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Sucheingabe löschenFinanzintermediäre unterstehen dem Geldwäschereigesetz (GwG, SR 955.0) und sind einerseits Banken, Vermögensverwalter und Trustees, Fondsleitungen, Investmentgesellschaften mit variablem Kapital, Kommanditgesellschaften für kollektive Kapitalanlagen, Investmentgesellschaften mit festem Kapital, Verwalter von Kollektivvermögen, Versicherungseinrichtungen, Wertpapierhäuser und Spielbanken. Diese Finanzintermediäre gemäss Art. 2 Abs. 2 GwG benötigen eine Bewilligung, bspw. der Eidgenössischen Finanzmarktaufsicht (FINMA) oder des Zentralamts für Edelmetallkontrolle, und unterstehen einer prudenziellen Aufsicht.
Finanzintermediäre sind aber auch Personen, die berufsmässig fremde Vermögenswerte annehmen oder aufbewahren oder helfen, sie anzulegen oder zu übertragen (sogenannter Parabankensektor, Art. 2 Abs. 3 GwG); insbesondere Personen, die:
- das Kreditgeschäft (namentlich durch Konsum- oder Hypothekarkredite, Factoring, Handelsfinanzierungen oder Finanzierungsleasing) betreiben;
- Dienstleistungen für den Zahlungsverkehr erbringen, namentlich für Dritte elektronische Überweisungen vornehmen oder Zahlungsmittel wie Kreditkarten und Reiseschecks ausgeben oder verwalten;
- für eigene oder fremde Rechnung mit Banknoten und Münzen, Geldmarktinstrumenten, Devisen, Edelmetallen, Rohwaren und Effekten (Wertpapiere und Wertrechte) sowie deren Derivaten handeln;
- als Anlageberater Anlagen tätigen;
- Effekten aufbewahren oder verwalten.
Finanzintermediäre des Parabankensektors gemäss Art. 2 Abs. 3 GwG benötigen keine Bewilligung, müssen sich aber einer Selbstregulierungsorganisation (SRO) unterstellen (Art. 14 Abs. 1 GwG).
Der Bundesrat hat in einer Verordnung vom 11. November 2015 (GwV, SR 955.01) die Abgrenzung der berufsmässigen von der nichtberufsmässigen Tätigkeit vorgenommen. Die Schwellenwerte der Berufsmässigkeit sind in Art. 7 ff. GwV definiert.
Einzelne Finanzintermediäre sind wiederum vom Geltungsbereich des GwG ausgenommen: Es sind dies die Schweizerische Nationalbank, steuerbefreite Einrichtungen der beruflichen Vorsorge und Personen, die ihre Dienstleistungen ausschliesslich gegenüber steuerbefreiten Einrichtungen der beruflichen Vorsorge erbringen sowie alle Finanzintermediäre nach Art. 2 Abs. 3 GwG, die ihre Dienstleistungen ausschliesslich gegenüber Finanzintermediären nach Art. 2 Abs. 2 GwG erbringen oder gegenüber ausländischen Finanzintermediären, die einer gleichwertigen Aufsicht unterstellt sind wie diese (Art. 2 Abs. 4 GwG).
Die ehemalige Kontrollstelle (seit 1. Januar 2009 integriert in die FINMA) hat verschiedene Rundschreiben zu Unterstellungsfragen, darunter das Rundschreiben 2011/1 zur Tätigkeit als Finanzintermediär, veröffentlicht und diese in einem Unterstellungskommentar zusammengefasst. Die Rundschreiben und der Unterstellungskommentar der ehemaligen Kontrollstelle sind teilweise zwar nicht mehr ganz aktuell, können in Einzelfällen aber immer noch gut als Auslegungshilfe herangezogen werden.
Mit der am 26. September 2025 beschlossenen Revision des GwG (r-GwG) werden neu auch die sogenannten Berater/innen dem GwG unterstellt und verpflichtet, Sorgfalts- und Meldepflichten gemäss GwG wahrzunehmen (Art. 8b ff., Art. 9 Abs. 1ter-1sexies und 2 r-GwG) und sich einer SRO anzuschliessen (Art. 12 lit. d r-GwG). Als Berater/innen gelten natürliche und juristische Personen, die für Dritte berufsmässig bei finanziellen Transaktionen einschliesslich der Mittelbeschaffung im Zusammenhang mit folgenden konkreten Rechtsvorgängen mitwirken (Art. 2 Abs. 3bis r-GwG):
Als Berater/innen gelten zudem natürliche und juristische Personen, die berufsmässig für die Dauer von mehr als sechs Monaten Adressen oder Räume als Domizil oder Sitz für Rechtseinheiten bereitstellen (Art. 2 Abs. 3ter r-GwG).
Und schliesslich gelten auch Urkundspersonen im öffentlich-rechtlichen Anstellungsverhältnis, die in dieser Funktion für Dritte bei finanziellen Transaktionen einschliesslich der Mittelbeschaffung im Zusammenhang mit konkreten Rechtsvorgängen gemäss Art. 2 Abs. 3bis lit. a–e r-GwG mitwirken als Berater/innen (Art. 2 Abs. 3quater r-GwG). Für diese Art von Berater bezeichnen indes die Kantone die zuständige Stelle für die Aufsicht über die Einhaltung der Pflichten nach dem 2. Kapitel (Art. 22b Abs. 1 r-GwG).
Die Schwellenwerte für die Berufsmässigkeit werden wie auch für den Finanzintermediär in der GwV definiert. Die diesbezüglichen Bestimmungen liegen aber erst im Entwurf vor und werden voraussichtlich erst im 2. Quartal 2026 durch den Bundesrat verabschiedet.
