PolyReg Associazione Generale di Autodisciplina

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Statuti

Nome, sede e scopo

§1 Nome e sede

¹ "PolyReg Allg. Selbstregulierungs-Verein" (PolyReg Associazione Generale di Autodisciplina) è un'associazione ai sensi degli art. 60 e segg. CC.

² L'associazione va iscritta nel registro di commercio.

³ La sede dell'associazione si trova a Zurigo.

§2 Scopo

¹ L'associazione è un organismo di autodisciplina a livello svizzero, indipendente da organizzazioni professionali, ai sensi dell'art. 24 della legge federale relativa alla lotta contro il riciclaggio di denaro (LRD), e ha come scopo l'adempimento dei compiti previsti da tale legge. Essa adempie i compiti legali di sorveglianza e controllo nei confronti degli intermediari finanziari affiliati che sono membri dell'associazione e sottostà alla sorveglianza dell'Autorità di controllo per la lotta contro il riciclaggio di denaro (Autorità di controllo, art. 17 LRD).

² L'associazione obbliga i suoi membri a fornire dei servizi finanziari di alta qualità ed ineccepibili dal punto di vista professionale ed etico. L'associazione veglia sul rispetto permanente e continuo delle disposizioni della LRD da parte dei suoi membri mediante una formazione appropriata, istruzioni, controlli e un sistema di sanzioni interno all'associazione.

³ L'associazione raccoglie e gestisce i dati previsti dalla legge concernenti i propri membri e la propria attività. Essa conduce i controlli necessari ad assicurarsi il rispetto delle disposizioni legali e procede alle comunicazioni necessarie ai sensi della LRD e secondo le istruzioni dell'Autorità di controllo.

Qualità di socio

§3 Possibilità di affiliazione

¹ La qualità di membro alla PolyReg è data a tutte le persone fisiche e giuridiche che operano nel settore finanziario, che hanno la loro sede, una succursale o degli uffici in Svizzera e che forniscono un'attività finanziaria in Svizzera ai sensi dell'art. 2 cpv. 3 lett. a-g LRD.

² I membri del Comitato Direttivo ed il Direttore devono e possono diventare membri dell'associazione e sottostare agli Statuti ed al Regolamento, anche nel caso in cui loro stessi non siano intermediari finanziari. Qualora fossero degli intermediari finanziari, non possono tuttavia essere sorvegliati da PolyReg. Riservata è la conclusione di contratti di lavoro o di mandato per regolare in maniera complementare delle relazioni di diritto privato.

³ I membri del Tribunale arbitrale e l'Organo di revisione non possono essere membri dell'associazione.

§4 Esigenze nei confronti dei soci

¹ Possono diventare membri tutte le persone che adempiono le seguenti condizioni:

1. Il membro stesso gode di buona reputazione in relazione alla sua attività d'intermediario finanziario e presenta tutte le garanzie di rispettare gli obblighi prescritti dalla LRD e dal Regolamento. Queste disposizioni si applicano anche alle persone incaricate dell'amministrazione o della Direzione degli affari, così come ai collaboratori che adempiono delle funzioni nell'ambito della mediazione finanziaria.
2. Il membro si obbliga a esercitare in ogni momento la sua attività conformemente agli scopi del presente Statuto.
3. Il membro si obbliga a rispettare in ogni momento gli obblighi stabiliti dalla LRD, dalle istruzioni dell'Autorità di controllo e dal Regolamento secondo l'art. 25 LRD.

² Questi obblighi valgono anche per i membri del Comitato Direttivo, i membri della Commissione Riciclaggio di Denaro, la Direzione, gli arbitri, le persone incaricate della formazione, le persone indipendenti Responsabili d'inchiesta, i controllori e l'organo di Revisione. Essi devono in oltre dimostrare di possedere delle conoscenze professionali sufficienti e presentare delle garanzie di un'attività di controllo impeccabile e devono in oltre essere indipendenti dalla direzione e dall'amministrazione degli intermediari finanziari da controllare.

§5 Richiesta d'affiliazione

¹ Le richieste d'affiliazione devono essere inoltrate al Direttore, che a sua volte le trasmetterà al Comitato Direttivo dopo aver esaminato le condizioni d'affiliazione ed eventualmente dopo aver richiesto un eventuale complemento della richiesta. Il Direttore può proporre di accettare o di rifiutare l'affiliazione.

² La richiesta d'affiliazione deve riferirsi agli Statuti ed al Regolamento di PolyReg e contenere una dichiarazione scritta, secondo la quale il candidato dichiara di sottostare senza alcuna riserva alle disposizioni ivi prescritte.

³ Alla richiesta vanno allegati tutti i documenti necessari a fornire informazioni riguardanti l'organizzazione e l'attività del candidato, nonché tali da dimostrare le sue qualifiche. Nella fattispecie (lista non esaustiva):

1. Estratto attuale del registro di commercio (qualora il candidato vi fosse iscritto o qualora l'iscrizione fosse obbligatoria);
2. Indicazioni concernenti lo scopo e l'attività dell'impresa;
3. Indicazione del nome, cognome, ragione sociale o produzione in allegato degli statuti dell'impresa del candidato;
4. Indicazione precisa dell'indirizzo degli uffici in Svizzera, con numero di telefono e indirizzo di posta elettronica;
5. Designazione del Direttore, rispettivamente delle persone economicamente influenti nell'impresa, così come dei membri di direzione, delle persone con diritto di firma e delle partecipazioni rilevanti;
6. Indicazione del numero e dell'identità delle persone attive nell'intermediazione finanziaria come pure le loro qualifiche;
7. Indicazione d'appartenenza a delle associazioni professionali;
8. Indicazione di un'appartenenza antecedente a un'altra Organizzazione di Autodisciplina o segnalazione di un rifiuto precedente da parte di un'Organizzazione di Autodisciplina;
9. Attestato di buona reputazione (estratto dal registro delle esecuzioni, estratto del casellario giudizia le, dichiarazione d'assenza di procedura penale o amministrativa pendente in linea con l'attività professionale);
10. Referenze.

