Questions fréquentes

Les intermédiaires financiers sont soumis à la loi sur le blanchiment d'argent (LBA, RS 955.0) et comprennent notamment les banques, les gestionnaires de fortune et les trustees, les directions de fonds, les sociétés d'investissement à capital variable, les sociétés en commandite pour placements collectifs de capitaux, les sociétés d'investissement à capital fixe, les gestionnaires de placements collectifs de capitaux, les établissements d'assurance, les sociétés de courtage en valeurs mobilières et les maisons de jeu. Ces intermédiaires financiers, selon l’art. 2, al. 2, LBA, doivent être titulaires d’une autorisation, par exemple de l’Autorité fédérale de surveillance des marchés financiers (FINMA) ou de l’Office de contrôle des métaux précieux, et sont soumis à une surveillance prudentielle. 

Sont également considérées comme des intermédiaires financiers les personnes qui, à titre professionnel, acceptent ou conservent des valeurs patrimoniales de tiers ou apportent leur aide pour les investir ou les transférer (ce que l'on appelle le « secteur parabancaire »), en particulier les personnes qui :

- effectuent des opérations de crédits (notamment sous forme de crédits à la consommation ou de crédits hypothécaires, d’affacturage, de financement de transactions commerciales ou des leasing financiers);

- fournissent des services dans le domaine du trafic des paiements, notamment effectuent des virements électroniques pour le compte de tiers, ou émettent ou gèrent des moyens de paiement tels que des cartes de crédit et des chèques de voyage;

- font le commerce, pour leur propre compte ou pour le compte de tiers, de billets de banque et  de monnaies, d’instruments du marché monétaire, de devises, de métaux précieux, de matières premières et de valeurs mobilières (papiers-valeurs et droits-valeurs), ainsi que de leurs dérivés ;

- effectuent des placements en tant que conseillers en matière de placement;

- conservent ou gèrent des valeurs mobilières.

Les intermédiaires financiers du secteur parabancaire au sens de l’art. 2, al. 3 LBA n’ont pas besoin d’autorisation, mais doivent s’affilier à un organisme d’autorégulation (OAR ; art. 14, al. 1 LBA).

Dans une ordonnance du 11 novembre 2015 (OBA, RS 955.01), le Conseil fédéral a réglementé la distinction entre activité à titre professionnel et activité à titre non professionnel. Les seuils pour l’activité à titre professionnel sont définis à l’art. 7 OBA.

Certains intermédiaires financiers sont quant à eux exclus du champ d'application de la LBA : la Banque nationale suisse, les institutions de prévoyance professionnelle exonérées de l'impôt, les personnes qui offrent leurs services exclusivement à des institutions de prévoyance professionnelle exonérées de l’impôt et les intermédiaires financiers au sens de l’art. 2 al. 3 LBA qui offrent leurs services exclusivement à des intermédiaires financiers au sens de l’art. 2 al. 2 LBA ou à des intermédiaires financiers étrangers soumis à une surveillance équivalente (art. 2 al. 4 LBA).

L’ancienne Autorité de contrôle (intégrée à la FINMA depuis le 1er janvier 2009) a publié plusieurs circulaires sur des questions d’assujettissement, parmi lesquelles la Circulaire 2011/1 sur l’activité d’intermédiaire financier, et les a résumées dans un manuel pratique (disponible uniquement en allemand ou en français). Les circulaires et le manuel pratique de l’ancienne Autorité de contrôle ne sont en partie plus tout à fait à jour, mais peuvent encore servir d’aide à l’interprétation dans des cas particuliers.

Avec la révision de la LBA (nLBA) adoptée le 26 septembre 2025, les «conseillers» seront également soumis à la LBA et tenus de respecter les obligations de diligence et de communication prévues par celle-ci (art. 8b ss, art. 9 al. 1^{ter à sexies} et 2 nLBA) et à s’affilier à un OAR (art. 12 let. d nLBA). Sont réputés conseillers les personnes morales et physiques qui, à titre professionnel, participent pour le compte de tiers à des transactions financières, y compris l’organisation de fonds, en relation avec les opérations juridiques suivantes: (art. 2 al. 3^bis  nLBA) :

1. la vente ou l’achat d’un immeuble;
2. la création ou la fondation d’une entité juridique non opérationnelle dont le siège est en Suisse ou d’une entité juridique dont le siège est à l’étranger;
3. la gestion ou l’administration d’une entité juridique non opérationnelle; 
4. les apports et les distributions d’une entité juridique non opérationnelle; 
5. la vente ou l’achat d’une entité juridique lorsque la vente ou l’achat intervient au travers d’une entité juridique non opérationnelle.

Sont en outre réputés conseillers les personnes morales et physiques qui, à titre professionnel, mettent à disposition d’une entité juridique une adresse ou des locaux à titre de domicile ou de siège pour une durée supérieure à six mois (art. 2 al. 3^ter nLBA).

Enfin, sont en outre réputés conseillers les employés qui, sur la base d’un rapport de droit public, exercent la fonction d’officier public et qui, dans cette fonction, participent à des transactions financières, y compris l’organisation de fonds, en relation avec les opérations juridiques au sens de l’al. 3^bis  let. a–e LBA (art. 2, al. 3^quater nLBA). Pour ce type de conseillers, les cantons désignent toutefois l’autorité chargée de veiller au respect des obligations visées au chapitre 2 (art. 22b al. 1 nLBA).

Les seuils applicables à l'activité exercée à titre professionnel seront définis dans l'ordonnance sur le blanchiment d'argent (OBA), comme c'est le cas pour les intermédiaires financiers. Les dispositions en la matière en sont toutefois encore au stade d'avant-projet et ne seront probablement adoptées par le Conseil fédéral qu'au deuxième trimestre 2026.

Sont exclus du champ d’application de la LBA les avocats et les notaires qui exercent une activité dans le cadre de procédures judiciaires, pénales, administratives ou arbitrales, y compris la représentation dans une procédure et le conseil en lien avec la préparation et l’exécution de celle-ci, la clarification d’un état de fait, l’appréciation des risques de procès, la manière de prévenir une telle procédure ou l’exécution des résultats de la procédure (art. 2 al. 4 let. f nLBA).

Ne sont également pas visés par la présente loi les conseillers qui sont autorisés ou surveillés par l’Autorité fédérale de surveillance en matière de révision pour leur activité de révision ou d’audit (art. 2 al. 4^bis nLBA). Compte tenu du faible risque de blanchiment d’argent et de financement du terrorisme, il existe d’autres exceptions au champ d’application de la LBA, énumérées à l’art. 2 al. 4^ter LBA.

L'OAR PolyReg est un organisme d'autorégulation reconnu par la FINMA, qui contrôle et veille au respect des obligations de diligence prévues par la LBA. La protection des investisseurs n'est pas incluse dans cette surveillance, car la LBA n'est pas conçue pour la protection des investisseurs. L'OAR PolyReg n'exerce pas de surveillance prudentielle sur ses membres, mais est responsable du respect des dispositions de la LBA, du règlement et des statuts.

La liste des membres de l'OAR PolyReg n'est pas publiée, conformément à une décision de l'assemblée générale de 2004. L'OAR PolyReg met toutefois à disposition sur son site Internet un moteur de recherche des membres qui fournit des informations actualisées après saisie du nom spécifique d'un membre affilié. La FINMA tient pour sa part un registre des intermédiaires financiers affiliés à un OAR. 

Les attestations d’affiliation peuvent être téléchargées à tout moment sur le site web de l’OAR PolyReg (en allemand, français, italien ou anglais). En tant que destinataire d’une telle attestation, vous pouvez en vérifier l’authenticité, y compris en ligne. La vérification en ligne d’une attestation d’affiliation indique également qu’une affiliation, une fois confirmée, est à jour.

Les parties intéressées peuvent également demander des informations sur le statut d’un membre directement à l’OAR PolyReg ou demander au membre de leur envoyer une attestation d’affiliation.

Non. Les informations internes de l’OAR PolyReg sont soumises à la protection des données et ne sont pas publiques. Cela vaut également pour les demandes des médias. En revanche, l’OAR PolyReg est tenue d’informer la FINMA et les autres autorités, telles que le Bureau de communication (MROS) (art. 27 al. 1 à 3 LBA et art. 29b LBA).

