controparte ed intermediario.

§23 Società di sede

1 Sono considerate società di sede tutte le unioni di persone organizzate (p.es. società, strutture fiduciarie) e le unità patrimoniali organizzate (p.es. istituti, fondazioni, trust) che

  1. non esercitano nello Stato dove sono domiciliate attività commerciali, di fabbricazione, o un'altra attività gestita in forma commerciale, e
  2. non dispongono di uffici propri oppure non impiegano personale, rispettivamente che occupano personale soltanto in attività amministrative.

2 Se la controparte é una società di sede, l'intermediario finanziario deve in ogni caso ottenere da quest'ultima una dichiarazione scritta che indica chi é l'avente economicamente diritto. Una società di sede non può avere lei stessa la qualità di avente economicamente diritto.

3 Non sono considerate società di sede le persone giuridiche e le società che hanno sede in Svizzera e che hanno quale scopo la salvaguardia degli interessi dei loro membri per mezzo di un'azione comune o che si dedicano al conseguimento di scopi politici, religiosi, sociali, scientifici, artistici, di beneficenza, ricreativi o scopi analoghi, tosto che esse si adoperino effettivamente al conseguimento di tali scopi.

§24 Unioni di persone, trust e altri patrimoni organizzati

1 Nel caso di unioni di persone, trust e altre unità patrimoniali delle quali non esiste l'avente economicamente diritto, la dichiarazione della controparte deve contenere le informazioni richieste ai § 19 cpv. 2 per le seguenti persone:

  1. il fondatore effettivo (e non a titolo fiduciario);
  2. le persone abilitate a dare istruzioni alla controparte o ai suoi organi;
  3. la cerchia di persone, suddivisa per categorie, che possono essere considerate quali beneficiarie.

2 In caso di costrutti revocabili, la dichiarazione della controparte deve contenere le informazioni richieste al § 19 cpv. 2 sul fondatore effettivo.

§25 Mancata identificazione dell'avente economicamente diritto
Qualora sussistano dei dubbi riguardo all'esattezza della dichiarazione della controparte e nel caso in cui tali dubbi non possano essere tolti attraverso altre certificazioni, l'intermediario finanziario rifiuta di stabilire la relazione d'affari o la interrompe conformemente alle disposizioni dei §§ 27 ss.

D. Rinnovo dell'identificazione della controparte e dell'avente economicamente diritto (art. 5 LRD) e interruzione della relazione d'affari

§26 Rinnovo dell'identificazione o accertamento della controparte e dell'""avente economicamente diritto
La verifica dell'identità della controparte o l'identificazione dell'avente economicamente diritto deve essere rinnovata nel corso della relazione d'affari se subentra un dubbio in merito a:
  1. l'esattezza delle indicazioni date sull'identità della controparte;
  2. al fatto che la controparte é identica all'avente economicamente diritto;
  3. alla dichiarazione emessa dalla controparte riguardo all'avente economicamente diritto.

§27 Interruzione della relazione d'affari

1 L'intermediario finanziario deve interrompere la relazione d'affari, sotto riserva del § 29, quando:

  1. dubbi sulle indicazioni rilasciate dalla controparte sussistono anche dopo la procedura di rinnovo della verifica della sua identità o di rinnovo dell'identificazione dell'avente economicamente diritto;
  2. una parte contrattuale rifiuta di rinnovare l'identificazione o di rinnovare l'identificazione dell'avente economicamente diritto.

2 Le relazioni esistenti devono essere interrotte nel modo più veloce possibile senza violare le disposizioni contrattuali. Se l'intermediario finanziario non é in grado di contattare la controparte o non ne ha il diritto in virtù di istruzioni ricevute in materia di corrispondenza, può ritardare l'interruzione del rapporto d'affari fino al suo prossimo contatto con la controparte.

§28 Procedura in caso di restituzione dei valori patrimoniali

1 Qualora un intermediario finanziario rifiuti di stabilire una relazione d'affari o ne interrompa una per i motivi sopracitati, può autorizzare la restituzione dei valori patrimoniali eccedenti la somma di 100'000.- franchi solo in una forma che permetta alle autorità cantonali di persecuzione penale di seguirne le tracce ("paper trail").

2 Questa regola non si applica nelle operazioni di cassa effettuate con denaro contante o con metalli preziosi.

§29 Divieto di interruzione della relazione d'affari
Quando sono verificate le condizioni riguardanti l'obbligo di comunicazione ex art. 9 cpv. 1 LRD, la relazione d'affari con la controparte non può essere interrotta fino allo scadere del termine di blocco dei beni (art. 10 cpv. 2 LRD).

E. Obblighi di chiarimento (art. 6 LRD)

§30 Oggetto e scopo della relazione d'affari

1 L'intermediario finanziario deve identificare l'oggetto e lo scopo della relazione d'affari auspicata dalla controparte. Il risultato deve essere segnato in una nota scritta per l'incarto.

2 L'estensione delle informazioni da raccogliere è in funzione del rischio rappresentato dalla controparte. Se si tratta di una relazione d'affari a rischio elevato, l'oggetto e lo scopo devono essere documentati in maniera esaustiva.

3 Se l'oggetto e lo scopo della relazione d'affari risultano dalle circostanze o dal contratto stesso non occorrono annotazioni ulteriori.