⁴ Il Comitato Direttivo può redigere mediante un regolamento altre normative concernenti la forma ed il contenuto della richiesta d'affiliazione e creare un apposito formulario.

§6 Decisione in merito all'affiliazione e rimedi giuridici

¹ Il Comitato approva la richiesta d'affiliazione dopo essersi convinto che le disposizioni legali e statuarie sono rispettate, in caso contrario rifiuta l'affiliazione.

² Il Comitato può delegare tutta o parte della decisione d'affiliazione al Comitato delegato.

³ In caso di rifiuto della propria richiesta d'affiliazione, il candidato può inoltrare ricorso presso il Tribunale arbitrale previsto dai presenti Statuti.

§7 Nomina degli organi

¹ Per i membri degli organi, che in virtù del presente statuto, devono essere soci dell'associazione, è necessaria prima della loro elezione una verifica atta ad esaminare se gli stessi adempiono le condizioni di elezione. Gli organi e i collaboratori che rappresentano PolyReg verso terzi, devono in oltre essere approvati dall'Autorità di controllo.

² L'organo diventa socio dell'associazione mediante la sua elezione. Qualora l'Autorità di controllo se ne fosse presa il diritto, la qualità di socio non è accordata sennonché dopo l'approvazione da parte di quest'ultima.

³ L'organo deve firmare un formulario di adesione che fa riferimento agli Statuti dell'associazione.

§8 Condizioni per il mantenimento dell'affiliazione

¹ I membri sono tenuti ad adempiere e mantenere le condizioni d'affiliazione in ogni momento.

² I membri sono tenuti ad annunciare immediatamente e spontaneamente al Direttore ogni cambiamento delle condizioni che hanno permesso la loro affiliazione. Il Direttore deve in seguito fare rapporto al Comitato.

³ I Controllori verificano in occasione del controllo ordinario se gli obblighi d'informazione nei confronti dell'associazione sono stati rispettati e se le condizioni d'affiliazione sussistono continuamente.

⁴ Il Direttore verifica periodicamente e per mezzo delle informazioni accessibili abitualmente (per esempio le pubblicazioni nel Foglio Ufficiale Svizzero di Commercio) se i soci adempiono continuamente le condizioni d'affiliazione e se essi hanno annunciato eventuali modifiche. Egli ne fa rapporto al Comitato.

§9 Dimissione

¹ I membri possono disdire la propria affiliazione in qualsiasi momento per forma scritta inviando una lettera al Direttore. In caso di disdetta il contributo periodico per il periodo corrente rimane dovuto. Lo stesso vale anche per le pretese dell'associazione in materia di pagamenti o multe che sono state inoltrate prima della dimissione, così come per le multe susseguenti emanate dopo una procedura di controllo che era già stata ordinata al momento della dimissione.

² Se la dimissione avviene dopo che una procedura di controllo è stata ordinata dal Comitato mediante nomina di un Responsabile d'inchiesta indipendente o di un controllore, questo controllo va protratto fino alla fine e la disdetta non assume efficacia sennonché soltanto dopo la completa conclusione del controllo e di un eventuale procedura di sanzione relativa allo stesso.

³ Il membro dimissionario non è più autorizzato a svolgere un'attività d'intermediario finanziario dopo la sua dimissione, salvo che egli sia affiliato ad un'altra organizzazione d'autodisciplina o salvo che egli sia autorizzato da parte dell'Autorità di controllo.

⁴ Gli organi sono automaticamente esclusi da PolyReg nel momento in cui la dimissione, il licenziamento, la non rielezione o il rinvio ha effetto.

§10 Esclusione dei membri

¹ Il Comitato Direttivo può, su propria delibera o su proposta del Direttore o di un Responsabile d'inchiesta, escludere un membro quando:

• Il membro ha infranto ripetutamente degli obblighi d'informazione verso l'associazione;
• Le condizioni di mantenimento dell'affiliazione (di cui al precedente §8) non sono più adempite, in particolar modo quando il membro in questione non adempie più correttamente gli obblighi derivanti dalla legge in materia di riciclaggio di denaro o che, personalmente o dal punto di vista organizzativo, non sussistano più le condizioni per un impeccabile adempimento delle proprie funzioni.
• Il membro non adempie i suoi obblighi finanziari (tasse sociali, pagamenti e multe / pene convenzionali) nonostante diffida.

² Un membro deve essere escluso quando ha violato delle disposizioni della LRD, in particolare l'obbligo di comunicare, sia intenzionalmente sia per negligenza grave. Se più persone sono coinvolte, la procedura segue le disposizioni particolari del Regolamento.

³ Prima dell'esclusione, viene in principio inviato un avvertimento, per il quale viene fissato, sotto minaccia di esclusione, un periodo di prova di 3 mesi al massimo per ristabilire una situazione conforme agli statuti ed alla legge. Riservati sono i casi in cui un'esclusione immediata è necessaria.

⁴ Una multa, dell'ammontare stabilito dal Comitato Direttivo, può essere accumulata, in ogni caso, all'esclusione o all'avvertimento.

§11 Conseguenze finanziarie

Una tassa sociale esigibile al momento della dimissione o dell'esclusione, è per il periodo corrente ancora da saldare.

§12 Ricorso al Tribunale arbitrale

¹ Le decisioni di esclusione e di sanzione del Comitato Direttivo devono essere brevemente motivate e comunicate per iscritto.

² Un membro può inoltrare un ricorso in seno al Tribunale arbitrale stabilito dai presenti Statuti.

³ Il Responsabile della procedura del Tribunale arbitrale informa il Comitato Direttivo dei ricorsi ricevuti e procede alla costituzione del Tribunale arbitrale.