L'affiliation est ouverte, d'une part, à toute personne physique ou morale qui est tenue de s'affilier à un OAR en tant qu'intermédiaire financier au sens de l'art. 2 al. 3 LBA et qui remplit les conditions prévues à l'art. 14 al. 2 LBA (§ 3 al. 1 des Statuts de l'OAR PolyReg (Statuts)).Les personnes physiques et morales qui ne sont pas des intermédiaires financiers au sens de l'art. 2 al. 3 LBA peuvent devenir membres à titre volontaire si elles exercent régulièrement depuis la Suisse, pour le compte d'un intermédiaire financier en Suisse ou à l'étranger, des obligations de diligence déléguées ou si elles démontrent que, pour d'autres raisons, elles ont besoin d'une surveillance pour leur activité commerciale dans le secteur des services financiers. Elles seront traitées pour cette activité de la même manière que les intermédiaires financiers tenus de s’affilier (§ 3 al. 2 des statuts).

Les conseillers au sens de la nLBA peuvent s’affilier à l’OAR PolyReg à titre volontaire jusqu’à l’entrée en vigueur de la nLBA. Probablement à partir du 1er octobre 2026, l’affiliation à l’OAR deviendra une obligation légale pour les conseillers exerçant leur activité à titre professionnel (art. 12 let. d en combinaison avec l’art. 14 al. 1 nLBA).Les sociétés de domicile ne peuvent pas être membres de l'OAR PolyReg. Sont considérées comme des sociétés de domicile au sens de l'art. 23 du Règlement les personnes morales qui n'exercent pas d'activité commerciale, de fabrication ou toute autre activité gérée selon des critères commerciaux. Si une entreprise n'exerce aucune activité commerciale ou ne dispose pas de personnel propre, cela peut constituer un indice de société de domicile.

Voir la réponse ci-dessus au point A. 1. Si la réponse ne découle pas directement de l'art. 2 al. 3 LBA ou des art. 2 al. 3^bis, 3^teret 3^quaterde la nLBA, la FINMA fournit des informations juridiquement contraignantes sur la question de l'obligation d'assujettissement. La pratique de la FINMA est résumée dans la circulaire 2011/01 « Activités d'intermédiaire financier au sens de la LBA ».

Quiconque exerce à titre professionnel une activité soumise à la LBA doit obtenir une autorisation de la FINMA ou, dans le cas de l’art. 2 al. 3 LBA, être affilié à un OAR (voir également la réponse ci-dessus au point A. 1). Les seuils d'activité professionnelle sont définis à l'art. 7 de l'ordonnance sur le blanchiment d'argent (OBA ; RS 955.01).

Le membre lui-même, ainsi que les personnes chargées de l'administration et de la gestion et tous les employés exerçant une fonction relevant de la LBA, doivent jouir d'une bonne réputation en rapport avec leurs activités d'intermédiaires financiers et garantir le respect de leurs obligations au sens de la LBA et du Règlement. En outre, les membres sont tenus d'exercer à tout moment leur activité conformément à l'objet des Statuts et de respecter les obligations de la LBA, des directives de la FINMA et de l'ordonnance conformément à l'art. 25 LBA. Cela interdit l’exercice d’activités non autorisées (illégales), en particulier l’exercice d’activités nécessitant une autorisation sans disposer des autorisations requises, mais aussi les pratiques commerciales contraires à l’éthique (§ 2 al. 2 et § 4 al. 1 des Statuts).

Dans ce cas, il est possible de demander une affiliation volontaire, qui se transformera en affiliation active dès le début d’une activité soumise à l’obligation d’affiliation (cf. à ce sujet les différentes catégories prévues au point 1 du barème de l’OAR PolyReg (Barème tarifaire)).

Le membre volontaire est toutefois tenu de respecter toutes les obligations associatives et d’informer préalablement l’OAR PolyReg du démarrage d’une activité soumise à l’obligation d’affiliation au moyen du formulaire de notification des mutations, en présentant toute la documentation nécessaire à la vérification du bien-fondé. L’activité soumise à l’affiliation ne peut être exercée qu’après confirmation écrite de l’OAR PolyReg et entraîne l’activation de l’affiliation.

Les conseillers qui s’affilient volontairement à l’OAR PolyReg avant l’entrée en vigueur de la nLBA bénéficient d’une cotisation d’affiliation réduite pour toute l’année civile 2026. La cotisation d'affiliation complète pour l'affiliation active ne sera due qu'à partir de l'année civile 2027, à condition que le conseiller exerce son activité à titre professionnel.

Si, en revanche, aucune activité soumise à surveillance n’est prévue, l’affiliation n’est possible que s’il existe un autre motif d’affiliation justifié conformément au § 3 al. 2 des Statuts, qui doit être documenté lors de la procédure d’affiliation (voir questions B.1).

Les membres bénévoles sont traités au même titre que les membres soumis à surveillance, mais bénéficient de cotisations réduites (voir chiffres 3 et 4 du Barème tarifaire).

La procédure d'affiliation se déroule exclusivement par correspondance et se divise en deux étapes. Elle commence par l'envoi par courrier d'une demande d'affiliation complète. La réception de la demande est immédiatement confirmée par l’OAR PolyReg. Parallèlement, une première évaluation de la demande est effectuée afin de déterminer le classement dans les catégories de cotisation conformément au Barème tarifaire de l’OAR PolyReg, puis une « cotisation d’affiliation unique » est prélevée pour la procédure d’affiliation. Tant que la cotisation d'affiliation n'est pas intégralement acquittée, l'OAR PolyReg ne procède à aucun examen. Si la cotisation d'affiliation n'est pas payée même après un troisième rappel, la demande d'affiliation est rejetée et la FINMA en est informée.

Une fois la cotisation d'adhésion intégralement payée, la demande fait l'objet d'un contrôle formel visant à vérifier que les formulaires sont complets et correctement remplis. Les documents manquants et/ou les informations incomplètes sont demandés, et un délai est fixé. Il convient de noter que la demande d'adhésion constitue le dossier de base du membre, qui l'accompagne tout au long de son affiliation et que le membre doit tenir à jour après son adhésion (voir question F.3). La demande doit donc être soigneusement remplie et lisible ; elle peut toutefois être remplie à la main.

Dès que la demande sera complète, elle sera examinée dans un deuxième temps sur le plan matériel. L'objet de cet examen matériel est de déterminer si le demandeur est en mesure de garantir le respect des obligations prévues par la loi sur le blanchiment d'argent et le règlement de l'OAR PolyReg, et en particulier s'il est capable d'offrir des services financiers de haute qualité et irréprochables d'un point de vue juridique et éthique au sens du §2 al. 2 des Statuts. Le demandeur reçoit par écrit les constatations effectuées et les questions encore en suspens soulevées par le Secrétariat. Il dispose d’un délai d’un mois pour répondre par écrit aux questions, délai qui peut être prolongé sur demande. En moyenne, dans le cadre de l’examen au fond, deux à trois échanges de correspondance sont nécessaires avant que toutes les questions ne trouvent une réponse définitive et que tous les documents pertinents (tels que le concept de conformité/compliance, les contrats types, les conditions générales de vente, les directives internes) aient été examinés de manière exhaustive. Dans le cas de modèles d’affaires plus complexes, de grandes entreprises ou de constatations exceptionnelles, l’examen sur le fond nécessite, d’après expérience, plus de trois échanges de correspondance et est généralement complété par un entretien de surveillance en personne. Pour les intermédiaires financiers qui fournissent des services liés aux actifs virtuels ou des services financiers basés sur ceux-ci (les «Virtual Asset Service Providers », VASP), un entretien de surveillance en personne est obligatoire avant toute affiliation éventuelle.

Dès que toutes les questions ont reçu une réponse et que tous les documents définitifs ont été vérifiés, le directeur statue sur la clôture de la procédure d’affiliation, qui peut aboutir à l’affiliation ou à un refus. La décision sera communiquée par une confirmation écrite d’affiliation ou – en cas de refus – par une décision écrite et motivée susceptible de recours devant le Tribunal arbitral (voir questions H.9 et H.11). En cas d'affiliation, la cotisation annuelle pour l'année civile en cours sera facturée en même temps que la confirmation d'affiliation.