Vom Geltungsbereich des GwG ausgenommen sind Anwälte und Notare, die eine Tätigkeit im Zusammenhang mit Gerichts-, Straf-, Verwaltungs- oder Schiedsverfahren ausüben, einschliesslich der Vertretung in Verfahren und der Beratung im Zusammenhang mit der Durchführung von Verfahren, der Abklärung des Sachverhalts, der Beurteilung von Prozessrisiken, der Verhinderung solcher Verfahren und der Durchsetzung der Ergebnisse der Verfahren (Art. 2 Abs. 4 lit. f r-GwG).
Ebenso ausgenommen sind für ihre Revisions- und Prüftätigkeit von der Eidgenössischen Revisionsaufsichtsbehörde (RAB) zugelassene oder beaufsichtigte natürliche und juristische Personen (Art. 2 Abs. 4bis r-GwG). Aufgrund des tiefen Risikos von Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung ergeben sich weitere Ausnahmen vom Geltungsbereich des GwG, welche in Art. 2 Abs. 4ter r-GwG aufgeführt sind.
Die SRO PolyReg ist eine von der FINMA anerkannte Selbstregulierungsorganisation, welche bei ihren Mitgliedern die Umsetzung der Sorgfaltspflichten des GwG überwacht und durchsetzt. Nicht enthalten ist in dieser Überwachung der Schutz von Anlegern, zumal das GwG nicht zum Anlegerschutz konzipiert ist. Die SRO PolyReg übt somit keine prudenzielle Aufsicht über ihre Mitglieder aus, sondern ist für die Einhaltung der Bestimmungen gemäss GwG, Reglement und Statuten zuständig.
Die Mitgliedschaftsliste der SRO PolyReg wird infolge eines GV-Beschlusses von 2004 nicht publiziert. Die SRO PolyReg stellt auf ihrer Webseite aber eine Mitgliedersuche zur Verfügung, welche auf konkrete Abfrage zu einem angeschlossenen Mitglied hin tagesaktuelle Informationen wiedergibt. Die FINMA führt ihrerseits ein Verzeichnis über die einer SRO angeschlossenen Finanzintermediäre.
Mitgliedschaftsbestätigungen können jederzeit online über die Homepage der SRO PolyReg heruntergeladen werden (in Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch). Als Empfänger einer solchen Bestätigung können Sie diese – ebenfalls online – auf Echtheit überprüfen. Die Überprüfung einer Online-Mitgliedschaftsbestätigung indiziert zugleich die Aktualität einer einmal bestätigten Mitgliedschaft.
Interessierte Kreise können den Regulierungsstatus eines Mitglieds zusätzlich bei der SRO PolyReg anfragen oder sich vom Mitglied selbst eine Mitgliedschaftsbestätigung aushändigen lassen.
Nein. Die Vereinsinterna der SRO PolyReg unterstehen dem Datenschutz und sind nicht öffentlich. Das gilt auch bei Medienanfragen. Gegenüber der FINMA und anderen Behörden, wie bspw. die Meldestelle für Geldwäscherei (MROS), ist die SRO PolyReg indes auskunftspflichtig (Art. 27 Abs. 1-3 GwG und Art. 29b GwG).
Die Mitgliedschaft steht einerseits jeder natürlichen und juristischen Person offen, die sich als Finanzintermediär gemäss Art. 2 Abs. 3 GwG einer SRO anschliessen muss und die Voraussetzungen nach Art. 14 Abs. 2 GwG erfüllt (§3 Abs. 1 Statuten der SRO PolyReg (Statuten)). Natürliche und juristische Personen, die nicht Finanzintermediäre nach Artikel 2 Absatz 3 GwG sind, können sich freiwillig als Mitglied anschliessen, wenn sie von der Schweiz aus für in- oder ausländische Finanzintermediäre regelmässig delegierte Sorgfaltspflichten erfüllen oder nachweisen, dass sie aus anderen Gründen für ihre geschäftliche Tätigkeit auf dem Gebiet der Finanzdienstleistungen einer Aufsicht bedürfen. Sie werden bezüglich dieser Tätigkeit gleich behandelt wie unterstellungspflichtige Finanzintermediäre (§3 Abs. 2 Statuten).
Berater/innen gemäss r-GwG können sich bis zur Inkraftsetzung des r-GwG auf freiwilliger Ebene der SRO PolyReg anschliessen. Voraussichtlich ab dem 1. Oktober 2026 wird der SRO-Anschluss für berufsmässig tätige Berater/innen zur gesetzlichen Pflicht (Art. 12 lit. d i.V.m. Art. 14 Abs. 1 r-GwG). Sitzgesellschaften können nicht Mitglied der SRO PolyReg werden. Als Sitzgesellschaften gelten gemäss §23 des Reglements juristische Personen, die kein Handels-, Fabrikations- oder anderes nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreiben. Geht eine Gesellschaft keiner gewerbsmässigen Tätigkeit nach oder verfügt sie über kein eigenes Personal, so kann es sich dabei um Indizien für eine Sitzgesellschaft handeln.
Siehe hierzu den Eintrag oben unter A. 1. Sofern sich die Antwort nicht direkt aus Art. 2 Abs. 3 GwG oder Art. 2 Abs. 3bis, 3ter und 3quater r-GwG ergibt, erteilt die FINMA rechtsverbindliche Auskünfte zur Frage der Unterstellungspflicht. Die Praxis der FINMA ist derweil im Rundschreiben 2011/1 «Tätigkeit als Finanzintermediär nach GwG» zusammengefasst.
Wer eine dem GwG unterstellte Tätigkeit berufsmässig ausübt, benötigt entweder eine FINMA-Bewilligung oder – im Falle von Art. 2 Abs. 3 GwG – einen SRO-Anschluss (siehe hierzu auch oben unter A.1). Die Schwellenwerte der Berufsmässigkeit sind in Art. 7 ff. der Geldwäschereiverordnung definiert (GwV; SR 955.01).