⁴ Il ricorso ha effetto sospensivo. In casi urgenti il Comitato Direttivo può ritirare l'effetto sospensivo del ricorso e prendere delle misure provvisorie. Le misure provvisorie e il ritiro dell'effetto sospensivo ordinato dal Comitato Direttivo sono sottoposte al giudizio di un arbitro unico, determinato mediante sorteggio.

§13 Costituzione di sezioni

Il Comitato Direttivo ripartisce i membri in sezioni, secondo dei criteri geografici e funzionali (settore, lingua). Le persone sottomesse al segreto professionale costituiscono una sezione propria. Le singole sezioni non beneficiano di personalità giuridica o d'indipendenza, ma sono unicamente delle divisioni organizzative in seno all'associazione.

Obblighi d'informazione

§14 Obblighi di sorveglianza e d'informazione da parte degli Organi

¹ Tutti gli organi di PolyReg hanno un obbligo illimitato d'informazione nei confronti dell'Autorità di controllo ai sensi degli art. 18 e 19 LRD così come il dovere di adempiere i compiti previsti dagli art. 26 e 27 LRD.

² Riservati rimangono i riscontri fatti da persone soggette all'obbligo del segreto professionale, nell' ambito del segreto professionale protetto ai sensi dell'art. 321 CPS. Questa norma rende infatti i membri della Delegazione del Comitato Direttivo, i Responsabili d'inchiesta, i Controllori di persone sottoposte al segreto professionale (o nell'ambito di una collaborazione con queste persone), soggetti al segreto professionale.

³ Tutti gli organi sono tenuti a riferire al Direttore le constatazioni particolari fatte in occasione dell'esercizio della loro funzione, nella misura in cui non le riferiscano già al Comitato Direttivo. I rapporti sono da inviare, nella misura in cui ciò è possibile, per iscritto o mediante posta elettronica; i rapporti in forma orale sono da protocollare immediatamente da parte del Direttore.

⁴ Il Direttore fa rapporto al Presidente, all'attenzione del Comitato Direttivo, immediatamente in caso d'urgenza o in maniera riassuntiva negli altri casi.

⁵ Gli organi di PolyReg devono annunciare spontaneamente al Direttore tutte le modifiche della loro situazione personale che potrebbero avere un'influenza sull'adempimento dei loro compiti.

§15 Obbligo d'informazione degli intermediari finanziari

¹ Gli intermediari finanziari hanno un obbligo illimitato d'informazione nei confronti di PolyReg su tutti i fatti e le circostanze rilevanti dal punto di vista della LRD, a patto che nessun obbligo di confidenza legale vi si opponga.

² Per le persone sottostanti al segreto professionale l'obbligo d'informazione per i fatti soggetti a segreto professionale esiste soltanto nei confronti di organi di controllo speciali (Controllori ed Responsabili d'inchiesta indipendenti speciali, Delegazione del Comitato Direttivo) i quali sottostanno allo stesso segreto professionale e devono altresì vegliare al mantenimento dello stesso in seno all'associazione.

³ I membri comunicano spontaneamente al Direttore tutte le modifiche relative alle informazioni fornite nella richiesta d'affiliazione.

⁴ Qualora un membro facesse una comunicazione all'ufficio di comunicazione (art. 9 LRD), è tenuto ad informare il Direttore senza indicazione del nome ed in forma anonima. Decorso il termine di blocco dei beni, il Direttore deve essere informato della questione. Le persone sottoposte a segreto professionale informano in maniera anonima dopo il decorso di questo termine o rapportano alla Delegazione del Comitato Direttivo.

§16 Annunci all'Autorità di controllo

¹ Tutti gli annunci all'Autorità di controllo sono fatti secondo le disposizioni impartite da quest'ultima in virtù dell'art. 27 LRD. Devono essere annunciati gli intermediari finanziari affiliati, dimissionari, esclusi o rifiutati. Ogni tre mesi va in oltre trasmesso lo stato attuale dei membri e le modifiche riguardanti i collaboratori dirigenti o autorizzati a firmare, sotto riserva d'istruzioni differenti.

² L'Autorità di controllo va in oltre informata dell'apertura di procedure d'esclusione di un membro, così come delle procedure disciplinari adottate, della nomina di un Responsabile d'inchiesta indipendente e del risultato della stessa e delle procedure disciplinari prese a riguardo.

³ La persona addetta alle comunicazioni con l'Autorità di controllo é il Direttore o, qualora ne fosse impossibilitato, il Presidente dell'associazione.

§17 Raccolta e gestione dei dati

¹ L'associazione gestisce una banca dati elettronica centralizzata, contenente i dati pertinenti riguardanti i suoi membri, l'attività di controllo e l'insieme delle sue attività.

² L'associazione tratta i dati confidenzialmente, fatta eccezione nelle occasioni ordinate dalla legge. Un membro non deve in particolar modo aver accesso ai dati concernenti un altro membro.

Organizzazione dell'associazione

§18 Organi

Gli Organi di PolyReg sono:

1. L'Assemblea generale, la quale può prendere le proprie decisioni mediante decisione scritta dei suoi membri;
2. Il Comitato Direttivo / Comitato Direttivo delegato / Delegazione del Comitato Direttivo;
3. Il Direttore;
4. L'Organo di revisione.

§19 Unità organizzative

¹ Il Comitato Direttivo nomina, incarica, istruisce e sorveglia le seguenti unità organizzative:

1. La Commissione riciclaggio di denaro / il Presidente delle Commissione riciclaggio di denaro;
2. La Commissione della formazione / il Responsabile della formazione;
3. Il Tribunale arbitrale / il Responsabile della procedura del Tribunale arbitrale;
4. I Responsabili d'inchiesta indipendenti;
5. I Controllori.

² La Commissione riciclaggio di denaro, la Commissione della formazione ed il Tribunale arbitrale sono presieduti da un membro del Comitato Direttivo. Gi altri membri possono essere scelti anche al di fuori del Comitato Direttivo.