La durée de la procédure d'affiliation dépend dans une large mesure de la taille de l'entreprise du demandeur, de la complexité de son modèle économique ainsi que de la qualité et de l'exhaustivité des prises de position et des documents présentés par le demandeur au cours de la procédure. La procédure est structurée de telle sorte qu'une décision peut être rendue dans un délai de 4 à 12 semaines à compter du dépôt d'une demande complète. Il convient de noter que la demande ultérieure de documents manquants ou la réponse à des questions dans le cadre de la procédure d'examen matériel (deuxième phase) peut entraîner des écarts par rapport à cette estimation.

En cas de demandes d'affiliation émanant de prestataires de services d'actifs virtuels (VASP) ou de modèles d'affaires plus complexes, l'expérience a montré qu'il est nécessaire de prévoir une procédure d'affiliation plus longue.

Il n'existe pas de procédure accélérée.

Non. Nous aimerions vous rencontrer, mais un examen formel et matériel minutieux de la demande est une obligation légale de l’OAR PolyReg et doit être garanti indépendamment des contraintes de temps. L’analyse de la demande d’affiliation, ainsi que le traitement administratif, prennent du temps. Il est donc conseillé de s’adresser suffisamment tôt à l’OAR PolyReg avec une demande d’affiliation.

Les coûts dépendent de la taille et de l'activité de l'entreprise (voir également la question C.6). Les détails des différentes catégories et types d'affiliation en fonction de l'activité exercée figurent dans le barème de l'OAR PolyReg. 

En principe, la cotisation d'affiliation de base (unique) d'un demandeur qui entend exercer une activité soumise à la LBA s'élève à 1’600 francs. Pour les demandes d'affiliation dans le secteur des FinTech et des nouvelles technologies, des frais d'analyse supplémentaires s'appliquent toutefois (voir le barème). Pour l'examen des demandes d'affiliation présentées par des intermédiaires financiers qui fournissent des services liés aux cryptomonnaies ou des services financiers basés sur celles-ci (les « VASP »), des frais d'examen supplémentaires sont prévus (cf. barème). Des acomptes peuvent également être demandés.

Les demandeurs qui ont l'intention d'exercer des activités ne dépassant pas les seuils de professionnalisme ou qui n'ont pas l'intention d'exercer une activité soumise à la LBA peuvent demander une affiliation inactive ou volontaire. Dans ce cas, la cotisation s'élève à 1’200 francs. 

Une fois l'affiliation effective, les frais annuels (cotisation annuelle) varient entre 1'400 et 5'800 francs, en fonction de la taille de l'entreprise et du statut de membre.

Pour les membres de la catégorie 4 (28 personnes et plus), le directeur fixe une cotisation d’affiliation et une cotisation annuelle de manière individuelle. 

Conformément au barème, sont prises en compte (de manière cumulative) toutes les personnes exerçant une activité de direction et celles qui, dans les secteurs relevant de la LBA, sont actives ou disposent d'un droit de signature individuel ou collectif. Les doubles comptages sont évités. Même un emploi à temps partiel est prix en compte. Sont également inclus les tiers impliqués (délégation des obligations de diligence) et les auxiliaires (externalisation de l’activité soumise). À cette fin, pour chaque personne physique qui, dans le cadre du recours à des tiers ou en tant qu’auxiliaire, accomplit des tâches relevant de la LBA pour le compte du membre de l’OAR, il convient de présenter la page 10 de la demande d’affiliation (annexes comprises).

Outre la cotisation annuelle, il faut compter les coûts liés aux audits LBA annuels et aux obligations de formation. Les sociétés d'audit de PolyReg facturent à l'heure selon un tarif horaire de 250 francs. Si, à titre exceptionnel, les audits sont effectués par les auditeurs du membre, ce sont les tarifs horaires de l'auditeur qui s'appliquent (voir question G.7).

La formation de base unique coûte 600 CHF par personne, tandis que la formation continue annuelle coûte 400 CHF (voir question F.3). L'OAR PolyReg organise également des événements en présentiel au prix de 650 CHF (cours de base, déjeuner compris) et de 450 CHF (formation continue, boissons et collations pendant les pauses comprises). Le prix comprend également la fourniture du matériel didactique au format électronique.

 Enfin, l'OAR PolyReg applique des tarifs selon le principe de causalité pour la surveillance courante et pour certains services. Il s'agit notamment, par exemple, de la vérification matérielle de modèles d'affaires étendus et de la mise en œuvre de mesures de surveillance entraînant une charge extrOARdinaire.

Par une lettre de référence, un tiers se porte garant auprès de l'OAR PolyReg de la fiabilité du demandeur. Cette référence peut être fournie par différentes entités, qu'il s'agisse de la banque du demandeur, d'une banque dépositaire, de partenaires commerciaux ou d’autres émetteurs personnels de référence.

L'OAR PolyReg exige de ses membres que certains domaines de responsabilité indispensables à l'application et à la mise en œuvre des obligations LBA des membres soient couverts de manière permanente. L'OAR connaît les fonctions de personne de contact, de responsable de la communication et de son suppléant (règle de la suppléance), de responsable du suivi et du contrôle des dossiers et de responsable de la formation (voir demande d'affiliation pages 4, 11, 12 et 15).

La personne de contact fait office d'interlocuteur central pour l'OAR PolyReg, reçoit les instructions destinées au membre et veille à leur mise en œuvre interne. La personne de contact doit être capable de comprendre au moins une langue nationale. En vue d'éventuelles procédures d'arbitrage, le droit de signature inscrit au registre du commerce et un domicile en Suisse sont également requis (§ 41 al. 3 du Règlement). Dans le cas des intermédiaires financiers proposant des services liés aux cryptomonnaies (VASP), le rôle de personne de contact doit en outre être assumé par un membre opérationnel de l'organe supérieur (conseil d'administration/direction) domicilié en Suisse.

Le responsable du suivi et du contrôle des dossiers est responsable de la tenue correcte de la documentation et garantit, dans le cadre de la LBA, que les dossiers sont toujours disponibles sur le territoire suisse. Il doit notamment être en mesure de répondre immédiatement aux éventuelles demandes d’informations de l’OAR, de la société d’audit, de la FINMA, ainsi qu’aux éventuelles demandes de saisie des autorités de poursuite pénale (cf. à ce sujet § 37 du Règlement). 

Le responsable de la communication doit veiller à ce que les communications du membre soient transmises au MROS, à ce qu’un éventuel blocage des avoirs soit respecté et informer sans délai l’OAR PolyReg des communications adressées au MROS (§42 et §43 du Règlement).

Le responsable de la formation doit veiller à ce que la formation de base et la formation continue annuelle soient dispensées au sein de l'établissement et à ce que les collaborateurs disposent de connaissances suffisantes en matière de LBA (voir question F.3).

Afin de garantir une organisation adéquate de l'entreprise, les fonctions LBA doivent être assumées par au moins deux personnes internes à l'entreprise (voir question D.2).

Concrètement, il s'agit de toutes les personnes inscrites au registre du commerce et disposant d'un droit de signature, ainsi que des personnes disposant d'une procuration individuelle pour le demandeur/membre. Ces personnes peuvent établir des droits et des obligations pour le demandeur/membre, notamment dans le cadre de la fourniture de services financiers. Pour ces personnes, la page 8 de la demande d'affiliation doit être remplie.

Par ailleurs, les exigences en matière de documentation sont identiques à celles applicables aux responsables de fonctions LBA (voir question D.12). Si une personne occupe plusieurs fonctions pertinentes au regard de la LBA, la documentation la concernant ne doit bien sûr être présentée qu’une seule fois.

Si votre entreprise satisfait aux exigences légales, elle peut renoncer à un audit restreint. Dans ce cas, la page 9 ne doit pas être remplie ; il convient de mentionner l’opting-out.

Si vous disposez d’un réviseur des comptes, vous devez l’indiquer sur cette page de la demande d’affiliation et les informations mentionnées dans les annexes doivent être documentées. 

Cela ne pose aucun problème pour garantir l’audit LBA. Normalement, un auditeur LBA est attribué à tous les membres par l’OAR PolyReg, à moins que le comité directeur n’approuve une demande du membre conformément au § 34 al. 1 des Statuts, visant à désigner comme auditeur LBA le réviseur statutaire des comptes disposant de connaissances en matière de LBA (voir question D.6).