§31 Obbligo speciale di chiarimento
L'intermediario finanziario ha un obbligo di chiarimento speciale in merito al contesto economico e allo scopo della transazione o della relazione d'affari se questa:
  1. appare inusuale, salvo se la sua legalità é manifesta;
  2. vi siano indizi che i valori patrimoniali provengano da un'attività illecita o che la relazione d'affari sottostà alle disposizioni di un'organizzazione criminale (art. 260ter cifra 1 CP) o che essa serva a finanziare il terrorismo;
  3. presenta un rischio concreto secondo i §§ 32 o 33.

§32 Relazioni d'affari con un rischio concreto

1 Una relazione d'affari presenta un rischio concreto, quando:

  1. la sede, l'indirizzo del domicilio, il luogo d'attività commerciale o la nazionalità della controparte o dell'avente economicamente diritto è in relazione con uno Stato che non ha preso delle misure efficaci per lottare contro il riciclaggio di denaro;
  2. l'ammontare dei valori patrimoniali in questione o il volume delle transazioni si distanzia dal profilo del cliente o appare quantomeno inusuale;
  3. la relazione d'affari é condotta con una persona esposta politicamente.1

2 Al fine di concretizzare le disposizioni del cpv. 1, l'intermediario finanziario può stabilire autonomamente dei criteri precisi che gli permettono di riscontrare le relazioni d'affari a rischio per quel che riguarda il suo settore e i suoi clienti. Egli deve rendere noti questi criteri alla Direzione dell'OAD PolyReg.

3 In funzione dell'attività commerciale dell'intermediario finanziario entrano in considerazione segnatamente i criteri seguenti:

  1. la sede o il domicilio della controparte e/o dell'avente economicamente diritto oppure la loro nazionalità;
  2. il tipo e il luogo dell'attività commerciale della controparte e/o dell'avente economicamente diritto;
  3. l'assenza di un contatto personale con la controparte e con l'avente economicamente diritto;
  4. il tipo di prestazioni o di prodotti richiesti;
  5. l'ammontare dei valori patrimoniali depositati;
  6. l'ammontare dei valori patrimoniali in entrata e in uscita;
  7. il Paese di origine o di destinazione di pagamenti frequenti;
  8. la complessità delle strutture, in particolare attraverso l'utilizzo di società di sede.

4 L'avvio di relazioni d'affari che presentano rischi superiori necessita dell'accordo di una persona o di un organo superiore oppure della direzione.

Nota:

1. Le persone politicamente esposte (PEP's) sono le persone che occupano delle funzioni pubbliche preminenti; capi di Stato di Governo, politici di alto rango a livello nazionale, alti funzionari dell'amministrazione, della giustizia, dell'esercito e dei partiti a livello nazionale, gli organi superiori di imprese statali di importanza nazionale, così come le imprese e le persone che sono riconoscibilmente vicine alle persone suddette per ragioni familiari, personali o d'affari.

§33 Transazioni con un rischio concreto

1 Una transazione presenta un rischio concreto quando:

  1. l'ammontare dei valori patrimoniali in gioco o il volume della transazione si distanzia dal profilo del cliente o appare quantomeno inusuale;
  2. si riscontrano delle differenze significative tra l'abituale frequenza / volume delle transazioni nella relazione d'affari in corso o in relazioni d'affari simili;
  3. del denaro contante, dei titoli al portatore o dei metalli preziosi del valore di o oltre a 100'000.- franchi sono depositati o ritirati fisicamente in una o più volte;
  4. in caso di transazioni di fondi o di valori, una o più transazioni che sembrano collegate tra loro raggiungono o superano la cifra di 5'000.- franchi;
  5. una persona esposta politicamente ai sensi del § 32 cpv. 1 lett. c é coinvolta.

2 Al fine di concretizzare le disposizioni del cpv. 1, l'intermediario finanziario può stabilire autonomamente dei criteri precisi che gli permettono di riscontrare le relazioni d'affari che presentano dei rischi concreti per quel che riguarda il suo settore e i suoi clienti. Egli deve rendere noti questi criteri alla Direzione dell'OAD PolyReg.

3 Per i trasferimenti di denaro e di valori devono figurare sulla ricevuta di pagamento il nome e l'indirizzo dell'intermediario finanziario.

§34 Sorveglianza delle relazioni e delle transazioni

1 L'intermediario finanziario prende le misure appropriate a livello di personale e di organizzazione al fine d'assicurare una sorveglianza efficace sulle relazioni d'affari e sulle transazioni.

2 In caso di relazioni d'affari che si protraggono nel tempo, gli intermediari finanziari devono prelevare le informazioni necessarie ad una sorveglianza efficace, documentarle e tenerle aggiornate (Profil Client).

3 In particolare, gli intermediari finanziari devono conoscere le loro controparti in tutti gli ambiti delle relazioni d'affari durature, in maniera tale da poter decidere se una transazione o una relazione d'affari é inusuale.

4 La direzione generale o almeno uno dei suoi membri decide in merito a:

  1. l'avvio e, annualmente, il proseguimento delle relazioni d'affari con le persone politicamente esposte;
  2. l'applicazione, la sorveglianza e la valutazione dei controlli regolari di tutte le relazioni d'affari che comportano rischi superiori.

5 Gli intermediari finanziari con un'attività di gestione patrimoniale molto importante e strutture con numerosi livelli gerarchici possono delegare questa responsabilità alla direzione di un'unità d'affari.

§35 Momento e contenuto dei chiarimenti

1 Qualora le condizioni dell'obbligo speciale di chiarimento siano adempiute, l'intermediario finanziario procede senza indugi al chiarimento speciale.