³ Il Responsabile della procedura al Tribunale arbitrale dirige la procedura arbitrale e, una volta costituito quest'ultimo, vi esercita in qualità di segretario. Egli non deve far parte del Comitato Direttivo delegato.

§20 Comitato Direttivo

¹ Il Comitato Direttivo é composto dal Presidente, dal suo Vice e da almeno altri due membri. Un membro del Comitato Direttivo può esercitare più di una funzione statuaria simultaneamente.

² Il Comitato Direttivo sostituisce i membri uscenti eleggendo dei nuovi membri e fissa il numero dei suoi membri in funzione del carico di lavoro. Elegge nuovi membri del Comitato Direttivo in caso di ampliamento di quest'ultimo. Riservata rimane la competenza dell'Assemblea generale, che può anche prendere le proprie decisioni per decisione scritta da parte dei suoi membri, di confermare o revocare i membri del Comitato Direttivo (art. 65 cpv. 3 CCS).

³ Il Comitato Direttivo si costituisce da solo.

⁴ I membri del Comitato Direttivo sono eletti per la durata di quattro anni e sono rieleggibili.

§21 Sedute del Comitato Direttivo

¹ Il Comitato Direttivo si riunisce secondo le necessita su convocazione del Presidente.

² Ogni membro del Comitato Direttivo può richiedere la convocazione di una seduta del Comitato Direttivo se ne indica il motivo.

³ Il Comitato Direttivo può deliberare solo alla presenza di almeno la metà dei suoi membri. Esso prende le sue decisioni a maggioranza semplice. In caso di parità il voto del Presidente vale doppio.

⁴ La maggioranza assoluta é necessaria per le elezioni. Nel caso in cui più ballottaggi siano necessari, il candidato che raccoglie il minor numero di voti é escluso ad ogni turno. A partire dal secondo turno possono essere eletti soltanto i candidati che hanno ottenuto almeno un voto nel primo turno.

⁵ Il Comitato Direttivo può deliberare (fatta eccezioni per le elezioni) anche per corrispondenza, salvo che nessuno dei suoi membri richieda una convocazione.

⁶ Delle delibere del Comitato Direttivo viene tenuto un verbale.

§22 Competenze e compiti del Comitato Direttivo

¹ Sono di competenza del Comitato Direttivo tutte quelle funzioni che, in conformità alle disposizioni di legge o statutarie, non sono riservate all'Assemblea Generale o ad un altro organo. Esso può delegare le sue competenze al Comitato Direttivo delegato.

² In caso di bisogno esso emana i regolamenti necessari per precisare i compiti ad altri organi e unità organizzative.

³ In particolare il Comitato Direttivo ha i seguenti compiti:

• Determinare, coordinare e sorvegliare le diverse funzioni;
• Emanare e modificare il Regolamento secondo l'art. 25 LRD, sotto riserva d'approvazione da parte dell'Autorità di controllo;
• Formulare un concetto di formazione e di formazione continua secondo le proposte della Commissione riciclaggio di denaro e la messa in pratica di questo concetto, in collaborazione con la Direzione di PolyReg;
• Comunicare alla Direzione come prescritto dell'art. 27 cpv. 4 LRD;
• Prendere decisioni concernenti la nomina di un Controllore per procedere ad un controllo presso un intermediario finanziario in caso di sospetta attività di riciclaggio di denaro o di un'altra attività particolare;
• Prendere decisioni in merito a sanzioni;
• Mettere in atto il concetto di formazione e di formazione continua;
• Prendere decisioni in merito all'ammissione e all'esclusione di membri;
• Nominare il Direttore e comporre personalmente la Direzione di PolyReg;
• Eleggere i membri della Commissione riciclaggio di denaro;
• Eleggere e nominare i Responsabili d'inchiesta;
• Designare i Controllori che possono agire per conto dell'associazione;
• Amministrare i beni dell'associazione;
• Stabilire il budget annuale su proposta del Direttore e fissare le tasse sociali dei membri;
• Preparare delle proposte per l'Assemblea generale, che può anche decidere per decisione scritta dei suoi membri. Esso stabilisce chi é autorizzato a rappresentare l'associazione e la modalità di firma vincolante per l'associazione.

§23 Comitato Direttivo delegato

¹ Il Comitato Direttivo delegato é composta dal Presidente, dal suo vice e dal Direttore.

² Ogni membro del Comitato Direttivo delegato può in ogni momento richiedere la sua convocazione.

³ Il Comitato Direttivo delegato decide per maggioranza semplice.

⁴ Le decisioni per corrispondenza sono possibili.

⁵ Il Comitato Direttivo delegato assolve i compiti assegnati dal Comitato Direttivo, in particolar modo:

• La sorveglianza diretta sulla Direzione di PolyReg;
• La preparazione e l'introduzione delle procedure di sanzione;
• Il controllo delle condizioni di affiliazione così come il controllo del rispetto permanente di queste condizioni, in collaborazione con il Direttore;
• La decisione sull'approvazione o il rifiuto dell'affiliazione di un membro quando costui é eletto dal Comitato Direttivo;
• La decisione sull'elezione e la nomina di un Responsabile d'inchiesta indipendente, così come la decisione di ordinare una revisione speciale presso dei membri; Così come tutti gli altri compiti delegati dal Comitato Direttivo.

⁶ Il Comitato Direttivo delegato agisce verso terzi a nome e per conto del Comitato Direttivo.

§24 Delegazione del Comitato Direttivo

¹ Il Comitato Direttivo designa una propria delegazione dei suoi membri (almeno due membri) che devono sottostare tutti al segreto professionale degli avvocati e notai.

² La Delegazione del Comitato Direttivo adempie verso gli intermediari finanziari soggetti a segreto professionale tutte le funzioni del Comitato Direttivo che implicano la presa di conoscenza di elementi soggetti a segreto professionale.

³ La Delegazione del Comitato Direttivo gestisce una documentazione separata e deve mantenere completamente il segreto professionale.