Si cette demande est présentée dans le cadre de la demande d’affiliation, elle doit être accompagnée d’une déclaration d’acceptation de la société d’audit mentionnée à la page 9 de la demande d’affiliation. 

Normalement, un auditeur LBA est attribué aux membres de l’OAR PolyReg. Conformément au § 34 al. 1 des Statuts, il est possible, sur demande, de désigner le réviseur statutaire des comptes du membre pour l’audit LBA (ce qu’on appelle une société d’audit externe). Toutefois, ce droit n'est accordé qu'aux membres disposant d'un auditeur inscrit au registre du commerce. Un opting-out ne permet pas de présenter cette demande.

La demande d'une société d'audit externe peut être présentée dans le cadre de la demande d'affiliation en cochant la case prévue à cet effet à la page 9 de la demande d'affiliation, ou la demande peut être présentée à tout moment par la suite.

Une condition fondamentale est que la société d'audit dispose d'une habilitation de l'OAR PolyReg pour la réalisation d'audits LBA conformément à l'art. 24a LBA. La liste actuelle des sociétés d'audit habilitées peut être consultée sur le site Internet de l'OAR PolyReg.

En outre, les auditeurs doivent être indépendants du membre à contrôler, conformément à l'art. 728 CO et aux lignes directrices reconnues en matière d'indépendance dans ce secteur.

L'auditeur externe doit confirmer par écrit à l'OAR PolyReg qu'il accepte le mandat pour la réalisation des audits LBA. En outre, les auditeurs doivent joindre une déclaration écrite par laquelle ils s'engagent à réaliser les audits de l'OAR PolyReg aux frais du membre et à envoyer à l'OAR PolyReg le rapport LBA à l'issue de l'audit.

Pour ces personnes, il suffit de remplir la page 10 de la demande d'affiliation. Pour les membres des catégories 3 et 4, les données personnelles peuvent être transmises via une liste Excel séparée.

Les intermédiaires financiers et les conseillers peuvent déléguer l’activité soumise à l’obligation de s’affilier à des auxiliaires au sens de l’art. 2 al. 2 let. b OBA. Les auxiliaires sont soumis à la réglementation de leur mandant (membre d’un OAR) sans devoir adhérer eux-mêmes à un OAR en tant qu’intermédiaires financiers ou conseillers. Cela suppose notamment qu’ils aient été soigneusement sélectionnés par le mandant, que leur formation à la LBA soit garantie, qu’ils agissent exclusivement au nom et pour le compte du mandant et qu’ils soient rémunérés par celui-ci. Enfin, il convient de veiller en particulier à ce que la personne auxiliaire soit correctement intégrée dans les processus de contrôle et de surveillance pertinents au sens de la LBA de l’intermédiaire financier responsable, conformément à l’art. 2 al. 2 let. b ch. 2 OBA. Cela comprend notamment la garantie de la reconnaissance du dépassement des seuils ainsi que le respect des obligations de diligence correspondantes (contrôle du smurfing). Ces exigences s’appliquent indépendamment du fait que l’auxiliaire soit lui-même réglementé en tant qu’intermédiaire financier.

Dans la pratique, l’OAR PolyReg traite les auxiliaires comme les employés de l’intermédiaire financier/conseiller et exige, pour chaque personne physique exerçant des activités relevant de la LBA pour le compte de l’intermédiaire financier/conseiller, une page 10 du formulaire de demande d’affiliation dûment remplie, un extrait du casier judiciaire, une copie datée et signée du passeport ou de la carte d’identité, ainsi qu’une copie du contrat d’agence. En outre, l’intermédiaire financier/conseiller est tenu de présenter spontanément chaque trimestre une liste actualisée des agents à l’OAR PolyReg.

En règle générale, les membres sont tenus de suivre les formations de l’OAR PolyReg (§ 60 du Règlement). L’OAR organise, en application du § 61 al. 1 du Règlement, tout au long de l’année différentes formations de base et continues (dans toutes les langues officielles et en anglais, ainsi sous forme de webinaires et d’événements en présentiel). Le concept de formation comprend la formation de base ponctuelle d’une journée entière (GK) et la participation annuelle à un cours de formation continue d’une demi-journée (WK). Les formations organisées par le membre ne sont possibles uniquement pour la formation de base. La formation continue reste toujours de la responsabilité de l’OAR PolyReg.

Les grandes entreprises (en règle générale à partir de 20 personnes) qui engagent régulièrement de nouveaux collaborateurs exerçant des activités relevant de la LBA peuvent, via la page 14 du formulaire d’adhésion, demander une formation interne propre de leurs collaborateurs concernant la formation de base. Dans ce cas, le membre doit acquérir ses connaissances de manière autonome et indépendante de la formation de base proposée par l’OAR PolyReg, mais il doit garantir que le contenu et l’étendue de la formation interne soient comparables à la formation de base de l’OAR PolyReg.

L'approbation de la formation interne suppose également que le membre dispose d'une personne responsable de la formation possédant des connaissances approfondies. Il peut s'agir de la même personne que le responsable LBA et de la formation mentionnée à la page 12 de la demande d'affiliation. Dans ce cas, le membre doit rédiger un projet de formation détaillé, qui doit être soumis à l'approbation de la direction. Le concept de formation doit fournir des informations sur le nombre de nouveaux collaborateurs entrant chaque année dans l’entreprise dans le domaine LBA, sur les destinataires de la formation, sur la manière dont elle est dispensée, sur l’infrastructure existante, sur la fréquence et la durée des sessions de formation, sur les personnes qui dispensent la formation et sur les contenus.

En cas d'approbation par la direction, l'OAR PolyReg veille également, dans le cadre de l'audit LBA, à la mise en œuvre du concept de formation qui a été fourni. La non-mise en œuvre est sanctionnée, tout comme la non-participation aux formations de l'OAR PolyReg (voir questions H.1, H.2).

La demande de formation interne peut être soumise dès la demande d'affiliation en cochant la case correspondante à la page 14 de la demande, ou à tout moment par la suite.

Les renseignements fournis à la page 15 de la demande d'affiliation doivent être identiques, à ceux des pages 4, 11 et 12. La page doit en outre être signée et datée tant par la personne habilitée à signer au nom du demandeur/membre que par tous les responsables exerçant des fonctions LBA.

Étant donné que le responsable LBA est le garant de l'activité du membre, il est davantage soumis à la surveillance qu'un collaborateur ordinaire. Dans le cadre d'une procédure d'affiliation, l'OAR PolyReg exige des responsables LBA davantage de documents relatifs à leur personne. Cela comprend la page 16 du formulaire d’adhésion dûment remplie, un extrait original et à jour du casier judiciaire, une copie datée et signée d’un passeport ou d’une carte d’identité, un curriculum vitae et au moins un diplôme complétant le CV. Si, au cours de l’adhésion, la personne occupant la fonction LBA venait à changer, les mêmes documents seraient exigés du nouveau responsable LBA.

Si vous n'êtes pas d'accord avec la décision écrite et motivée du comité directeur, vous êtes libre de faire appel auprès du tribunal arbitral statutaire de l'OAR PolyReg (§6 al. 3 et §37 al. 1 des Statuts). À compter de la réception de la décision de refus, vous disposez d'un délai de 10 jours pour adresser votre recours par écrit à la responsable du Tribunal arbitral, RAin Dr. Claudia V. Brunner, Binzallee 4, 8055 Zurich (le cachet de la poste faisant foi). Une simple annonce suffit. Dans un premier temps, il n'est pas nécessaire de motiver votre recours. La présidente du Tribunal arbitral vous invitera à présenter vos motifs ultérieurement, en vous fixant un délai.

Le responsable du Tribunal arbitral dirige la procédure jusqu'à ce qu'un exposé écrit des motifs et une réponse au recours soient disponibles. Il fixe au requérant et à l’OAR PolyReg les échéances et les délais correspondants, en précisant les conséquences en cas de non-respect, et se charge également de réclamer au requérant les frais d’enregistrement, jusqu’à concurrence de 2’000 francs (§ 38 al. 7 des Statuts ; voir question H.13).

Le Tribunal arbitral examine librement les décisions contestées (§ 38 al. 5 des Statuts). Ses décisions sont définitives (§ 35 al. 2 des Statuts). Le recours devant le Tribunal fédéral selon l’art. 389 CPC, avec des motifs de recours extrêmement limités, reste réservé. 