Das Mitglied selbst, sowie alle mit der Verwaltung und Geschäftsführung betrauten Personen und alle Mitarbeiter, die eine GwG-relevante Aufgabe wahrnehmen, müssen einen guten Ruf in Bezug auf ihre Tätigkeit als Finanzintermediäre geniessen und Gewähr für die Erfüllung ihrer Pflichten aus dem GwG und dem Reglement bieten. Ausserdem sind Mitglieder verpflichtet, ihre Tätigkeit jederzeit nach Massgabe des Zweckartikels der Statuten auszuüben und die sich durch das GwG, die Weisungen der FINMA und das Reglement nach Art. 25 GwG ergebenden Pflichten einzuhalten. Das untersagt jegliche unerlaubte (gesetzeswidrige) Tätigkeit, insbesondere die Ausübung von bewilligungspflichtigen Tätigkeiten ohne Vorliegen entsprechender Bewilligungen, aber auch unethische Geschäftspraktiken (§2 Abs. 2 und §4 Abs. 1 Statuten).
Vor diesem Hintergrund kann eine freiwillige Mitgliedschaft beantragt werden, welche ab Aufnahme einer unterstellungspflichtigen Tätigkeit dann in eine aktive Mitgliedschaft mutiert wird (vgl. hierzu die verschiedenen Mitgliedschaftskategorien gemäss Ziff. 1 der Beitragsskala der SRO PolyReg (Beitragsskala)). Das freiwillige Mitglied ist indes verpflichtet, sämtliche Vereinspflichten einzuhalten und der SRO PolyReg die Aufnahme einer unterstellungspflichtigen Tätigkeit im Vorfeld mittels Mutationsmeldeformular zu melden und sämtliche hierfür erforderlichen Unterlagen zur materiellen Prüfung einzureichen. Die unterstellungspflichtige Tätigkeit darf erst nach Vorliegen einer schriftlichen Bestätigung der SRO PolyReg aufgenommen werden und führt zu einer Aktivierung der Mitgliedschaft.
Berater/innen, die sich vor Inkraftsetzung des r-GwG auf freiwilliger Ebene der SRO PolyReg anschliessen, profitieren während des gesamten Kalenderjahrs 2026 von einem reduzierten Mitgliederbeitrag. Der volle Mitgliederbeitrag für eine aktive Mitgliedschaft wird erst im Kalenderjahr 2027 geschuldet, sofern der/die Berater/in seine Tätigkeit berufsmässig erbringt.
Wird hingegen keinerlei unterstellungspflichtige Tätigkeit beabsichtigt, ist eine Mitgliedschaft nur bei Vorliegen eines anderen Grundes gemäss §3 Abs. 2 der Statuten möglich, den es im Aufnahmeverfahren darzulegen gilt (siehe Frage B.1).
Freiwillige Mitglieder werden wie unterstellungspflichtige Mitglieder behandelt, profitieren aber von reduzierten Vereinsgebühren (siehe Ziff. 3 und 4 der Beitragsskala).
Das Aufnahmeverfahren verläuft ausschliesslich im Schriftwechsel und durchläuft zwei Phasen. Es beginnt mit der Einreichung eines vollständigen Aufnahmegesuchs per Post. Der Eingang wird von der SRO PolyReg umgehend schriftlich bestätigt. Zugleich erfolgt eine erste Sichtung des Gesuchs zur Einstufung in die Beitragskategorien gemäss PolyReg-Beitragsskala und es erfolgt die Fakturierung der einmaligen so genannten Aufnahmegebühr, welche für die Durchführung des Aufnahmeverfahrens erhoben wird. Solange die Aufnahmegebühr nicht vollständig beglichen ist, nimmt die Geschäftsstelle der SRO PolyReg keinerlei Prüfungshandlungen vor. Wird die Aufnahmegebühr auch nach der dritten Mahnung nicht beglichen, wird das Aufnahmegesuch verweigert und die FINMA informiert.
Nach der vollständigen Bezahlung der Aufnahmegebühr wird das Gesuch in einer ersten Phase formell auf Vollständigkeit und Formrichtigkeit überprüft. Fehlende Unterlagen und/oder unvollständige Angaben werden unter Fristansetzung nachgefordert. Es gilt zu berücksichtigen, dass das Aufnahmegesuch gleichsam das Basisdossier eines Mitglieds darstellt, das es während der ganzen Dauer seiner Mitgliedschaft begleitet und das nach der Aufnahme vom Mitglied ständig auf dem aktuellen Stand zu halten ist (siehe Frage F.3). Das Gesuch ist deshalb sorgfältig und leserlich zu erstellen, wobei es auch handschriftlich ausgefüllt werden darf.