2 A seconda delle circostanze, devono essere chiarite:

  1. l'origine dei valori patrimoniali presenti;
  2. l'utilizzo previsto dei valori patrimoniali prelevati;
  3. l'origine ed il contesto dei versamenti in entrata;
  4. l'origine dei beni della controparte e dell'avente economicamente diritto;
  5. l'attività commerciale della controparte e dell'avente economicamente diritto;
  6. la situazione finanziaria della controparte e dell'avente economicamente diritto;
  7. per le persone giuridiche: chi le controlla;
  8. in caso di transazioni di fondi o di denaro: nome, cognome e indirizzo della persona destinataria.

§36 Procedura e conseguenze

1 Secondo le circostanze i chiarimenti consistono nel:

  1. richiedere delle certificazioni scritte o orali alla controparte o all'avente economicamente diritto;
  2. visitare il luogo dove opera la controparte o l'avente economicamente diritto;
  3. consultare le fonti e le banche dati accessibili pubblicamente;
  4. richiedere delle certificazioni da terzi.

2 L'intermediario finanziario esamina la plausibilità del risultato dei suoi chiarimenti e li documenta.

3 L'intermediario finanziario deve interrompere la relazioni d'affari ai sensi del § 27 e § 28 – sotto riserva del § 29 – se:

  1. i dubbi concernenti le indicazioni fornite dalla controparte sussistono anche dopo i chiarimenti effettuati;
  2. vi sono sospetti che le indicazioni fornite riguardo l'identità della controparte o dell'avente economicamente diritto sono state intenzionalmente falsificate.

F. Obbligo di allestimento e conservazione dei documenti e ricorso ad un terzo (art. 7 LRD)

§37 Obbligo di allestire e conservare documenti

1 L'intermediario finanziario allestisce i documenti ed i giustificativi relativi alle sue relazioni con la controparte e alle transazioni effettuate in maniera tale che un esperto esterno, in particolare l'OAD PolyReg ed i suoi controllori, possano verificare il rispetto del regolamento e della LRD da parte dell'intermediario finanziario.

2 L'intermediario finanziario allestisce, ai sensi del § 44 cpv. 1 degli Statuti, un registro LRD attestante tutte le relazioni d'affari rilevanti in termini di LRD, nel quale documenta tutte le identificazioni, constatazioni e dichiarazioni secondo i §§ 7-36, così come le comunicazioni ai sensi dell'art. 9 LRD.

3 I documenti devono permettere la ricostruzione delle singole transazioni.

4 I documenti ed i giustificativi devono, ai sensi dell'art. 7 LRD, essere conservati in un luogo sicuro ed essere immediatamente accessibili ad una richiesta di presentazione di informazioni emanata dall'OAD PolyReg, da un controllore designato dall'OAD PolyReg, dalla FINMA o ad una richiesta di sequestro da parte della autorità di perseguimento penale.

§38 Condizioni per il ricorso ad un terzo

1 Per la verifica dell'identità della controparte e del rappresentante della persona giuridica, l'identificazione dell'avente economicamente diritto, il rinnovo della verifica dell'identità della controparte o quella dell'avente economicamente diritto, così come per lo svolgimento di chiarimenti speciali, l'intermediario finanziario può ricorrere al supporto di un altro intermediario finanziario, se quest'ultimo é sottoposto a sorveglianza e a regolamentazione equivalente in materia di lotta contro il riciclaggio di denaro.

2 Su richiesta scritta e se esistono motivi sufficienti, l'OAD PolyReg può autorizzare un intermediario finanziario a ricevere i servizi di un terzo che non é un intermediario finanziario ai sensi del capoverso 1, al fine di delegargli l'adempimento degli obblighi di diligenza. A questo proposito l'intermediario finanziario deve concludere un contratto scritto con il suddetto terzo e garantire, da una parte, che l'ha diligentemente selezionato ed istruito sui suoi compiti e, d'altra parte, che lo sorveglierà scrupolosamente nell'esecuzione degli obblighi a lui delegati.

§39 Responsabilità dell'intermediario finanziario in caso di ricorso a dei terzi

1 L'intermediario finanziario rimane in ogni caso personalmente responsabile del debito adempimento dei compiti affidati.

2 L'intermediario finanziario deve prendere le misure appropriate (conferma d'invio, trasmissione criptata, ecc.) al fine di assicurare che le copie in suo possesso, che devono essere conservate, corrispondano alle copie originali dei documenti che sono serviti ad adempiere gli obblighi di diligenza.

3 La subdelegazione da parte della persona incaricata é esclusa.

G. Misure organizzative (art. 8 LRD)

§40 Misure dell'OAD PolyReg

1 In caso di bisogno o di cambiamento delle circostanze, l'OAD PolyReg prende delle misure complementari per prevenire e lottare contro il riciclaggio di denaro.

2 In questo ambito, l'OAD PolyReg può in particolare rilasciare delle direttive su:

  1. in quali casi il Direttore di PolyReg deve essere informato;
  2. il modo concreto in cui l'intermediario finanziario deve adempiere i suoi compiti di documentazione (per es. allestendo a tal proposito degli appositi formulari).

3 La Commissione riciclaggio di denaro designata dall'OAD PolyReg é a disposizione degli intermediari finanziari per consigliarli nell'ambito della lotta contro il riciclaggio di denaro. Domande al riguardo possono essere inoltrate al Direttore o, quando dev'essere preservato il segreto professionale, ad un membro del Comitato Direttivo delegato dell'OAD PolyReg.