Un recours suite à une décision de refus d'affiliation n'a aucun effet suspensif. Il n'interrompt pas le délai de deux mois prévu à l'art. 11 al. 1 let. b de l'ordonnance sur le blanchiment d'argent (OBA).

L’OAR PolyReg collecte et gère les données prévues par la loi concernant ses membres et ses propres activités, procède aux contrôles pour s’assurer du respect des dispositions légales et aux rapports requis par la LBA et les directives de la FINMA (§2 al. 3 et §17 des Statuts).

l peut donc se produire un échange de données avec la FINMA dans le cadre prévu par la loi. Du reste, l’OAR PolyReg se tient strictement aux termes de la loi sur la protection des données et traite toutes les données de façon strictement confidentielle. Cela veut dire notamment que l’OAR PolyReg ne fournit aucun renseignement sur les affaires internes de l’association, ni à d’autres membres ni à des tiers (§17 al. 2 des Statuts).

L'OAR PolyReg répond aux demandes individuelles de tiers concernant l'existence d'une affiliation. La liste des membres de l'OAR PolyReg n'est pas publique en vertu d'une décision de l'Assemblée générale. L'OAR PolyReg met toutefois à disposition sur son site web une fonction de recherche des membres qui, en réponse à une demande spécifique concernant un membre affilié, fournit des informations mises à jour quotidiennement. De son côté, la FINMA tient une liste des intermédiaires financiers affiliés à un OAR. Comme ils n'exercent pas d'activité soumise à la LBA, les membres volontaires, contrairement aux membres actifs et inactifs, ne figurent pas dans le registre public de la FINMA en tant que membres de l'OAR.

Non. L'OAR PolyReg ne connaît pas d'affiliation passive (voir questions B.4 et E.3).

Les différentes catégories d'affiliation sont définies au point 1 du barème. Les membres inactifs sont des intermédiaires financiers (et, à compter du 1er janvier 2027, également des conseillers) qui, à la fin d’une année civile, déclarent de manière contraignante, en déposant une demande d’affiliation inactive, qu’ils n’exerceront pas d’activité à titre professionnel au sens de l’OBA pendant l’année civile suivante. La remise en temps utile du formulaire de demande permet au membre de bénéficier d’une cotisation réduite. Il convient de noter qu’une fois approuvée, la demande d’inactivité n’a pas une validité illimitée, mais ne vaut que pour l’année civile en cours. Il appartient aux membres de présenter à nouveau la demande d’inactivité chaque année au plus tard le 31 décembre. Les demandes tardives ne seront pas prises en considération, même si les seuils de professionnalisme ne sont pas dépassés.

Étant donné que les membres inactifs sont des intermédiaires financiers (et, à partir du 1er janvier 2027, également des conseillers) qui exercent une activité relevant de la LBA – même si ce n’est pas à titre professionnel –, ils sont inscrits au registre public de la FINMA en tant que membres d’un OAR (les conseillers vraisemblablement seulement à partir du 1er janvier 2027).

Les membres volontaires, en revanche, sont des membres qui n’exercent aucune activité relevant de la LBA et donc ni une activité d’intermédiaire financier au sens de l’art. 2, al. 3, LBA, ni une activité de conseil au sens de l’art. 2, al. 3^bis, 3^terou 3^quaterLBA. Étant donné que l'activité de conseil ne sera soumise à la LBA qu'à compter de l'entrée en vigueur de la LBA modifiée, les conseillers pourront bénéficier, à titre transitoire, de l'affiliation volontaire en 2026. À partir du 1er janvier 2027, l'affiliation sera ensuite convertie en affiliation active en fonction du franchissement des seuils d'activité professionnelle. Les membres volontaires bénéficient, tout comme les membres inactifs (pour autant que la demande d'inactivité ait été déposée dans les délais et approuvée par l'OAR), d'une cotisation réduite (cf. à ce sujet C.5).

L'inactivité ou l'affiliation volontaire ainsi obtenue n'a toutefois aucun effet sur l'obligation de contrôle : les membres inactifs sont eux aussi soumis en principe à un contrôle annuel. À cet égard, le contrôle sert principalement à vérifier l'inactivité effective ou l'absence d'exercice d'une activité relevant de la LBA, qui n'avait jusqu'alors été déclarée que de manière prospective. Si le contrôle révèle qu'un membre, malgré l'inactivité déclarée, exerce professionnellement une activité d'intermédiaire financier/de conseil ou, malgré le caractère volontaire déclaré, exerce une activité d'intermédiaire financier ou de conseil, le membre est immédiatement réactivé, la catégorie d'affiliation est adaptée en conséquence et – en cas de conversion en affiliation active – la différence par rapport à la cotisation régulière est facturée a posteriori.

L'OAR PolyReg est organisée de manière à ce que ses prestations statutaires s'adaptent aux besoins quotidiens de ses membres. Les membres sont soumis aux frais récurrents suivants :

L'année de cotisation correspond à l'année civile, quelle que soit la date d'adhésion ou de résiliation d'un membre. La cotisation annuelle n'est pas facturée au prorata temporis, car l'OAR PolyReg doit verser à la FINMA une taxe de surveillance annuelle qui dépend du nombre total de ses membres au 31 décembre de l'année civile en cours. Cette taxe est indépendante de leur taille, de leur niveau d’activité et/ou du nombre de dossiers. Il est donc approprié de facturer la totalité de la cotisation tant aux membres sortants qui étaient encore membres au 1er janvier de l’année suivante qu’à ceux qui s’affilient en cours d’année. 

Actuellement, les frais à verser au titre de la taxe de surveillance s’élèvent en moyenne à 500 francs par membre. Ils ne sont pas facturés individuellement au membre, mais sont déjà inclus dans la cotisation d’affiliation demandée au membre.

L'année de formation est également basée sur l'année civile. Par conséquent, à partir de la première année d'affiliation, chaque membre doit envoyer tous les titulaires de fonctions à un cours annuel de formation continue entre janvier et décembre. La formation de base doit être suivie dans les 6 mois suivant l'entrée dans l'entreprise (voir question F.3)

Le rythme des audits ne dépend en revanche pas de l’année civile, mais de la date d’admission initiale, puis de la date du dernier audit. Il convient de noter que la période d'audit necorrespond plus à l'année civile, mais couvre toute la période écoulée depuis le dernier audit. En raison de la mission de surveillance principale de l'OAR PolyReg, le rythme des audits revêt une importance prioritaire par rapport à la périodicité des cotisations afin de répondre à diverses questions, notamment en ce qui concerne l'inactivité (voir question G.2).

Vous devez dès à présent vous assurez que vous respectez toutes les obligations associatives. Nous attirons votre attention sur le fait que l'exécution des obligations vous incombe, tandis qu'il appartient à l'OAR PolyReg de vous surveiller, d'attirer votre attention sur les manquements éventuels aux obligations et de faire respecter si nécessaire l'exécution des obligations en appliquant des sanctions.

En outre, il vous appartient d’exercer les droits qui vous sont conférés par les Statuts et le Règlement, en respectant, le cas échéant, les délais et échéances fixés (par exemple : demande de suspension d’activité).

Les obligations des membres découlent des Statuts et du Règlement de l'OAR PolyReg.

L'OAR PolyReg a publié sur son site Internet les documents de base précités dans leur version en vigueur et en plusieurs langues. Ils peuvent donc être consultés à tout moment et sont réputés connus de tous les membres, d'autant plus que les membres déclarent, par la déclaration générale d'affiliation figurant à la page 18 de la demande d'affiliation, avoir pris connaissance des Statuts et du Règlement et se soumettre sans réserve à leurs dispositions.

Outre les obligations de diligence que vous devez respecter en tant qu’intermédiaire financier/conseiller en vertu de la LBA et qui sont concrétisées dans le Règlement, ainsi que le respect de l’obligation de formation prévue à l’art. 8 LBA, vous devez également respecter en particulier les obligations associatives (telles que l’obligation d’annoncer les mutations, de collaborer ainsi que les obligations financières). Leur respect est une condition du maintien de l'affiliation, tout comme l'absence d'objections concernant le respect des obligations de diligence de la LBA.