Sobald das Gesuch vollständig vorliegt, wird es in einer zweiten Phase materiell geprüft. Gegenstand dieser Prüfung ist, festzustellen, ob der Gesuchsteller Gewähr für die Erfüllung der Pflichten aus dem Geldwäschereigesetz und dem Reglement der SRO PolyReg zu bieten und insbesondere rechtlich und ethisch einwandfreie Finanzdienstleistungen von hoher Qualität im Sinne von §2 Abs. 2 der Statuten zu erbringen vermag. Der Gesuchsteller wird auf schriftlichem Weg mit den gemachten Feststellungen und offenen Fragen der Geschäftsstelle konfrontiert. Für die schriftliche Beantwortung der Fragen wird ihm jeweils eine Frist von einem Monat angesetzt, die auf Gesuch hin erstreckt werden kann. Durchschnittlich sind im Rahmen der materiellen Prüfung zwischen zwei bis drei Schriftenwechsel erforderlich, bis sämtliche Fragen abschliessend beantwortet und alle relevanten Unterlagen (wie bspw. das Compliance-Konzept, Musterverträge, AGB’s, interne Weisungen) abschliessend geprüft sind. Bei komplexeren Geschäftsmodellen, grösseren Betrieben oder ausserordentlichen Feststellungen verlangt die materielle Prüfung erfahrungsgemäss mehr als drei Schriftenwechsel und wird in der Regel mit einem persönlichen Aufsichtsgespräch ergänzt. Für Finanzintermediäre, die Dienstleistungen im Zusammenhang mit virtuellen Vermögenswerten oder darauf basierende Finanzdienstleistungen erbringen (sogenannte Virtual Asset Service Provider (VASP)) ist ein persönliches Aufsichtsgespräch vor einer allfälligen Aufnahme zwingend.
Sobald sämtliche Fragen beantwortet sind und alle final überarbeiteten Unterlagen geprüft wurden, entscheidet der Geschäftsführer über den Abschluss des Aufnahmeverfahrens, welches in einer Aufnahme oder einer Verweigerung münden kann. Der Entscheid wird mit einer schriftlichen Aufnahmebestätigung oder – im Falle einer Verweigerung – einem schriftlichen, begründeten und am Schiedsgericht (siehe Fragen H.9 und H.11) beschwerdefähigen Entscheid mitgeteilt. Erfolgt eine Aufnahme, wird parallel mit der Aufnahmebestätigung die Jahresgebühr für das laufende Kalenderjahr erhoben.
Die Dauer des Aufnahmeverfahrens hängt massgeblich von der Betriebsgrösse des Gesuchstellers, der Komplexität des Geschäftsmodells und der Qualität und Vollständigkeit der im Laufe des Aufnahmeverfahrens eingereichten Stellungnahmen und Unterlagen des Gesuchstellers ab. Das Verfahren ist so ausgestaltet, dass ein Entscheid ab Vorliegen eines vollständigen Gesuchs binnen einer Zeitspanne von 4 bis 12 Wochen vorliegen kann. Dabei gilt es zu berücksichtigen, dass die Nachforderung fehlender Unterlagen oder die Beantwortung von Fragen im materiellen Prüfverfahren (2. Phase) zu Abweichungen von dieser Einschätzung führen können.
Bei Aufnahmegesuchen von Virtual Asset Service Providern (VASP) oder komplexeren Geschäftsmodellen muss erfahrungsgemäss mit einem längeren Aufnahmeverfahren gerechnet werden.
Ein Expressverfahren existiert nicht.
Nein. Wir lernen Sie zwar gerne kennen, eine sorgfältige formelle und materielle Prüfung des Gesuchs ist jedoch gesetzliche Pflicht der SRO PolyReg und unabhängig von Ihrem Zeitdruck zu gewährleisten. Die Gesuchsprüfung nimmt – verbunden mit der administrativen Abwicklung – seine Zeit in Anspruch. Es empfiehlt sich somit, frühzeitig mit einem Aufnahmegesuch an die SRO PolyReg heranzutreten.
Die Kosten sind abhängig von der Betriebsgrösse und der Tätigkeit des Mitglieds (siehe auch Frage C.6). Die Einzelheiten zu den Betriebsgrössen und den verschiedenen Mitgliedschaftskategorien je nach Tätigkeit sind der Beitragsskala der SRO PolyReg zu entnehmen.
Grundsätzlich beträgt der einfache (einmalige) Beitrag für die Aufnahme eines Gesuchstellers, der eine dem GwG unterstellte Tätigkeit erbringen will, Fr. 1'600.–. Für die Prüfung von Aufnahmegesuchen von Finanzintermediären, die Dienstleistungen im Zusammenhang mit virtuellen Vermögenswerten oder darauf basierende Finanzdienstleistungen erbringen (sogenannte VASP), fallen zusätzliche Prüfkosten an (siehe Beitragsskala). Es können auch Vorschüsse einverlangt werden.
Gesuchsteller, die lediglich unterhalb der Schwellenwerte der Berufsmässigkeit tätig zu werden oder keinerlei GwG-unterstellungspflichtige Tätigkeit zu erbringen beabsichtigen, können entweder eine inaktive oder eine freiwillige Mitgliedschaft beantragen. Diesfalls beläuft sich die Aufnahmegebühr auf Fr. 1'200.–.
Nach erfolgter Aufnahme variieren die jährlich wiederkehrenden Kosten für die Mitgliedschaft (Jahresbeitrag) je nach Betriebsgrösse und Mitgliedschaftsstatus zwischen Fr. 1'400.– und 5'800.–.
Für Mitglieder der Betriebsgrösse 4 (28 und mehr Personen) legt der Geschäftsführer eine individuelle Aufnahme- und Jahresgebühr fest.
Gemäss Beitragsskala werden (kumulativ) die in einem Betrieb geschäftsleitend tätigen und in den GwG-relevanten Bereichen allein oder kollektiv vertretungsberechtigten oder tätigen Personen mitgezählt. Doppelzählungen werden vermieden. Teilzeitpensen werden nicht berücksichtigt. Ebenfalls mitgezählt werden beigezogene Dritte (Delegation von Sorgfaltspflichten) und Hilfspersonen (Auslagerung der unterstellungspflichtigen Tätigkeit). Dabei ist für jede natürliche Person, die im Rahmen eines Beizugs Dritter oder als Hilfsperson GwG-relevante Aufgaben für das SRO-Mitglied wahrnimmt, eine Gesuchsseite 10 (inkl. Beilagen) einzureichen.