§25 Assemblea generale

¹ L'Assemblea generale ordinaria è convocata una volta all'anno. Delle Assemblee generali straordinarie possono essere convocate dal Comitato Direttivo o qualora un quinto dei membri lo richieda.

² L'Assemblea generale è convocata dal Presidente. L'ordine del giorno deve essere comunicato ai membri perlomeno con 20 giorni d'anticipo. In caso d'urgenza il Presidente può diminuire questo termine fino a 3 giorni.

³ Ogni membro (persona fisica o giuridica) ha un voto all'Assemblea generale.

⁴ I membri sono tenuti a comunicare per iscritto al Comitato Direttivo, all'attenzione dell'Assemblea generale, i punti che desiderano portare l'ordine del giorno, al più tardi entro 7 giorni dopo aver ricevuto la convocazione all'Assemblea generale.

§26 Decisione scritta

Su ordine del Comitato Direttivo, l'Assemblea generale può essere sostituita da una decisione scritta di tutti i membri.

§27 Competenze dell'Assemblea generale

I compiti dell'Assemblea generale sono i seguenti:

• Elezione dell'organo di revisione;
• Decisione in merito al rapporto annuale del Comitato Direttivo, alla contabilità annuale, delega al Comitato Direttivo, al Direttore e all'organo di revisione;
• Conferma dei membri del Comitato Direttivo nuovamente nominati dal Comitato Direttivo in occasione della successiva Assemblea generale;
• Destituzione degli arbitri menzionati sulla lista;
• Modifica e complemento degli Statuti;
• Liquidazione dell'associazione.

§28 Decisioni

¹ Le decisioni, comprese le elezioni, dell'Assemblea generale sono prese per maggioranza semplice dei voti presenti o rappresentati, sotto riserva di una regola differente presente negli Statuti o nella legge.

² In caso di decisione scritta, la decisione deve essere presa per maggioranza semplice di tutti i membri.

³ In caso di parità nella votazione, il voto del Presidente vale doppio.

⁴ La rappresentanza dei membri assenti è esclusa. Le persone giuridiche e le società di persone sono rappresentate da una persona con diritto di firma.

⁵ Per le modifiche agli Statuti concernenti l'organizzazione dell'associazione o le regole di maggioranza nelle elezioni, è necessaria una maggioranza di due terzi di tutti i membri.

§29 Organo di revisione

¹ L'Assemblea generale elegge un Organo di revisione che resta in funzione fino all'elezione di un nuovo Organo di revisione.

² L'Organo di revisione verifica i conti annuali e la contabilità e stabilisce un rapporto scritto per il Comitato Direttivo all'attenzione dell'Assemblea generale. Un rappresentante dell'Organo di revisione prende parte all'Assemblea generale se vi sono delle contestazioni o se richiesto dal Comitato Direttivo.

§30 Commissione riciclaggio di denaro

¹ La Commissione riciclaggio di denaro è un organo specializzato con funzione di consulenza. Essa è composta di almeno tre esperti eletti dal Comitato Direttivo. Il Presidente della Commissione riciclaggio di denaro è nominato dal Comitato Direttivo, del quale egli è membro o ne diviene dopo la sua elezione.

² La Commissione riciclaggio di denaro funge da consigliere per il Comitato Direttivo, la Direzione di PolyReg ed il Responsabile della formazione in tutte le questioni relative al riciclaggio di denaro e deve in oltre vegliare che il ruolo di consigliere e quello nell'ambito della formazione corrisponda alle più recenti evoluzioni del settore. A questo proposito essa:

• Segue in maniera pertinente la legislazione in materia di riciclaggio di denaro;
• Prepara dei fascicoli informativi inerenti alla lotta al riciclaggio di denaro;
• Prepara una proposta di concetto di formazione e di formazione continua per i membri e consiglia il Comitato Direttivo e la Commissione di formazione.

§31 Direzione di PolyReg

¹ Il Comitato Direttivo delega la gestione degli affari correnti dell'associazione alla Direzione di PolyReg, salvo che non l'abbia già delegato al Comitato Direttivo delegato. La Direzione di PolyReg sottosta al Direttore e funge da tramite verso l'Autorità di controllo.

² La Direzione di PolyReg assume le funzioni di segretariato e cancelleria per il Tribunale arbitrale.

³ Il capo della Direzione di PolyReg (Direttore) rappresenta l'associazione verso terzi secondo istruzioni del Comitato Direttivo. Egli prende in oltre parte alle sedute del Comitato Direttivo quale consigliere, a meno che egli steso non sia già membro del Comitato Direttivo.

⁴ I compiti della Direzione di PolyReg sono in particolare:

• L'amministrazione dell'associazione
• La raccolta e la gestione dei dati relativi ai membri e l'annuncio di cambiamenti in materia di lotta al riciclaggio di denaro all'Autorità di controllo secondo le disposizioni impartite da quest'ultima.
• La collaborazione con la Commissione riciclaggio di denaro e al Comitato Direttivo al momento della messa in pratica del concetto di formazione e di formaione continua.
• L'archiviazione per 10 anni dei documenti relativi ai controlli effettuati e alle procedure di sanzione.
• Consigliare i membri per aiutarli dal punto di vista organizzativo.

§32 Responsabili d'inchiesta indipendenti

¹ Il Comitato Direttivo delegato nomina un Responsabile d'inchiesta indipendente per svolgere un'inchiesta presso gli intermediari finanziari in caso di sospetta infrazione delle disposizioni della LRD, del Regolamento o degli Statuti o se fosse necessario per chiarire alcuni punti nell'ambito di una procedura di sanzione.

² Il Responsabile d'inchiesta é indipendente da PolyReg e dagli intermediari finanziari da controllare. Deve soddisfare le stesse condizioni di un Controllore nonché dimostrare delle approfondite conoscenze riguardo alla messa in pratica delle disposizioni della LRD come anche nei confronti del ramo d'attività dell'intermediario finanziario presso il quale svolge la propria funzione.