L'obligation de formation doit être respectée par le biais d'une formation de base dans un délai de 6 mois à compter de la date d'affiliation du membre, et pour les nouveaux collaborateurs, à compter de leur entrée en fonction (§ 39 al. 2 des Statuts en combinaison avec le § 61 al. 2 du Règlement). L'obligation de formation continue doit être respectée chaque année, à compter de la première année d'affiliation. L'OAR PolyReg considère que l'obligation est remplie si les personnes mentionnées au § 41 al. 2 du Règlement ont suivi une formation continue. 

L'obligation de formation continue peut exceptionnellement être remplie en suivant une formation auprès d'un autre OAR. Cela suppose toutefois une autorisation préalable du directeur de l'OAR PolyReg (§ 61 al. 1 du Règlement). L'OAR PolyReg reconnaît les cours de formation d'autres OAR comme équivalents à ses propres formations. Il ne reconnaît toutefois pas les cours LBA organisés par les banques, les assurances ou d'autres institutions. 

Il existe en outre une obligation d’annoncer les mutations à l'association conformément au § 8 al. 2 des Statuts, ainsi qu'une obligation générale d'information conformément au § 15 des Statuts. Les membres sont tenus de signaler spontanément et immédiatement au directeur les modifications des conditions qui ont conduit à l'obtention de leur statut de membre. Ils tiennent ainsi à jour le dossier du membre. Afin de faciliter la tâche des membres, l’OAR PolyReg a conçu un formulaire de déclaration des changements qui doit être utilisé pour toutes les déclarations de changements et qui informe en même temps sur les pièces jointes qui doivent éventuellement être transmises. Ce formulaire peut être consulté à tout moment sur le site Internet de l’OAR PolyReg.

Outre l’obligation de payer une cotisation et l’obligation générale de payer les montants dus à l’association, il existe une obligation de coopération étendue, notamment lors des audits (ordinaires ou extraordinaires ; §51 al. 6 et §53 al. 3 du Règlement), mais aussi en ce qui concerne la joignabilité permanente aux adresses et numéros indiqués, l’exécution des directives de l’OAR PolyReg et des procédures de sanction (§54 al. 2 du Règlement). 

Participation et droit de vote à l’Assemblée générale (§25 des Statuts), proposition de points à l’ordre du jour de l’Assemblée générale (§25 al. 4 des Statuts), dépôt d'une demande de désignation de son propre organe de révision en tant qu’auditeur LBA (§34 al. 1 des Statuts), dépôt d'une demande de formation propre (§61 al. 3 du Règlement), dépôt d'une demande d'autorisation de participation à une formation auprès d'un autre OAR (§61 al. 1 du Règlement), dépôt d'une demande de dispense de la formation de base (§62 al. 1 du Règlement), le dépôt d'une déclaration d'inactivité et le paiement d'une cotisation forfaitaire réduite l'année suivante (point 1 du Barème), droits réglementaires dans le cadre de l’exercice des obligations de diligence de la LBA, en particulier le recours à des tiers (conformément au § 38 du Règlement) ainsi que le dépôt d'une demande de report de contrôle pendant deux années consécutives au maximum (conformément au § 51 al. 3 et 4 du Règlement).

Une facture (de frais) constitue une décision de l’OAR. C'est pourquoi elle devrait, le cas échéant, être contestée dans les 10 jours auprès du Secrétariat, faute de quoi elle devient exécutoire.

Par résiliation ou par exclusion. Il n'y a pas de résiliation tacite, par exemple en cas de faillite. Il incombe aux membres d'assumer leurs obligations associatives jusqu'à la fin de l'affiliation. (voir question F.3 sur l'obligation d’annoncer les mutations et l'obligation de collaboration). Même en cas de faillite, l'affiliation doit être résiliée de manière ordinaire.

Les seules exceptions à cette règle sont les décès des propriétaires d'entreprises individuelles. En revanche, si les actionnaires uniques ou les associés uniques de personnes morales décèdent, les héritiers doivent indiquer à l'OAR PolyReg si l'affiliation est maintenue (ce qui nécessite en général une nouvelle désignation de fonctions et donc des annonces de mutations) ou si la société doit être liquidée.

Une démission peut être donnée en tout temps -- conformément au §9 des Statuts et sous réserve d'un éventuel contrôle final -- par une déclaration écrite incluant les motifs de la démission adressée au Directeur de l'OAR PolyReg.

L'exclusion est en règle générale une sanction (et en même temps la plus sévère) à l'encontre d'un membre et n'est prononcée qu'après la mise en œuvre d'une procédure de sanction au cours de laquelle le membre concerné a pu être entendu. En revanche, les membres qui ne remplissent pas leurs obligations financières malgré un rappel par lettre recommandée ou qui ne sont plus joignables à l'adresse indiquée sont immédiatement exclus (§10 al. 4 des Statuts et §57 al. 2 du Règlement). Dans de tels cas, l'exclusion se fait immédiatement et sans procédure de sanction (voir question H.4).

Les membres font l’objet d’un audit sur place dans leur entreprise en moyenne tous les 12 mois par une société d’audit afin de vérifier le respect des obligations de l’association, de diligence et de communication. (§51 al. 1 du Règlement ; voir question F.3).

Cette règle s'applique à tous les membres, en particulier aux membres inactifs et volontaires (voir question E.3).

Il y est fait exception que lorsqu'un report de contrôle est accordé conformément au §51 al. 3 du règlement (voir question G.2).

Pour les membres actifs, d'office ou sur demande écrite d'un membre, l'audit ordinaire peut être reporté d'un an, jusqu'à deux fois au maximum. La condition pour y procéder est que le dernier audit ait été effectué par un auditeur de l'OAR PolyReg et ne constitue pas le premier audit, les deux audits précédents ne devant pas avoir révélé de manquements majeurs et l'activité de l'affilié, compte tenu de son importance (volume des transactions, fortune gérée, nombre de clients, etc.), de l’origine des clients, des secteurs d’activité et de la stabilité des relations d’affaires, ne présente qu’un faible risque de blanchiment d’argent (§ 51 al. 3 du Règlement). Le transfert de fonds et de valeurs (money transmitting), ainsi que les services financiers basés sur la technologie blockchain (VASP) sont des activités à risque accru, de sorte que ces membres, sur la base du concept de surveillance de l’OAR PolyReg, ne peuvent bénéficier d’un report d’audit. Dans l’idéal, un membre actif peut donc mettre en place un cycle d’audit de trois ans.

Compte tenu de ce qui précède, le premier audit ordinaire ne peut être reporté. Les nouveaux membres sont donc toujours soumis à un audit initial au moins une fois avant que la demande de report de l’audit ne soit traitée. Le premier audit clôt en quelque sorte la première année d’affiliation.

Même si un report de l’audit peut également être accordé d’office en fonction des risques, il incombe en principe aux affiliés de demander un report. L’OAR PolyReg met à disposition un formulaire standardisé à cet effet. Les délais suivants doivent être respectés conformément au § 51 al. 4 du Règlement : pour le report du premier audit, la demande doit être adressée au Secrétariat de l’OAR PolyReg dans les 6 mois suivant le dernier audit ordinaire. La demande de deuxième report peut être déposée au plus tôt 12 mois et au plus tard 18 mois après le dernier audit ordinaire.

L'auditeur d'un affilié est chargé par l'OAR PolyReg de procéder à l'audit LBA en temps utile et en fixant un délai. L'auditeur prend alors contact avec l'affilié et convient d'une date pour l'audit. Une fois celui-ci effectué, l'auditeur rédige un rapport écrit à l'attention de l'OAR PolyReg et en transmet directement une copie à l'affilié. La prestation d'audit, que l'affilié devra ensuite régler, est facturée sur la base d'un décompte des frais qu'il signe (voir question C.7).

Les manquements consignés dans le rapport de contrôle entraînent des instructions de l'OAR PolyReg visant à remédier à la situation contestée et peuvent conduire -- en fonction de la gravité de l'infraction constatée -- à l'ouverture d'une procédure de sanction (§52 al. 4 du Règlement; voir question H.1).

Les réviseurs et l'OAR PolyReg respectent le secret d'affaires ou le secret professionnel des membres (§51 al. 7 du Règlement).

Dans la mesure où l'objectif du contrôle l'exige, les contrôles peuvent également être effectués de manière inopinée.