§41 Misure dell'intermediario finanziario

1 L'intermediario finanziario designa una o più persone qualificate che costituiscono il servizio di lotta contro il riciclaggio di denaro. Questo servizio fornisce il sostegno e i consigli necessari ai responsabili gerarchici e alla direzione nell'applicazione della presente ordinanza, senza tuttavia liberare questi ultimi dalla loro responsabilità.

2 Il servizio di lotta contro il riciclaggio di denaro prepara le direttive interne sulla lotta contro il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo e pianifica e sorveglia la formazione interna in materia di lotta contro il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo.

3 L'intermediario finanziario che dispone di più di cinque collaboratrici o collaboratori attivi in un'attività soggetta alla LRD deve stabilire un concetto scritto relativo al controllo delle procedure interne. Questo concetto deve contenere in particolare le seguenti disposizioni:

  1. i casi nei quali l'OAD PolyReg deve essere informato;
  2. la procedura nello stabilire delle nuove relazioni d'affari;
  3. il nome della persona che decide dell'accettazione o della continuazione delle relazioni d'affari comportanti un rischio concreto;
  4. il contenuto e la gestione dei dossier LRD;
  5. l'archiviazione e la conservazione dei documenti;
  6. la ripartizione interna dei compiti come anche delle responsabilità.

§41bis Ulteriori compiti del servizio di lotta contro il riciclaggio di denaro

1 Oltre alle funzioni di cui al § 41 cpv. 1 e 2, il servizio di lotta contro il riciclaggio di denaro sorveglia il rispetto degli obblighi in materia di prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo, in particolare:

  1. sorveglia, in accordo con l'organo di revisione interno, la società di audit e i responsabili di linea, l'applicazione delle direttive interne sulla lotta contro il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo;
  2. definisce i parametri del sistema di sorveglianza delle transazioni di cui al § 34;
  3. ordina la valutazione degli annunci generati dal sistema di sorveglianza delle transazioni;
  4. ordina i chiarimenti complementari secondo il § 35 o li esegue di persona;
  5. assicura che l'organo della direzione competente per decidere l'avvio o il proseguimento di relazioni d'affari conformemente al § 34 cpv. 4 riceva le informazioni necessarie per la sua decisione.

2 Una persona interna incaricata della sorveglianza ai sensi del capoverso 1 non può controllare una relazione d'affari della quale è direttamente responsabile.

3 L'intermediario finanziario può, sotto la sua responsabilità, incaricare specialisti esterni dei compiti del servizio interno di lotta contro il riciclaggio di denaro, se:

  1. in ragione della sua dimensione o della sua organizzazione, non è in grado di istituire un proprio servizio specializzato; o
  2. l'istituzione di un tale servizio sarebbe sproporzionata.

§41ter Servizio di lotta contro il riciclaggio di denaro piccole imprese

1 Il servizio di lotta contro il riciclaggio di denaro di un intermediario finanziario che impiega al massimo 20 persone esercitanti un'attività sottoposta alla LRD deve adempiere solo i compiti di cui al § 41 cpv. 1 e 2.

2 L'OAD PolyReg può esigere che il servizio di lotta contro il riciclaggio di denaro di un intermediario finanziario che impiega al massimo 20 persone esercitanti un'attività sottoposta alla LRD adempia anche i compiti di cui al § 41bis qualora ciò sia necessario al fine di sorvegliare il rispetto degli obblighi in materia di prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo.

H. Obbligo di comunicazione (art. 9 LRD)

§42 Testo di legge

1 L'intermediario finanziario che:

  1. sa o ha il sospetto fondato che i valori patrimoniali oggetto di una relazione d'affari
    1. sono in relazione con un reato ai sensi degli articoli 260ter numero 1 CP o 305bis CP,
    2. provengono da un crimine,
    3. sottostanno alla facoltà di disporre di un'organizzazione criminale, o
    4. servono al finanziamento del terrorismo (art. 260quinquies cpv. 1 CP);
  2. interrompe le trattative per l'avvio di una relazione d'affari a causa di un sospetto fondato di cui alla lettera a
ne dà senza indugio comunicazione all'Ufficio di comunicazione in materia di riciclaggio di denaro secondo l'art. 23 LRD (Ufficio di comunicazione).

2 Non soggiacciono all'obbligo di comunicazione gli avvocati e i notai che sottostanno al segreto professionale conformemente all'art. 321 CP.

§43 Forma della comunicazione

1 La comunicazione deve essere fatta per iscritto, secondo l'art. 9 LRD.

2 Essa va fatta tramite invio di un fax, oppure, se ciò non fosse possibile, per posta-A. Una comunicazione fatta tramite invio di posta elettronica non é sufficiente.

3 Il modulo di comunicazione preparato dall'Ufficio di comunicazione deve essere in linea di principio utilizzato.

4 Nella comunicazione deve figurare il nome o la ditta dell'intermediario finanziario che ha proceduto alla comunicazione così come una persona di contatto competente per la comunicazione. Il nome degli altri impiegati incaricati del caso può non esservi menzionato.

5 L'intermediario finanziario si assicura che la persona di contatto indicata sia reperibile nei normali orari di ufficio.