³ Se l'intermediario finanziario, presso il quale deve essere svolta un'inchiesta, é soggetto al segreto professionale, il Responsabile d'inchiesta deve anch'egli sottostarne e fare rapporto alla Delegazione del Comitato Direttivo.

⁴ Il Responsabile d'inchiesta esamina nell'ambito del suo mandato se c'é stata un'infrazione che giustifica l'apertura di una procedura di sanzione e raccoglie gli elementi di fatto per una tale procedura.

⁵ Se il Responsabile d'inchiesta giunge alla conclusione che vi sono i presupposti per aprire una procedura nei confronti di un intermediario finanziario, lo annuncia al Comitato Direttivo delegato o alla Delegazione del Comitato Direttivo. Altrimenti chiude l'inchiesta ed informa il Comitato Direttivo delegato.

§33 Controllori

¹ L'associazione impiega, per svolgere i controlli legati alla sua attività di sorveglianza, dei Controllori designati dal Comitato Direttivo in maniera permanente o per una determinata durata.

² I Controllori sono delle persone o delle società che:

• Hanno una buona reputazione
• Dimostrano di possedere delle conoscenze approfondite in materia
• Presentano tutte le garanzie per un'attività di controllo impeccabile, e
• Sono indipendenti dagli intermediari finanziari da controllare. Se i Controllori stessi sono membri dell'associazione come anche intermediari finanziari, non possono controllarsi reciprocamente.

³ I Controllori o le persone che agiscono per essi vengono formati ed istruiti per la loro attività direttamente da PolyReg.

⁴ Un numero sufficiente di Controllori speciali, soggetti al segreto professionale, deve essere designato per controllare i membri soggetti a segreto professionale. I Controllori speciali fanno rapporto solo alla Delegazione del Comitato Direttivo.

⁵ Il Comitato Direttivo delegato o il Direttore inviano i Controllori per dei controll periodici per accertare il rispetto della LRD, del Regolamento e degli Statuti, così come per esaminare le condizioni d'ottenimento o di mantenimento della qualità di affiliato, in caso di situazioni poco chiare.

⁶ Il Comitato Direttivo deve inviare un Controllore in seno ai membri rei di violare gli obblighi interni di comunicazione e di conseguenza gli obblighi di informazione e di collaborazione che da essi ne derivano.

⁷ Il Comitato Direttivo può allo stesso modo, in casi particolari, inviare dei Controllori al di fuori dei controlli periodici.

⁸ Con l'accettazione del proprio mandato, il Controllore é sottomesso agli stessi obblighi di informazione e collaborazione nei confronti dell'associazione e dei membri. Il controllo viene eseguito dal Controllore su incarico e per conto dell'associazione.

§34 Controllore particolare di un membro

¹ Su richiesta di un membro, del quale i conti sono revisionati da un organo di revisione che possiede delle conoscenze in materia di LRD e adempie tutte le condizioni di un Controllore, il Comitato Direttivo può autorizzare che quest'organo di revisone assuma la funzione di Controllore per il membro richiedente.

² PolyReg é autorizzata a conferire ad un Controllore particolare di un membro un mandato e delle istruzioni. Il Controllore particolare di un membro fa rapporto allo stesso modo di un Controllore dell'associazione.

§35 Tribunale arbitrale

¹ La sede del Tribunale arbitrale è a Zurigo.

² Le decisioni del Tribunale arbitrale sono definitive.

§36 Composizione e costituzione

¹ Il Tribunale arbitrale é composto dal Responsabile della procedura del Tribunale arbitrale e da almeno sei membri indipendenti dall'associazione.

² Il Tribunale arbitrale si riunisce in seduta con tre arbitri, estratti a sorte per ogni vertenza dal Responsabile del tribunale arbitrale. Il primo arbitro estratto a sorte assume la funzione di presidente. Se una delle parti é soggetta a segreto professionale , lo stesso deve valere per gli arbitri ed il segretario del Tribunale arbitrale.

³ Un arbitro tirato a sorte svolge la sua funzione fino al termine della procedura pendente, indipendentemente dalla durata del suo mandato.

⁴ Le regole abituali in materia di destituzione sono applicabili anche nei confronti degli arbitri. Un membro può ricusare ogni arbitro che, per motivi concreti, appare parziale. Sulla richiesta di destituzione decide un giudice unico supplementare tirato a sorte. Un arbitro supplementare verrà in questo caso in seguito istituito.

⁵ Qualora la lista degli arbitri permanenti é esaurita e il Tribunale arbitrale non ha potuto quindi essere costituito, i membri e l'associazione designano ognuno, per ogni carica restante, due arbitri indipendenti, dei quali la controparte ne sceglie uno.

⁶ I ricorsi concernenti il calcolo di emolumenti sono giudicati da un arbitro unico designato dalla sorte. In caso di sanzioni di poca importanza, il Responsabile può in oltre proporre alle parti di sottoporre la questione al giudizio di un arbitro unico. Le opposizioni alle misure emanate dal Comitato Direttivo, rispettivamente la revoca dell'effetto sospensivo, saranno giudicate da un arbitro supplementare designato dalla sorte.

⁷ L'estrazione a sorte deve essere organizzata in maniera tale per cui, gli arbitri indisponibili e quelli che non conoscono la lingua nella quale si svolgerà la procedura, o quelli che saranno con molta probabilità destituiti, vengano sin dall'inizio scartati dal Responsabile. Il ricorrente può in oltre scartare due arbitre dall'estrazione a sorte, senza doverne indicare il motivo.

⁸ Gli arbitri hanno un mandato di 3 anni e sono rieleggibili. Essi devono comunicare a PolyReg le loro pretese economiche.

§37 Competenze del tribunale arbitrale

¹ Il Tribunale arbitrale giudica ricorsi contro le decisioni di rifiuto d'affiliazione, le decisioni d'esclusione o concernenti una sanzione, così come le decisioni di commisurazione e inflizione di pene convenzionali e indennità al Comitato Direttivo, ai Controllori e ai Responsabili d'inchiesta indipendenti.