Les auditeurs vérifient le respect des dispositions de la loi sur le blanchiment d'argent, des Statuts et du Règlement.

L'audit s'effectue conformément aux dispositions du concept de surveillance et porte notamment sur la question de savoir si les documents requis en application des obligations de diligence et de documentation sont établis et conservés correctement, s'ils permettent de conclure que les obligations d'identification, de clarification et de communication ont été respectées, si l'obligation de formation a été respectée et si les collaborateurs disposent d'un niveau de connaissances suffisant, respectivement si le concept de formation interne a été pleinement mis en œuvre.

L'audit porte également sur le respect permanent des conditions d'affiliation à l'OAR PolyReg et sur la notification immédiate de toutes les mutations conformément au § 8 al. 2 des Statuts (§ 52 al. 1-3 du Règlement).

Un audit extraordinaire sert à lever des doutes ou à clarifier des irrégularités, ainsi qu'à obtenir des informations complémentaires en cas d'infractions constatées, lorsque les indications fournies par l'audit ordinaire ne sont pas suffisantes (art. 53 al. 1, du règlement).

Pour la réalisation d'un contrôle extraordinaire, il est possible de faire appel à un chargé d'enquête indépendant qui agit sur mandat du Comité et qui rend compte par écrit de ses constatations Comité délégué ou à la Délégation du Comité de l'OAR PolyReg. En règle générale, les frais de contrôle extraordinaire sont à la charge de l'affilié (§53 al. 1 et 4 du Règlement). 

Le chargé d'enquête indépendant recueille les moyens de preuve pour le dossier et mentionne ses constatations dans un rapport écrit. Il peut assortir son rapport d'une proposition de sanction. Le membre concerné assiste le chargé d'enquête indépendant dans l'accomplissement de ses tâches et lui accorde un accès illimité aux documents (§ 53, al. 2 et 3 du Règlement).

Sur la base de ces constatations, le Comité décide d'une éventuelle procédure de sanction.

Dans la mesure où l'objectif de l'audit l'exige, les audits peuvent également être effectués sans être annoncés et/ou anticipés (§51 al. 4 du Règlement).

Les audits ordinaires sont facturés en fonction du temps nécessaire et requis, au tarif de 250 francs par heure, hors taxes et frais (70 centimes par km ; 80 centimes par copie), lorsqu’ils sont effectués par un auditeur accrédité par l’OAR PolyReg (auditeur interne). La même approche s'applique aux enquêteurs indépendants. La facturation s'effectue par tranches de 15 minutes.

Dans les autres cas, le tarif horaire facturé se base sur les directives en vigueur pour les auditeurs externes (voir questions C.7 et D.6). L'OAR PolyReg prélève auprès des membres contrôlés par leur propre société d'audit un supplément en pourcentage du total des frais d'audit à titre d'indemnisation pour les frais liés à l'audit et à la surveillance (chiffre 6 du barème).

Les manquements constatés des membres aux obligations de l'association ou aux obligations découlant de la LBA et du Règlement, notamment les obligations de diligence (art. 3-8 LBA), l'obligation de communiquer (art. 9 LBA) ou encore l'obligation de formation (art. 8 LBA) doivent être sanctionnés (§45 al. 1 des Statuts).

En cas d'infraction commise par négligence, un avertissement peut être prononcé à la place d'une amende ou il peut être renoncé à une sanction (§55 al. 2 du Règlement). En cas d'infractions mineures, qui peuvent en outre être corrigées à court terme (30 jours maximum), aucune procédure de sanction n'est en général engagée. Toutefois, un membre fautif est prié par écrit de remédier à l'infraction dans le délai imparti.

Les sanctions suivantes peuvent être prononcées : avertissement, amende de 300 à 1'000’000 francs, menace d'exclusion et exclusion (§ 45 al. 2 des statuts et § 54 al. 1 du Règlement).

Les infractions intentionnelles sont toujours punies d'une amende. Aux sanctions peuvent s'ajouter les frais de procédure, les frais de rédaction, de mise en forme et de jugement (§ 45 al. 4 et 5 des Statuts).

Dans la mesure où cela est nécessaire et possible, la sanction est assortie d'une injonction de rétablir l'état légal conforme dans un délai de trois mois. La mise en demeure peut en outre être assortie d'instructions et de conditions relatives à l'organisation interne de l'intermédiaire financier (§54 al. 2 du Règlement).

Lors de la fixation d'une amende, il convient de tenir compte de la gravité de l'infraction, du degré de culpabilité et de la capacité économique du membre. Les mesures et/ou peines étatiques parallèles n'empêchent pas l'association d'infliger ses propres sanctions. Ces dernières peuvent cependant être réduites si un tel cumul entraîne une sévérité inadéquate (§55 al. 1 du Règlement).

L'exclusion peut être prononcée en cas de violation des obligations associatives ou des obligations découlant de la LBA, du Règlement ou des Statuts, si le membre fautif ne rétablit pas la situation légale, règlementaire ou statutaire dans le délai imparti ou en cas de violation répétée (§56 al. 1 du Règlement).

Un membre est exclu s'il ne remplit plus les conditions d'affiliation (voir question F.3), en particulier -- mais pas seulement -- s'il n'offre plus la garantie d'une activité irréprochable au niveau du personnel ou de son organisation ou s'il ne rétablit pas la légalité de la situation dans le délai imparti de trois mois maximum (§56 al. 2 du Règlement).

L'OAR PolyReg exige en outre de ses membres, au §2 al. 2 de ses Statuts, qu'ils fournissent des services financiers irréprochables tant juridiquement qu'éthiquement et de haute qualité. Le critère d'irréprochabilité s'évalue sur la base du respect (prévu) de toutes les lois et de toutes les ordonnances pertinentes en matière de droit des marchés financiers. Le non-respect de ces dispositions peut, dans certaines circonstances, conduire à l'exclusion.

Un membre doit être exclu s'il a enfreint, intentionnellement ou par négligence grave, des dispositions importantes de la LBA, en particulier l'obligation de communiquer (§ 56 al. 4 du Règlement). L'exclusion peut également intervenir lorsque le membre n'est plus joignable par l'association ou par le Tribunal Arbitral à la dernière adresse professionnelle fournie ou en cas de non-paiement des cotisations et émoluments dus à l'association (voir question F.5).

L'exclusion ou la menace d'exclusion peut dans tous les cas être accompagnée du prononcé d'une amende (§56 al. 5 du Règlement, cf. question H.3).

La procédure débute par la notification écrite, par courrier recommandé, adressée au membre, de l'ouverture d'une procédure de sanction. La notification mentionne les griefs ainsi que la sanction envisagée. En outre, ce même courrier fixe un délai au membre pour prendre position par écrit sur tous les points (griefs, sanctions envisagées et leur ampleur).

Après réception de l'avis ou après l'expiration du délai de prise de position, le Comité délégué décide de l'application d'une sanction. Il tient alors compte des arguments éventuellement avancés par le membre, qu'il apprécie toutefois librement (voir question H.7).

Lorsqu'une décision est prise, elle est motivée par écrit et envoyée au membre par courrier recommandé. Toutes les décisions de sanction peuvent ensuite être portées devant le Tribunal arbitral de PolyReg (§37 al. 1 des Statuts et §59 du Règlement). Le Tribunal arbitral tranche définitivement les litiges entre les affiliés et l'OAR PolyReg (voir question D.13).

Le Tribunal arbitral n'entre que partiellement en matière sur les recours relatifs à des exclusions prononcées en raison du non-paiement de créances de l'association à la suite d'un rappel par lettre recommandée avec menace d'exclusion (cf. §36 al. 5 des Statuts).

Lorsqu'une procédure de sanction est ouverte à l'encontre d'un affilié et qu'elle pourrait aboutir à son exclusion de l'OAR PolyReg, les décisions d'ouverture et de clôture de la procédure sont communiquées à la FINMA (§58 al. 1 du Règlement).

Si la procédure est dirigée contre un détenteur du secret professionnel, la délégation du Comité doit veiller au respect du secret professionnel par des moyens appropriés (anonymisation des documents, etc.) (§58 al. 2 du Règlement).