I. Blocco dei beni e divieto d'informazione (art. 10 e 10a LRD)

§44 Blocco dei beni

1 L'intermediario finanziario che procede ad una comunicazione all'Ufficio di comunicazione deve bloccare senza indugio i valori patrimoniali affidatigli che sono oggetto della comunicazione.

2 Egli protrae il blocco dei beni fino a che non riceve una decisione dell'autorità di perseguimento penale competente, ma al massimo per cinque giorni lavorativi a contare dalla comunicazione all'Ufficio di comunicazione.

3 Qualora l'intermediario finanziario non riceva nessuna decisione dall'autorità di perseguimento penale nel corso del termine legale di cinque giorni per il blocco dei beni, egli può decidere secondo proprio apprezzamento, se e in quale misura egli intende continuare la relazione d'affari.

§45 Divieto d'informazione

1 Durante il blocco dei beni, l'intermediario finanziario non ha diritto di informare né gli interessati né terzi della comunicazione effettuata. Il divieto d'informare previsto all'art. 10a LRD si applica anche nei confronti dell'OAD PolyReg.

2 Se l'intermediario finanziario non è in grado di bloccare egli stesso i beni, egli può informare l'intermediario finanziario che ne è in grado e che sottostà alla legge federale sul riciclaggio di denaro. Se avviene una tale informazione, bisogna redigere al riguardo una nota scritta per l'incarto.

3 Egli può informare anche un altro intermediario finanziario sull'avvenuta comunicazione secondo l'art. 9 LRD, se ciò è necessario per ottemperare ai doveri previsti dalla legge e se entrambi gli intermediari finanziari:

  1. forniscono in comune e sulla base di una cooperazione pattuita per contratto prestazioni di servizio per un cliente nell'ambito della gestione del suo patrimonio oppure
  2. appartengono allo stesso gruppo societario.

4 Dopo la fine del divieto d'informazione, l'intermediario finanziario deve fornire senza indugio all'OAD PolyReg una copia della comunicazione.

§46 Esclusione della responsabilità civile e penale (art. 11 LRD)
L'intermediario finanziario che procede ad una comunicazione ai sensi dell'art. 9 LRD o dell'art. 305ter cpv. 2 CP ed al blocco dei beni non può essere perseguito per violazione del segreto d'ufficio, del segreto professionale o del segreto commerciale, né tantomeno essere reso responsabile della violazione del contratto se ha effettuato la comunicazione in buona fede.

K. Disposizioni particolari per le persone soggette a segreto professionale

§47 Avvocati e notai
Gli avvocati ed i notai non sono soggetti agli obblighi di diligenza e di comunicazione se ricevono da terzi dei valori patrimoniali, dei quali non sono essi stessi gli aventi economicamente diritto, e che gestiscono su conti/depositi in merito ai quali sono soggetti al segreto professionale secondo l'art. 321 CP.

§48 Conti soggetti a segreto professionale

1 Sono unicamente soggetti a segreto professionale ai sensi dell'art. 321 CP i conti/depositi che conseguono i seguenti scopi e che sono designati di conseguenza:

  1. pagamento degli anticipi o delle tasse di giustizia, delle cauzioni, dei contributi di diritto pubblico, ecc., versamenti a favore di una parte, di terzi o di un'autorità, così come, nella misura appropriata, gli investimenti a corto termine ad esso collegati (designazione: "averi dei clienti – conto/deposito di passaggio");
  2. deposito di valori patrimoniali così come, nella misura appropriata, gli investimenti ad esso collegati, relativi ad una divisione ereditaria in corso o ad un'esecuzione testamentaria (denominazione per es.: "successione" o "divisione ereditaria");
  3. deposito di valori patrimoniali così come, nella misura appropriata, gli investimenti ad esso collegati, relativi alla liquidazione dei beni nel quadro di un divorzio o di separazione (denominazione: "liquidazione dei beni nel quadro di un divorzio / divorzio");
  4. deposito a titolo di garanzia così come, nella misura appropriata, gli investimenti ad esso collegati, di valori patrimoniali nell'ambito di questioni di diritto civile o di diritto pubblico (denominazione: "conto /deposito di'Escrow", "deposito bloccato per acquisto di azioni", "deposito a titolo di garanzia", "deposito a titolo di garanzia", "imposta sul maggior valore immobiliare", ecc.);
  5. deposito di valori patrimoniali così come, nella misura appropriata, gli investimenti ad esso collegati, nell'ambito di procedure di diritto civile o di diritto pubblico dinanzi ai tribunali ordinari, così come nell'ambito di procedure d'esecuzione forzata (denominazione per es.: "provvisioni" o "garanzie cauzione giudiziaria", "massa fallimentare", "procedura arbitrale", ecc.).

2 La Delegazione del Comitato Direttivo dell'OAD PolyReg è competente, sotto osservazione del segreto professionale, per le questioni di delimitazione tra le attività d'intermediario finanziario e le attività forensi d'avvocato o di notaio.

L. Controlli

§49 Controllori

1 Attraverso l'accettazione degli Statuti, i membri autorizzano il Comitato Direttivo a nominare dei Controllori permanenti ed indipendenti ai quali è conferito il compito di controllo periodico ordinario.

2 I controlli e le verifiche del rispetto degli obblighi di diligenza e dell'obbligo di comunicazione da parte delle persone soggette a segreto professionale sono effettuate da una persona fisica designata dall'OAD PolyReg, soggetta ella stessa a segreto professionale (Controllore per controlli ordinari, rispettivamente Responsabile d'inchiesta indipendente per i controlli straordinari). Il rapporto del controllo deve essere redatto nel rispetto del segreto professionale e consegnato direttamente alla Delegazione del Comitato Direttivo.