Nebst dem jährlichen Mitgliederbeitrag fallen Kosten für die jährlichen GwG-Prüfungen und die Schulungspflicht an. Prüfungen von PolyReg-Prüfstellen werden nach Stundenaufwand gemäss einem vereinheitlichten Stundenansatz von Fr. 250.– in Rechnung gestellt. Erfolgen Prüfungen ausnahmsweise durch Ihre eigene Revisionsstelle, so gelten deren Honoraransätze (siehe Frage G.7).
Die einmalige Grundschulung kostet pro Person Fr. 600.–, die jährlichen Weiterbildungsveranstaltungen Fr. 400.– (siehe Frage F.3). Die SRO PolyReg führt auch physische Veranstaltungen zum Preis von Fr. 650.– (Grundkurs inklusive Mittagessen) und Fr. 450.– (Weiterbildung inkl. Getränken und Pausenverpflegung) an. Im Preis enthalten ist ausserdem die Zurverfügungstellung der elektronischen Schulungsunterlagen.
Schliesslich erhebt die SRO PolyReg für die laufende Aufsicht und besondere Dienstleistungen Gebühren nach dem Verursacherprinzip. Darunter fallen bspw. die materielle Prüfung erweiterter Geschäftsmodelle sowie die Ergreifung aufsichtsrechtlicher Massnahmen mit ausserordentlichem Aufwand.
Mit einem Referenzschreiben verbürgt sich ein Dritter gegenüber der SRO PolyReg für die Vertrauenswürdigkeit eines Gesuchstellers. Diese Referenz kann von verschiedener Seite beigebracht werden, sei es von der Hausbank des Gesuchstellers, einer Depotbank, von Geschäftspartnern oder persönlichen Referenzpersonen.
Die SRO PolyReg verlangt von den Mitgliedern, dass gewisse zentrale Verantwortungsbereiche, die für die betriebsinterne Durch- und Umsetzung der Pflichten des GwG bei den Mitgliedern notwendig erscheinen, dauerhaft personell besetzt sind. Die SRO kennt die Funktionen der Kontaktperson, des Meldeverantwortlichen sowie dessen Stellvertreter (Stellvertreterregelung), des Verantwortlichen für die Dossierführung und des Verantwortlichen für die interne Ausbildung (siehe Aufnahmegesuch Seiten 4, 11, 12 und 15).
Die Kontaktperson dient der SRO PolyReg als direkte Ansprechperson, die Anweisungen für das Mitglied rechtswirksam entgegennehmen und deren interne Umsetzung beim Mitglied durchsetzen kann. Die Ansprechperson soll mindestens eine Landessprache verstehen können. Mit Blick auf ein allfälliges Schiedsgerichtsverfahren ist zudem eine im Handelsregister eingetragene Zeichnungsberechtigung sowie ein Schweizer Wohnsitz erforderlich (§41 Abs. 3 des Reglements). Bei Finanzintermediären, welche eine Krypto-Dienstleistung anbieten (VASPs), muss die Rolle der Kontaktperson zudem durch ein operativ tätiges und in der Schweiz ansässiges Vorstandsmitglied (VR/GL) wahrgenommen werden.
Der Dossierverantwortliche ist für die korrekte Führung der Kundendokumentation zuständig und hat mit Blick auf den räumlichen Geltungsbereich des GwG sicherzustellen, dass die Akten auf schweizerischem Terrain zu jedem Zeitpunkt verfügbar sind. Namentlich muss allfälligen Auskunftsbegehren der SRO, der Prüfstelle, der FINMA sowie allfälligen Beschlagnahmebegehren der Strafverfolgungsbehörden unverzüglich nachgekommen werden können (vgl. dazu §37 Reglement).
Der Meldeverantwortliche hat sicherzustellen, dass Meldungen des Mitglieds an die MROS erstattet werden, dass eine allfällige Vermögenssperre umgesetzt wird und die SRO PolyReg ohne Verzug über MROS-Meldungen informiert wird (§42 und §43 des Reglements).
Der Ausbildungsverantwortliche hat sicherzustellen, dass die Grundschulungs- und jährliche Weiterbildungspflicht des Mitglieds erfüllt ist und die Mitarbeiter einen ausreichenden Kenntnisstand über das GwG haben (siehe Frage F.3).
Im Sinne einer zureichenden Betriebsorganisation sind die GwG-Funktionen durch mindestens zwei betriebsinterne Personen zu besetzen (siehe Frage D.2).
In der Praxis sind damit alle im Handelsregister mit Zeichnungsberechtigung vermerkten Personen, sowie diejenigen Personen, die über eine individuelle Handlungsvollmacht für den Gesuchsteller/das Mitglied verfügen gemeint. Diese sind in der Lage, für den Gesuchsteller/das Mitglied Rechte und Pflichten zu begründen, insbesondere mit Blick auf die Erbringung finanzintermediärer Tätigkeiten. Für diese Personen ist im Aufnahmegesuch jeweils eine Seite 8 auszufüllen.
Darüber hinaus sind die Dokumentationsanforderungen mit denjenigen der GwG-Funktionsträger identisch (siehe Frage D.12). Bei Personalunionen ist die erweiterte Personendokumentation selbstverständlich nur einmal einzureichen.
Sofern Ihre Gesellschaft den gesetzlichen Anforderungen entspricht, kann sie auf eine eingeschränkte Revision verzichten. In diesem Fall ist die Seite 9 nicht auszufüllen, beziehungsweise auf den Umstand eines Opting-Outs zu verweisen.
Wenn Sie über eine Revisionsstelle verfügen, ist sie auf dieser Gesuchseite anzugeben und die Angaben sind mit den im Gesuch verzeichneten Beilagen zu dokumentieren.