Le but de l'OAR PolyReg comprend la mise en œuvre du respect des obligations de diligence de la LBA et, en outre, la vérification que les membres fournissent des services financiers juridiquement et éthiquement irréprochables et de haute qualité (cf. §2 al. 2 des Statuts). Ceci est en accord avec la pratique constante de la FINMA, selon laquelle la violation d'autres prescriptions du droit des marchés financiers remet également en question la bonne réputation de l'intermédiaire financier et donc la garantie du respect des obligations de diligence.

L'OAR PolyReg n'exerce pas de surveillance prudentielle sur ses membres et ne la fait pas intervenir par des détours au §2 al. 2 des Statuts. Les procédures de sanction de l'OAR PolyReg et les mesures qui en découlent ont avant tout un caractère préventif et visent en premier lieu à rétablir une situation régulière. Une procédure de sanction de l'OAR PolyReg n'a toutefois pas de caractère pénal.

Le principe «in dubio pro reo» constitue une règle d'appréciation des preuves pour le juge pénal. Toutefois, la question déterminante pour l'ouverture d'une procédure de sanction est de savoir s'il existe un soupçon initial suffisant. Dans ce cas, le comité directeur ou le comité délégué apprécie les faits d'office, par analogie avec les dispositions du droit administratif (cf. art. 12 et 13 de la loi fédérale sur la procédure administrative (PA; RS 172.021)), et la décision à prendre se fonde sur la libre appréciation du Comité. Ainsi, ce n'est pas le principe in dubio pro reo qui s'applique (qui n'est de toute façon pas valable dans la procédure administrative, ce qui découle a contrario de l'art. 6 al. 2 CEDH), mais plutôt celui de la libre appréciation des preuves (par analogie avec l'art. 19 PA en relation avec l'art. 40 de la loi fédérale du 4 décembre 1947 sur la procédure civile fédérale PCF; RS 273).

L'OAR PolyReg n'est donc pas lié par des règles de preuve strictes qui lui dicteraient la manière dont il doit parvenir à ses appréciations, comment une preuve valable doit être établie et quelle est la valeur probante des différents moyens de preuve les uns par rapport aux autres (cf. ATF 130 II 482 consid. 3.2; ATF du 3 août 2007, C-1170/2006, consid. 6.1).

En outre, les procédures de sanction de l'OAR PolyReg tiennent dûment compte à la fois de la présomption d'innocence et du principe de l'art. 8 du Code civil suisse (CC; RS 210), dans la mesure où elles préservent l'octroi du droit d'être entendu aux personnes concernées et où ce n'est qu'après avoir apprécié toutes les circonstances et tous les arguments avancés qu'il est décidé de prononcer des sanctions ou d'y renoncer, de telles décisions devant en outre, le cas échéant, résister à l'examen du Tribunal arbitral statutaire.

Une ouverture de procédure ne constitue donc pas un jugement préalable et ne viole pas non plus la présomption d'innocence. Elle sert à exposer en détail au membre les reproches formulés et à porter à sa connaissance les mesures de sanction envisagées, afin qu'il puisse faire usage de son droit d'être entendu.

Toujours est-il que le principe de la libre appréciation des preuves exige que l'instance de décision se forme une opinion soigneuse, consciencieuse et impartiale sur la question de savoir si l'état de fait à prouver doit être considéré comme vrai ou non. La preuve est apportée lorsque l'appréciation des preuves permet d'acquérir la conviction que les faits pertinents se sont réalisés (ATF 114 II 289 consid. 2a; ATF 105 Ib 114 consid. 1a).

Lorsqu'il s'agit d'évaluer des processus internes chez un affilié, l'OAR PolyReg est autorisé à déduire des faits pour conclure à des faits inconnus comme supposition consécutive. De telles présomptions de faits peuvent se présenter dans tous les domaines de l'application du droit, notamment en droit public. Il s'agit alors de conclusions vraisemblables issues de l'expérience qu'apporte la vie (ATF 130 II 482 consid. 3.2 avec renvois; ATF du 3 août 2007, C-1170/2006, consid. 6.1).

Les sanctions peuvent être assorties de frais d'enquête, de frais de décision et de frais de chancellerie (§45 al. 5 des Statuts). Les frais d'arbitrage sont calculés conformément à l'ordonnance du Tribunal supérieur du Canton de Zurich relatif aux frais de procédure du 8 septembre 2010.

Le recours devant le Tribunal arbitral (voir question H.5). Celui-ci statue définitivement sur les litiges entre l'OAR PolyReg et les demandeurs ou les (anciens) affiliés (y compris leurs organes responsables et leurs associés) ; voir question D.13).

La direction de la procédure incombe au Responsable jusqu'à la présentation des mémoires motivés de recours et de réponse et jusqu'à la constitution du Tribunal arbitral. Ensuite, la direction de la procédure incombe au Tribunal arbitral lui-même (§38 al. 3 des Statuts). Les arbitres alors en fonction sont indépendants de l'association (non-membres) et doivent disposer des compétences professionnelles utiles à la fonction.

Le Responsable doit notamment fixer les délais correspondants, menacer de sanctions en cas de non-respect, et percevoir les frais d'enregistrement. Le responsable peut classer ou suspendre une procédure de recours pour des raisons procédurales si le motif survient avant la constitution du Tribunal arbitral, notamment en cas de défaut de motivation recours, de non-paiement des frais d'enregistrement, de retrait d.un recours ou de renonciation à la procédure de recours, de reconsidération par le Comité de la décision attaquée et pour autant qu'il en ait simultanément levé les effets, en cas de faillite d'un membre recourant, etc. Dans de tels cas, il est possible de renoncer à la perception de frais pour la procédure de recours et à l'octroi d'indemnités de procédure ou de faire trancher la question par le Responsable (§38 al. 2 des Statuts; voir question H.13).

Le déroulement de la procédure d'arbitrage est décrit en détail au §38 des Statuts.

Un recours devant le Tribunal arbitral a généralement un effet suspensif. Cela signifie que la décision de sanction n'a pas force exécutoire tant que le Tribunal arbitral n'a pas rendu son jugement définitif.

Le Comité peut toutefois, dans des cas urgents, retirer l'effet suspensif au recours et prendre des mesures provisionnelles. De telles dispositions du Comité sont soumises, sur recours, à l'examen (séparé) d'un arbitre unique tiré au sort spécialement à cet effet (§12 al. 4 des Statuts).

Le retrait de l'effet suspensif d'un recours au Tribunal arbitral contre une décision d'exclusion a pour conséquence qu'un membre exclu doit soit cesser son activité d'intermédiaire financier, soit s'affilier à un autre OAR dans un délai de deux mois.

L'effet suspensif est alors retiré en application du §12 al. 2 des Statuts, en règle générale lorsqu'une surveillance ordonnée du membre à exclure ne peut pas ou plus être considérée comme garantie. 

Ceci est particulièrement à craindre dans des circonstances diverses, notamment lorsque les activités du membre sont contraires aux exigences et aux conditions posées par la loi, les Statuts et le Règlement et, étant donné la nature fondamentale d'une irrégularité flagrante, s'il n'y a aucune chance que l'état conforme à la loi puisse être rétabli dans un délai admissible -- parce que ceci contraindrait le membre à cesser toute activité professionnelle, ou que le membre se soustrait au contrôle de l'OAR PolyReg en ne se laissant pas contrôler, par exemple, ou qu'il s'opposerait activement aux instructions émises par l'OAR PolyReg ou qu'il poursuit dans notre pays une activité non autorisée déjà reconnue ailleurs comme étant illégale.

En revanche, un éventuel recours contre le montant des frais et taxes fixés a toujours un effet suspensif.

Sur invitation du Responsable de la procédure, le recourant est tenu de s'acquitter de frais d'enregistrement. Ceux-ci sont déterminés comme suit:

500.– fr., lorsque seul un émolument est litigieux,

1'000.– fr., lorsqu'une sanction est litigieuse, et

2'000.– fr., si la non-admission/l'exclusion est contestée.

Après sa constitution, le Tribunal arbitral peut exiger du recourant qu'il verse des sûretés supplémentaires et, en cas de retard, décider de ne pas entrer en matière. Le montant des sûretés est déterminé en fonction des frais présumés du Tribunal arbitral ainsi que, le cas échéant, des montants litigieux impayés de l'association. (cf. §38 al. 7 des Statuts).