3 I Controllori operano su mandato dell'OAD PolyReg, ma a spese dell'intermediario finanziario controllato, e consegnano al Direttore, all'attenzione del Comitato Direttivo, un rapporto scritto concernente il risultato dei controlli effettuati.

§50 Responsabili d'inchiesta indipendenti
I controlli particolari atti al chiarimento di irregolarità o di violazioni sono eseguiti da un Responsabile d'inchiesta indipendente, salvo che essi non siano già eseguiti dal Direttore o che vengano effettuati nell'ambito di una procedura di sanzionamento. Il Responsabile d'inchiesta indipendente agisce su mandato del Comitato Direttivo e informa quest'ultimo riguardo alle sue constatazioni redigendo un rapporto scritto. L'intermediario finanziario risponde dei costi relativi il controllo straordinario eseguito dal Responsabile d'inchiesta indipendente.

§51 Controllo periodico ordinario

1 L'OAD PolyReg veglia affinché ogni membro sia controllato sul posto nella sua impresa mediamente ogni 12 mesi da parte di un Controllore che verifica il rispetto degli obblighi statuari, di diligenza e di comunicazione.

2 Il Direttore dell'OAD PolyReg assegna al Controllore un mandato concreto per procedere ad un controllo presso un determinato intermediario finanziario in una certa data o in una scadenza precisa. Egli può prolungare questa scadenza per motivi seri.

3 Su domanda scritta di un membro, il Direttore può rimandare al massimo due volte il controllo periodico ordinario di un anno, se:

  1. l'ultimo controllo è stato eseguito da un Controllore designato dall'OAD PolyReg e non era il primo controllo;
  2. i due controlli precedenti non hanno rilevato nessuna lacuna di rilievo; per intermediari finanziari che non esercitano la loro attività a titolo professionale o che sono inattivi, contrariamente a quanto enunciato qui sopra alla lett. a e alla lett. b, un solo controllo precedente è sufficiente.
  3. in ragione dell'attività del membro in questione, della natura dei suoi affari (volume delle transazioni, averi gestiti, numero di clienti, ecc.), dell'origine dei suoi clienti e della stabilità delle sue relazioni d'affari, sussiste solo un rischio minimo di riciclaggio di denaro.
La decisione di approvazione o di rifiuto della richiesta deve essere motivata.

4 La richiesta per il primo rinvio del controllo deve essere inoltrata alla Direzione entro 6 mesi dopo il controllo ordinario; la richiesta per il secondo rinvio può essere inoltrata al più presto dopo 12 mesi e al più tardi dopo 18 mesi dall'ultimo controllo ordinario. Rimane riservato il diritto all'OAD PolyReg di compiere un controllo in ogni momento e senza indicazione del motivo.

5 I controlli sono annunciati, a meno che lo scopo del controllo ne venga compromesso. Essi riguardano almeno il periodo intercorso dall'ultimo controllo.

6 L'intermediario finanziario controllato deve mettere a disposizione del Controllore i documenti che gli permettono di verificare il rispetto degli obblighi di diligenza. Il Controllore può esigere l'esaminazione della contabilità dell'intermediario finanziario controllato, così come degli estratti dei conti della sua società o dei suoi clienti. Il controllato deve in oltre comunicare al Controllore tutte le informazioni rilevanti.

7 I Controllori si legittimano presso l'intermediario finanziario per mezzo della lettera di mandato dell'OAD PolyReg. Essi rispettano il segreto d'ufficio e professionale dei membri.

§52 Contenuto del controllo

1 I Controllori verificano il pieno rispetto della LRD, degli Statuti e del presente Regolamento.

2 Il controllo si effettua secondo le diposizioni del concetto di controllo e deve in particolar modo stabilire se:

  1. i documenti necessari per ottemperare agli obblighi di diligenza e di documentazione sono allestiti e conservati correttamente.
  2. i documenti sopracitati permettono di stabilire che gli obblighi di verifica e di identificazione sono adempiuti.
  3. l'obbligo di comunicazione è svolto correttamente.
  4. l'obbligo di formazione è adempiuto e se i collaboratori mostrano un livello di conoscenza sufficiente, rispettivamente se un concetto di formazione interna è allestito e applicato.

3 Il controllo se prefigge anche di verificare se le condizioni d'affiliazione all'OAD PolyReg sono sempre adempiute e se tutte le modifiche previste dal § 8 degli Statuti sono state immediatamente annunciate.

4 I Controllori trasmettono una copia del loro rapporto al Direttore dell'OAD PolyReg al più tardi entro 14 giorni dopo la fine del controllo. Essi annunciano inoltre immediatamente e oralmente al Direttore dell'OAD PolyReg le infrazioni gravi che hanno constatato o i loro sospetti fondati di infrazioni gravi. Il Comitato Direttivo decide sul proseguimento della procedura (nomina di un responsabile d'inchiesta indipendente, sanzioni, comunicazione alla FINMA).

§53 Controllo straordinario

1 Un Responsabile d'inchiesta indipendente può essere nominato in caso di attività sospetta, di irregolarità o di constatazione d'infrazione. Egli invia il suo rapporto scritto al Comitato Direttivo delegato o alla Delegazione del Comitato Direttivo dell'OAD PolyReg. Egli indaga in maniera approfondita le circostanze dubbie o poco chiare.