² Ogni membro può in oltre ricorrere in seno al Tribunale arbitrale contro le decisioni degli organi dell'associazione aventi carattere dispositivo che annullano o sanciscono degli obblighi dei membri.

³ Esclusi sono i ricorsi contro la nomina di un Controllore o di un Responsabile d'inchiesta indipendente e contro le decisioni processuali di organi dell'associazione, in particolar modo quando esse impartiscono un termine o un semplice avviso (avvertimento).

⁴ Per il resto il Tribunale arbitrale é competente per tutte le vertenze tra l'associazione e i suoi membri, fintanto che la vertenza concerne l'associazione.

§38 Procedura del Tribunale arbitrale

¹ Il Tribunale arbitrale é adito in seguito alla notifica scritta del ricorso al Rappresentante o alla Direzione di PolyReg. In caso di ricorso contro una decisione ai sensi dell'art. 37 cpv. 1 o 2 dei presenti Statuti, la notifica deve giungere al più tardi entro 10 giorni dalla ricezione della decisione contestata (la data del timbro postale fa testo).

² Il Responsabile dirige la procedura fino all'inoltro della motivazione del ricorso e della risposta al ricorso. Egli deve in particolar modo stabilire dei termini per la consegna di quest'ultime e avvertire le parti sulle conseguenze dei loro eventuali ritardi, nonché prelevare le tasse d'iscrizione. Fintanto che il Tribunale arbitrale non é costituito, il Responsabile può respingere o sospendere la procedura per motivi procedurali in caso di omissione della motivazione del ricorso, di mancato pagamento delle tasse d'iscrizione, di ritiro del ricorso, di rinuncia, di riconsiderazione della fattispecie da parte del Comitato Direttivo e nel caso in cui quest'ultimo nel frattempo ha annullato la decisione contestata così come in caso di fallimento del membro querelante. In questi casi il Responsabile può decidere di rinunciare al prelevamento delle tasse, così come all'assegnazione di un'indennità processuale.

³ Una volta depositate la motivazione del ricorso e la risposta al ricorso si procede alla costituzione del Tribunale arbitrale secondo le disposizioni dell'art. 36 dei presenti Statuti. Il seguito della procedura é sotto la responsabilità del Giudice arbitro, il quale ordina almeno un'udienza orale o un secondo scambio di allegati (replica / duplica).

⁴ La lingua dell'udienza é una delle tre lingue nazionali ed é decisa a seconda la lingua ufficiale della sede del ricorrente o nella lingua dell'annuncio di ricorso.

⁵ Il Tribunale arbitrale giudica liberamente le decisioni impugnate. Esso non é condizionato in nessun modo dagli accertamenti delle istanze precedenti.

⁶ Il tribunale arbitrale delibera senza la presenza delle parti e può prendere decisioni per via di circolazione solo quando tutti gli arbitri hanno dato il loro consenso all'arbitro relatore e se nessuno ha richiesto la deliberazione orale.

⁷ Il Tribunale arbitrale applica la legge di procedura del Cantone di Zurigo, fatta eccezione per le seguenti differenze:

• Il Segretario non ha voto consultorio.
• In merito a decisioni concernenti delle sanzioni si applicano, per costi e per risarcimenti, le norme della procedura penale.
• In procedimenti d'esaminazione d'indennità non sono assegnati rimborsi per le procedure.
• Documenti probatori e testimonianze in lingua inglese sono accettati anche senza traduzione.
• Il calcolo delle indennità per il tribunale e la cancelleria sono stabiliti secondo la tariffa emessa dal Comitato Direttivo o, se quest'ultima manca, per applicazione analoga dell'ordinanza zurighese in materia di indennità procedurali.
• Delle cauzioni possono essere previste in ogni caso. Il ricorrente é tenuto a versare, su sollecitazione del Responsabile, le tasse d'iscrizione calcolate come segue:
• Fr. 500.-, qualora solo una tassa sia contestata;
• Fr. 1000.-, qualora una sanzione sia contestata;
• Fr. 2000.-, qualora la disputa concerna una non-ammissione o un'esclusione dell'associazione. Il Tribunale arbitrale può, dopo la sua costituzione, esigere dal ricorrente che quest'ultimo fornisca delle cauzioni supplementari e, in caso di ritardo, minacciare di non entrare in materia.

⁸ Le parti di una procedura arbitrale statuaria rinunciano al deposito del lodo presso l'autorità competente, rispettivamente a rimettere una sentenza a quest'ultima. Gli atti della procedura arbitrale sono tenuti nel fascicolo del membro in questione.

§39 Formazione

¹ PolyReg organizza delle sedute di formazione per tutti gli intermediari finanziari affiliati, per i Responsabili d'inchiesta indipendenti così come per i Controllori e fissa il contenuto e gli scopi della formazione. Per lo svolgimento sono interpellati degli specialisti esterni.

² Tutti gli intermediari finanziari affiliati sono tenuti a partecipare ad almeno ad una seduta di formazione continua all'anno. L'ambito della formazione é determinato dalle necessità concrete. Le imprese in ritardo verranno sanzionate e sottoposte a un controllo.

³ Sono altresì tenuti a partecipare alla formazione i collaboratori non indipendenti degli intermediari finanziari, nella misura in cui ad essi sia conferito un potere decisionale e partecipino a delle attività ai sensi degli art. 2 cpv. 3 della legge sul riciclaggio di denaro.

⁴ Il Comitato Direttivo può, su richiesta motivata, riconoscere quale equivalente la formazione interna gestita ed organizzata da un intermediario finanziario e dispensare quindi quest'ultimo dai corsi di formazione dell'associazione, solo se tuttavia l'intermediario finanziario dispone di un responsabile della formazione in seno all'impresa e fornisce un programma di formazione che soddisfi le esigenze dell'art. 8 LRD. In questi casi PolyReg controlla ugualmente il programma di formazione così come la sua applicazione.