Für die Sicherstellung der GwG-Prüfung ist dies unproblematisch. Normalerweise wird ohnehin allen Mitgliedern eine GwG-Prüfstelle von der SRO PolyReg zugewiesen, es sei denn, ein Gesuch eines Mitglieds nach §34 Abs. 1 der Statuten, die eigene Revisionsstelle mit der GwG-Prüfung betrauen zu dürfen, wird vom Vorstand genehmigt (siehe Frage D.6).
Wird ein solches Gesuch im Rahmen des Aufnahmegesuchs gestellt, muss diesem eine Mandatsannahmeerklärung der auf Gesuchseite 9 angeführten Revisionsgesellschaft beiliegen. Wird ein solches Gesuch zu einem späteren Zeitpunkt gestellt, ist eine Mandatsannahmeerklärung nachzureichen.
Normalerweise wird den Mitgliedern der SRO PolyReg eine GwG-Prüfstelle zugewiesen. Gemäss §34 Abs. 1 der Statuten besteht jedoch die Möglichkeit, auf genehmigtes Gesuch hin die aktienrechtliche Revisionsstelle des Mitglieds für die GwG-Prüfung einzusetzen (sogenannte externe Prüfstelle). Das Recht steht jedoch nur Mitgliedern offen, die über eine im Handelsregister eingetragene Revisionsstelle verfügen. Ein Opting-out verunmöglicht eine entsprechende Gesuchstellung.
Das Gesuch für eine externe Prüfstelle kann bereits im Aufnahmegesuch durch Ankreuzen des entsprechenden Felds auf Gesuchsseite 9 gestellt werden, oder aber zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt.
Zwingende Voraussetzung ist, dass die Revisionsstelle über eine Zulassung der SRO PolyReg für die Durchführung von GwG-Prüfungen gemäss Art. 24a GwG verfügt. Die aktuelle Liste der zugelassenen Prüfstellen ist auf der Webseite der SRO PolyReg einsehbar.
Darüber hinaus muss die Revisionsstelle vom zu prüfenden Mitglied unabhängig sein, was sich aus Art. 728 OR und den anerkannten Richtlinien zur Unabhängigkeit der Branche ergibt.
Die Prüfstelle hat die Mandatsannahme für die Durchführung der GwG-Prüfungen gegenüber der SRO PolyReg mittels schriftlicher Annahmeerklärung zu bestätigen. Zusätzlich hat die Revisionsstelle eine Erklärung beizulegen, wonach sie sich verpflichtet, Prüfaufträge der SRO PolyReg auf Rechnung des Mitglieds auszuführen und der SRO PolyReg nach Abschluss der Prüfungshandlungen den GwG-Prüfbericht zukommen zu lassen.
Für diese Personen ist je eine Gesuchseite 10 auszufüllen. Für Mitglieder der Betriebsgrösse 3 und 4 können die Personalangaben auf einer separaten Liste als Excel-Tabelle übermittelt werden.
Finanzintermediäre und Berater/innen können ihre unterstellungspflichtige Tätigkeit an sogenannte Hilfspersonen i.S.v. Art. 2 Abs. 2 lit. b GwV auslagern. Die Hilfspersonen werden dabei von der Regulierung ihres Auftraggebers (SRO-Mitglied) miterfasst, ohne dass sie sich selbst als Finanzintermediäre oder Berater/innen einer SRO anschliessen müssten. Dies setzt namentlich voraus, dass sie vom Auftraggeber sorgfältig ausgewählt worden sind, ihre Ausbildung in punkto GwG gewährleistet ist und sie ausschliesslich im Namen und auf Rechnung des Auftraggebers handeln und durch diesem entschädigt werden. Schliesslich ist insbesondere auch zu gewährleisten, dass die Hilfsperson angemessen in die GwG-relevanten Kontroll- und Überwachungsprozesse des verantwortlichen Finanzintermediärs im Sinne von Art. 2 Abs. 2 lit. b Ziff. 2 GwV eingebunden ist. Dies umfasst namentlich die Sicherstellung einer übergreifenden Erkennung der Überschreitung von Schwellenwerten sowie die Wahrnehmung damit zusammenhängender Sorgfaltspflichten (Smurfing-Kontrolle). Diese Anforderungen gelten unabhängig davon, ob die Hilfsperson selbst als Finanzintermediär reguliert ist.
In der Praxis behandelt die SRO PolyReg diese Hilfspersonen wie Angestellte des Finanzintermediärs/Beraters und verlangt für jede natürliche Person, die als Hilfsperson GwG-relevante Tätigkeiten für den Finanzintermediär/Berater wahrnimmt, eine ausgefüllte Gesuchsseite 10, einen Strafregisterauszug, eine unterschriebene und datierte Pass- oder ID-Kopie sowie eine Kopie des sogenannten Agenturvertrags. Darüber hinaus ist der Finanzintermediär/Berater verpflichtet, quartalsweise unaufgefordert eine aktualisierte Agentenliste bei der SRO PolyReg einzureichen.
Grundsätzlich sind Mitglieder verpflichtet, die Schulungen der SRO PolyReg zu besuchen (§60 des Reglements). Diese organisiert in Umsetzung von §61 Abs. 1 des Reglements über das ganze Kalenderjahr verteilt mehrere Grundschulungen und Weiterbildungskurse (in allen Landessprachen und auf Englisch sowie in Form von Webinaren und physischen Anlässen). Das Schulungskonzept umfasst eine einmalige, ganztägige Grundausbildung (GK) und das Absolvieren eines jährlichen, halbtägigen Weiterbildungskurses (WK). Eigenschulungen sind ausschliesslich im Bereich der Grundschulung möglich. Die Weiterbildung verbleibt stets in der Obhut der SRO PolyReg.