2 Il Responsabile d'inchiesta indipendente raccoglie i mezzi di prova nel fascicolo del membro in questione e menziona la sue constatazioni in un rapporto scritto. Egli può allegare una proposta di sanzione al suo rapporto.

3 Il membro in questione aiuta il Responsabile d'inchiesta indipendente nello svolgimento dei suoi compiti e gli permette una consultazione illimitata.

4 I costi di un controllo straordinario sono stabiliti dal Comitato Direttivo. Di norma essi sono sopportati dal membro. Il Direttore dell'OAD PolyReg procede al loro incasso.

M. Sistema di sanzioni

§54 Sanzioni

1 In caso di violazione delle disposizioni del presente Regolamento, degli Statuti o della LRD, in particolar modo degli obblighi di diligenza (art. 3-8 LRD), dell'obbligo di comunicazione (art. 9 LRD) e dell'obbligo di formazione (art. 8 LRD), possono essere inflitte all'intermediario finanziario le sanzioni seguenti:

  1. avvertimento;
  2. multa da 300 a 300'000 franchi;
  3. minaccia di esclusione;
  4. esclusione dall'OAD.

2 Oltre ad una sanzione può essere assegnato all'intermediario finanziario un termine di 3 mesi per ristabilire la legalità e la conformità della situazione. Questo termine può essere combinato con delle istruzioni e delle condizioni riguardo all'organizzazione interna dell'intermediario finanziario.

§55 Multa

1 Per il calcolo dell'ammontare della multa deve essere presa in considerazione la gravità dell'infrazione, il grado di colpa e la capacità finanziaria dell'intermediario finanziario. Delle pene o misure statali non impediscono all'OAD PolyReg d'infliggere allo stesso tempo le proprie sanzioni. Esse possono tuttavia essere ridotte se l'accumulo delle pene inflitte fosse troppo gravoso e di una severità inadeguata.

2 In caso di infrazioni minori commesse per negligenza può essere emanato un avvertimento al posto di una multa o anche rinunciare ad infliggere un qualsiasi tipo di sanzione.

§56 Esclusione

1 L'esclusione può essere pronunciata in caso di infrazioni ripetute alle disposizioni del presente Regolamento o degli Statuti se l'intermediario finanziario, nonostante un avvertimento, non ha ristabilito una situazione conforme alle disposizioni del presente Regolamento o degli Statuti nel termine che gli era stato imposto.

2 Un membro è escluso qualora le condizioni d'affiliazione non sussistano più, in particolar modo se egli non adempie correttamente gli obblighi derivanti dalla LRD o se egli non garantisce più un'attività impeccabile dal punto di vista della sua organizzazione o del suo personale, così come se non ristabilisce, nonostante richiamo, la legalità e la conformità della sua situazione entro il termine imposto (al massimo di tre mesi).

3 Si può rinunciare ad un avvertimento o all'assegnazione di un termine per il ripristino della conformità quando queste misure appaiano inutili.

4 Un membro deve essere escluso qualora egli abbia violato intenzionalmente o per negligenza grave le disposizioni della LRD, in particolare l'obbligo di comunicazione.

5 L'esclusione e la minaccia d'esclusione può in ogni caso essere accompagnata da una multa.

§57 Procedura d'esclusione

1 Se l'intermediario finanziario non comporta che una sola persona o nella fattispecie si tratta di una società senza dipendenti, ("Einmanngesellschaft"), egli è escluso dall'associazione.

2 Allo stesso modo sono escluse dall'associazione le piccole imprese (meno di 5 dipendenti o associati) quando l'infrazione intenzionale commessa é imputabile a tutte queste persone in quanto esse hanno contribuito o reso possibile questa infrazione per negligenza o tollerandola.

3 Se l'intermediario finanziario è costituito da più persone,2 quelle che hanno violato intenzionalmente l'obbligo di comunicare devono essere escluse dall'organizzazione dell'intermediario finanziario in un termine di 3 mesi al massimo e devono essere immediatamente destituiti dal loro incarico di intermediari finanziari.

4 Nel caso descritto nel capoverso precedente, non sono soltanto gli attori diretti della violazione dell'obbligo di comunicare che devono essere esclusi, ma bensì tutte le persone che, in seno dell'organizzazione dell'intermediario finanziario, vi hanno contributo in maniera intenzionale, sia per azione che per omissione.3

5 L'OAD PolyReg può rinunciare ad escludere un intermediario finanziario quando è provato che quest'ultimo ha ristabilito la legalità in breve termine (massimo in 3 mesi) e presenta una concreta garanzia di adempiere gli obblighi di diligenza secondo la LRD. Qualora così non fosse, l'intermediario finanziario deve essere escluso dall'OAD PolyReg.

Nota:

2. Esempio: l'intermediario affiliato é una persona fisica che ha degli impiegati; o l'intermediario finanziario affiliato é un'unione di persone o una persona giuridica che ha degli impiegati.

Nota:

3. In particolare in caso di errori da parte del responsabile della formazione o dei dirigenti nel contesto dell'assegnazione, della comunicazione e dell'attuazione di direttive interne o nell'ambito dei controlli interni inerenti l'attuazione delle disposizioni in materia di lotta contro il riciclaggio di denaro.

§58 Rapporto alla FINMA

1 Qualora fosse prevista una procedura di sanzione o di esclusione contro un intermediario finanziario affiliato all'associazione, che potrebbe culminare con una pena convenzionale o un'esclusione dell'OAD PolyReg, la decisione di aprire questa procedura, come quella di chiuderla, deve essere trasmessa alla FINMA.