⁵ L'intermediario finanziario é tenuto a pagare i costi della formazione. Questi sono fatturati direttamente da chi impartisce la formazione.

§40 Qualifica

¹ Le persone elette dagli organi devono avere una formazione e un'esperienza adeguata alla loro funzione, così come godere di buona reputazione ed essere indipendenti dagli intermediari finanziari affiliati (art. 24 cpv. 1 lett. c LRD). Le regole abituali in materia di destituzione sono anche a loro applicabili per analogia dei §95 ss. della legge sull'organizzazione giuridica zurighese.

² Gli arbitri devono disporre di un brevetto d'avvocato o di notaio e disporre di un'esperienza professionale di almeno cinque anni o essere in possesso di un diploma federale di contabile o esperto contabile.

³ Le regole abituali in materia di destituzione sono applicabili a tutti i membri degli organi e agli arbitri, applicando per analogia i §95 ss. della legge sull'organizzazione giuridica zurighese.

§41 Responsabilità

L'associazione risponde del suo operato esclusivamente con la propria sostanza. La responsabilità individuale dei suoi membri è limitata all'ammontare dell'ultima tassa annuale.

Disposizioni finanziarie

§42 Tassa d'affiliazione e tassa annuale

¹ Ad ogni intermediario finanziario affiliato viene richiesta una tassa d'affiliazione una tantum e una tassa annuale. L'ammontare della tassa è determinato dal numero di persone con diritto di firma e dall'insieme dei collaboratori che svolgono un'attività importante ai sensi della LRD, così come dall'importanza economica della sua attività nell'ambito finanziario. Il Comitato Direttivo emana a questo proposito una tariffa dei contributi forfettari.

² Il Comitato Direttivo fissa l'ammontare della tassa annuale richiesta agli intermediari finanziari affiliati in funzione del proprio budget. I contributi percepiti devono permettere di adempiere le funzioni previste dalla legge. Devono in oltre essere create delle provvigioni per coprire compiti e spese previste.

³ Il Comitato Direttivo emana una tariffa per le prestazioni particolari dell'associazione, in particolar modo per l'impiego del Tribunale arbitrale, così come per le procedure di sanzione e i controlli particolari.

⁴ PolyReg preleva dai membri che sono controllati dai controllori dell'associazione (§34 dei presenti Statuti) una tassa corrispondente al 10% dell'insieme dei costi di revisione quale indennizzo per l'impiego svolto in materia di controllo e supervisione.

⁵ Gli organi dell'associazione non pagano nessuna tassa e non rispondono per l'operato finanziario dell'associazione.

⁶ Gli intermediari finanziari controllati sono tenuti a pagare i costi dai mandati dei Controllori e dei Responsabili d'inchiesta. Essi sono fatturati dall'associazione.

§43 Risarcimenti

¹ Il Comitato Direttivo stabilisce con le persone da lui incaricate e con i Controllori delle convenzioni relative ai loro indennizzi.

² Gli organi dell'associazione ricevono un indennizzo per la loro attività in seno all'associazione, che viene determinato in funzione del tempo dedicato e del livello di responsabilità.

Procedura di autodisciplina e sanzioni

§44 Procedure e controlli

¹ Gli intermediari finanziari devono tenere un registro centrale standardizzato che contiene i dati e i documenti, rilevanti dal punto di vista della LRD, concernenti i propri clienti (in seguito: registro LRD) atto a documentare la messa in pratica e il rispetto degli obblighi di diligenza previsti dalla LRD. Devono in oltre essere creati dei profili dei clienti per permettere di sorvegliare le relazioni instauratesi in affari di lungo corso. Il Comitato Direttivo emana una lista di controllo che stabilisce i contenuti minimi che devono essere presenti nel registro LRD gestito dagli intermediari finanziari.

² PolyReg verifica periodicamente, tramite i propri Controllori, il rispetto delle esigenze legali e regolamentari da parte degli intermediari finanziari. I controlli si svolgono secondo le direttive del Regolamento emanato ai sensi dell'art. 25 LRD. I Controllori forniscono le loro constatazioni in rapporti scritti.

³ I Controllori incaricati per verificare il rispetto degli obblighi di diligenza, cosi come i Responsabili d'inchiesta indipendenti hanno libero accesso ai registri LRD dei membri così come a tutti i fascicoli riguardanti i clienti.

§45 Sanzioni

¹ Le infrazioni dei membri nei confronti degli obblighi verso l'associazione così come le infrazioni delle norme della LRD o del Regolamento, come pure degli obblighi di diligenza (art. 3-8 LRD), degli obblighi di comunicazione (art. 9 LRD), degli obblighi di formazione (art. 8 LRD) sono sanzionati.

² Il Comitato Direttivo può pronunciare le sanzioni seguenti nei confronti degli intermediari finanziari affiliati:

• Avvertimento;
• Multa da Fr. 300.- a Fr. 300'000.-;
• Minaccia d'esclusione;
• Esclusione.

³ Le infrazioni intenzionali sono sempre da punire con una multa. In tali casi l'ammontare della multa è stabilito in funzione della gravità della violazione, della colpa e della disponibilità economica dell'intermediario finanziario sanzionato.

⁴ Alla sanzione si possono aggiungere i costi d'inchiesta così come quelli di sentenza e di cancelleria.

⁵ Le multe pagate vengono contabilizzate nella cassa di PolyReg.

Disposizioni transitorie

§46 Entrata in vigore

I presenti Statuti entrano in vigore dopo l'approvazione dell'Autorità di controllo in materia di lotta contro il riciclaggio di denaro del 6 giugno 2004.¹

Nota:

1. Il presente documento è una traduzione con valore informativo. Esso non stato approvato ufficialmente dall'Autorità di controllo in materia di lotta contro il riciclaggio di denaro. La versione tedesca è l'unica a fare testo.