Grosse Unternehmen (i.d.R. ab 20 Personen), welche regelmässig neue GwG-relevante Mitarbeiter einstellen, können mit Gesuchsseite 14 eine Eigenschulung für die Grundausbildung ihrer Mitarbeiter/innen beantragen. Dabei hat das Mitglied sein Wissen selbständig und unabhängig vom Grundschulungsangebot der SRO PolyReg zu erlangen, muss jedoch sicherstellen, dass die Eigenschulung in punkto Inhalt und Umfang mit der Grundschulung der SRO PolyReg vergleichbar ist.
Die Bewilligung für eine Eigenschulung setzt im Weiteren voraus, dass das Mitglied über einen geeigneten Ausbildungsverantwortlichen mit fundierten Kenntnissen verfügt. Dieser kann mit dem GwG-Funktionsträger des Ausbildungsverantwortlichen gemäss Seite 12 des Aufnahmegesuchs identisch sein. Diesfalls hat das Mitglied ein detailliertes schriftliches Schulungskonzept zu erstellen, welches dem Geschäftsführer zur Genehmigung zu unterbreiten ist. Das Schulungskonzept hat Aufschluss zu erteilen über die Anzahl der jährlich neu eintretenden Mitarbeiter im GwG-relevanten Bereich, die Adressaten der Ausbildung, die Art der Durchführung der Schulungen und die vorhandene Infrastruktur, die Häufigkeit und Dauer der Schulungsveranstaltungen, die instruierende Personen und die zu vermittelnden Inhalte.
Wird ein entsprechendes Gesuch vom Geschäftsführer genehmigt, wacht die SRO PolyReg im Rahmen der GwG-Prüfungen auch über die Umsetzung des eingereichten Schulungskonzepts. Die Nicht-Umsetzung wird dabei ebenso sanktioniert, wie Schulungsversäumnisse an den Schulungsveranstaltungen der SRO PolyReg selbst (siehe Fragen H.1 und H.2).
Das Gesuch um Eigenschulung kann bereits im Aufnahmegesuch durch Ankreuzen des entsprechenden Felds auf Gesuchseite 14 gestellt werden, oder aber zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt.
Die Angaben von Gesuchseite 15 müssen inhaltlich identisch sein mit denjenigen der Gesuchseiten 4, 11 und 12. Die Seite ist zudem sowohl vom/von Zeichnungsberechtigten des Gesuchstellers/Mitglieds als auch von sämtlichen genannten Funktionsträgern zu unterzeichnen und zu datieren.
Weil die GwG-Funktionsträger gleichsam Gewährsgaranten eines Mitglieds darstellen, sind sie aufsichtsrechtlich exponierter als normale Mitarbeiter eines Mitglieds. Die SRO PolyReg verlangt im Rahmen eines Aufnahmegesuchs von den GwG-Funktionsträgern deshalb eine erweiterte Personendokumentation. Diese besteht je aus einer formrichtig ausgefüllten Seite 16 des Aufnahmegesuchs, einem aktuellen Strafregisterauszug im Original, einer unterzeichneten und datierten Kopie von Pass oder ID, einem Lebenslauf und mindestens einem Diplom, das den Lebenslauf belegt. Werden die GwG-Funktionen im Laufe der Mitgliedschaft personell neu bestellt, ist von den neuen Funktionsträgern dieselbe Personendokumentation gefordert.
Wenn Sie mit dem schriftlich begründeten Entscheid des Vorstandausschusses nicht einverstanden sind, steht es Ihnen frei, diesen mit einer Beschwerde an das statutarische Schiedsgericht der SRO PolyReg weiterzuziehen (§6 Abs. 3 und §37 Abs. 1 der Statuten). Ab Eingang des Verweigerungsentscheids haben Sie 10 Tage Zeit, die Beschwerde beim Verantwortlichen für das Schiedsgericht, RAin Dr. Claudia V. Brunner, Binzallee 4, 8055 Zürich, schriftlich anzumelden (Datum des Poststempels ist massgebend für die Beurteilung des rechtzeitigen Eingangs). Dabei genügt eine blosse Anmeldung. Eine Begründung ist vorerst nicht erforderlich. Sie werden vom Verantwortlichen für das Schiedsgericht dazu separat und unter Fristansetzung aufgefordert.
Dem Verantwortlichen für das Schiedsgericht kommt die Prozessleitung bis zum Vorliegen einer schriftlichen Beschwerdebegründung und Beschwerdeantwort zu. Er setzt Ihnen und der SRO PolyReg entsprechende Fristen an, droht Versäumnisfolgen an und zieht von Ihnen die für diesen Fall auf 2'000.– Fr. festgesetzte Einschreibegebühr ein (§38 Abs. 7 der Statuten; siehe Frage H.13).
Das Schiedsgericht überprüft angefochtene Beschlüsse frei (§38 Abs. 5 der Statuten). Seine Entscheide sind endgültig (§35 Abs. 2 der Statuten). Vorbehalten ist die Beschwerde an das Bundesgericht gemäss Art. 389 ZPO mit erheblich eingeschränkten Beschwerdegründen.
Einer Beschwerde über einen Nichtaufnahmeentscheid kommt jedoch keine aufschiebende Wirkung zu. Der Fristenlauf der Unterstellungsfrist von Art. 11 Abs. 1 lit. b der Geldwäschereiverordnung (GwV) wird damit nicht unterbrochen.
Die SRO PolyReg sammelt und verwaltet die vom Gesetz vorgesehenen Daten betreffend ihre Mitglieder und ihre eigene Tätigkeit, führt die Prüfungen zur Sicherstellung der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften durch und erstattet die notwendigen Meldungen nach GwG und den Weisungen der FINMA (§2 Abs. 3 und §17 der Statuten).