2 Se la procedura concerne una persona soggetta a segreto professionale, la Delegazione del Comitato Direttivo deve vegliare sul rispetto del segreto prendendo delle misure appropriate (documenti anonimi, ecc.).

§59 Rimedi giuridici in seno all'associazione
Tutte le sanzioni previste al § 37 degli Statuti possono essere oggetto di un ricorso al Tribunale arbitrale.

N. Istruzione

§60 Obbligo di formazione, svolgimento e dispense

1 Gli intermediari finanziari così come tutti i collaboratori attivi nell'intermediazione finanziaria devono seguire una formazione dell'OAD PolyReg. I collaboratori devono inoltre essere formati dagli intermediari finanziari sulle misure e le direttive interne al fine di combattere il riciclaggio di denaro.

2 La formazione comprende una formazione di base e una formazione continua annuale.

§61 Svolgimento della formazione

1 Se la formazione non è direttamente assicurata dall'OAD PolyReg, essa è eseguita da un organismo da lui designato. Il Direttore può, su richiesta inoltrata anticipatamente, riconoscere come valido l'adempimento dell'obbligo di formazione continua seguita da un membro presso un altro organismo di formazione.

2 L'intermediario finanziario può svolgere, con l'autorizzazione del Comitato Direttivo, una propria formazione interna ("in house") a patto che disponga di un responsabile della formazione con competenze approfondite. A tal proposito, l'intermediario finanziario stabilisce per iscritto un concetto di formazione dettagliato che sarà sottoposto alla verifica del Comitato Direttivo. L'OAD PolyReg veglia in questo caso affinché il concetto di formazione sia effettivamente eseguito. I Controllori sono tenuti a verificare quest'ultimo punto, nonché a riferirne in rapporti scritti.

3 I nuovi collaboratori e i nuovi intermediari finanziari affiliati devono seguire la formazione di base entro un termine appropriato, ma al più tardi entro 6 mesi. Essi sono tenuti a svolgere una formazione continua una volta all'anno.

§62 Dispensa

1 Se i nuovi collaboratori attivi nell'intermediazione finanziaria hanno già seguito altrove una formazione sugli obblighi e la messa in atto della LRD, un membro può presentare domanda scritta di dispensa all'OAD PolyReg. La domanda deve essere motivata ed inoltrata entro un termine di 3 mesi. Il membro è responsabile che i suoi nuovi collaboratori seguano una formazione interna complementare concernente le prescrizioni dell'OAD PolyReg e sulle misure e le direttive interne all'impresa in materia di lotta contro il riciclaggio di denaro.

2 Le persone attive nell'intermediazione finanziaria in seno ad un intermediario finanziario che non esercitano a titolo professionale4 sono dispensati dalla formazione continua annuale finché continuano a esercitare non a titolo professionale e a condizione che abbiano inoltrato tempestivamente la loro dichiarazione di inattività. Se sono trascorsi più di tre anni dall'ultima formazione al momento in cui il membro comincia ad esercitare un'attività a titolo professionale, egli deve seguire una nuova formazione di base. Il Direttore può, su richiesta scritta, accordare delle eccezioni.

Nota:

4. Ordinanza del Consiglio federale del 18 novembre 2009 concernente l'esercizio a titolo professionale dell'attività di intermediazione finanziaria (OAIF), RS 955.071.

§63 Scopo della formazione

1 Per una buona applicazione della LRD, le persone attive nell'ambito dell'intermediazione finanziaria devono avere delle conoscenze appropriate alla loro funzione in materia di disposizioni legali, di forme di riciclaggio, della regolamentazione dell'OAD PolyReg e delle misure interne all'impresa prese per lottare contro il riciclaggio di denaro.

2 Il programma di formazione ha lo scopo di trasmettere delle conoscenze sulle diposizioni in materia di lotta contro il riciclaggio di denaro, in particolare sugli obblighi di diligenza (art. 3-8 LRD), sull'obbligo di comunicazione (art. 9 LRD), sul blocco dei beni (art. 10 LRD) e sul divieto d'informare gli interessati o terzi sulle comunicazioni (art. 10a LRD), così come sulle disposizioni d'applicazione della LRD, sulle disposizioni pertinenti del codice penale (art. 260ter, 260quinquies, art. 305bis e art. 305ter CP), sulle prescrizioni emanate dall'OAD PolyReg e sulle misure interne all'impresa per contrastare il riciclaggio di denaro.

3 L'OAD PolyReg informa i suoi membri per iscritto dell'offerta di formazione dell'associazione. A questo proposito l'associazione stabilisce un concetto di formazione. abschnitt {O. Disposizioni finali}

§64 Disposizioni transitorie
Gli obblighi derivanti dal § 12 del presente Regolamento valgono per tutte le relazioni d'affari che sono state avviate a partire dal 1 febbraio 2009 così come in caso di rinnovo della verifica dell'identità di una persona giuridica secondo il § 26.

§65 Entrata in vigore
Questo Regolamento è stato definito dalla FINMA come provvedimento superprovvisorio con decisione del 21 marzo 2014, ed entra in vigore il 24 marzo 2014 (giorno della ricezione della decisione).5

Nota:

5. La versione in lingua tedesca del presente Regolamento fa testo per tutte le vertenze che risultano dalla sua applicazione o interpretazione.