Somit kann es im gesetzlich vorgesehenen Rahmen zu einem Datenaustausch mit der FINMA kommen. Darüber hinaus hält sich die SRO PolyReg strikt an die Vorgaben des Datenschutzgesetzes und behandelt alle Daten vertraulich. Das heisst insbesondere, dass die SRO PolyReg über Vereinsinterna keine Auskunft erteilt, weder an andere Vereinsmitglieder noch an Aussenstehende (§17 Abs. 2 der Statuten).
Einzelanfragen Dritter über das Bestehen einer Mitgliedschaft werden beantwortet. Die Mitgliederliste der SRO PolyReg ist aufgrund eines GV-Beschlusses nicht öffentlich. Die SRO PolyReg stellt auf ihrer Webseite aber eine Mitgliedersuche zur Verfügung, welche auf konkrete Abfrage zu einem angeschlossenen Mitglied hin tagesaktuelle Informationen wiedergibt. Die FINMA führt ihrerseits ein Verzeichnis über die einer SRO angeschlossenen Finanzintermediäre. Mangels Erbringung einer GwG-relevanten Tätigkeit werden freiwillige Mitglieder im Unterschied zu aktiven und inaktiven Mitgliedern nicht im öffentlichen FINMA-Verzeichnis als SRO-Mitglieder aufgeführt.
Die verschiedenen Mitgliedschaftskategorien sind in Ziff. 1 der Beitragsskala definiert. Inaktive Mitglieder sind Finanzintermediäre (und ab dem 1. Januar 2027 neu auch Berater/innen), die auf das Ende eines Kalenderjahres hin mittels Einreichung eines Gesuchs um inaktive Mitgliedschaft verbindlich erklären, für die Dauer des kommenden Kalenderjahres nicht berufsmässig im Sinne der GwV tätig zu werden. Die rechtzeitige Einreichung des Gesuchs bewirkt, dass das Mitglied im kommenden Kalenderjahr einen reduzierten Mitgliederbeitrag bezahlt. Zu beachten ist, dass eine einmal genehmigtes Inaktivitätsgesuch nicht unbeschränkt gültig ist, sondern lediglich für das bevorstehende Kalenderjahr gilt. Es obliegt den Mitgliedern, das Inaktivitätsgesuch jährlich von Neuem bis spätestens zum 31.12. einzureichen. Auf verspätete Gesuche wird nicht eingegangen, selbst wenn die Schwellenwerte der Berufsmässigkeit nicht überschritten werden.
Da es sich bei inaktiven Mitgliedern um Finanzintermediäre (und ab dem 1. Januar 2027 auch um Berater/innen) handelt, die eine GwG-relevante Tätigkeit – wenn auch nicht berufsmässig – erbringen, werden sie im öffentlichen FINMA-Verzeichnis als SRO-Mitglieder aufgeführt (die Berater/innen voraussichtlich erst ab dem 1. Januar 2027).
Freiwillige Mitglieder wiederum sind Mitglieder, die keinerlei GwG-relevante Tätigkeit und damit weder eine finanzintermediäre Tätigkeit gemäss Art. 2 Abs. 3 GwG noch eine Beratertätigkeit gemäss Art. 2 Abs. 3bis, 3ter oder 3quater r-GwG erbringen. Da die Beratertätigkeit erst mit der Inkraftsetzung des revidierten GwG unterstellungspflichtig wird, können Berater/innen im Kalenderjahr 2026 übergangsweise von einer freiwilligen Mitgliedschaft profitieren. Ab dem 1. Januar 2027 wird die Mitgliedschaft dann je nach Erreichen der Schwellenwerte der Berufsmässigkeit in eine aktive Mitgliedschaft umgewandelt. Freiwillige Mitglieder profitieren ebenso wie inaktive Mitglieder (sofern Gesuch um Inaktivität fristgerecht gestellt und seitens SRO genehmigt wurde) von einem reduzierten Mitgliederbeitrag (siehe hierzu C.5).
Keine Auswirkung hat die inaktive oder freiwillige Mitgliedschaft indes auf die Prüfpflicht, zumal diese Mitglieder jährlich geprüft werden. Dabei dient die Prüfung vornehmlich dem Zweck, die tatsächliche Inaktivität resp. die Nicht-Erbringung einer GwG-relevanten Tätigkeit, die bis hierhin nur prospektiv deklariert wurde, zu verifizieren. Ergibt die Prüfung, dass ein Mitglied trotz deklarierter Inaktivität berufsmässig als Finanzintermediär/Berater tätig ist oder trotz deklarierter Freiwilligkeit eine FI- oder Beratertätigkeit erbringt, wird die Mitgliedschaftskategorie entsprechend angepasst und – bei Umwandlung in eine aktive Mitgliedschaft – die Differenz zum regulären Mitgliederbeitrag nachfakturiert.
Die SRO PolyReg ist so eingestellt, dass ihre gesetzliche Leistung mit den Anforderungen des Geschäftsalltags ihrer Mitglieder bestmöglich interagiert. Mitglieder sind wiederkehrenden Anforderungen ausgesetzt. Dabei ergeben sich folgende Zyklen:
Das Beitragsjahr richtet sich nach dem Kalenderjahr – unabhängig vom Zeitpunkt des Ein- oder Austritts eines Mitglieds. Es wird nicht pro rata temporis abgerechnet, weil die SRO PolyReg – abhängig von der Zahl ihrer Mitglieder per 31. Dezember eines Kalenderjahres, jedoch unabhängig von deren Grösse, Aktivitätsgrad und Dossierzahl – der FINMA eine jährliche Aufsichtsabgabe zu entrichten hat. Es ist deshalb sachgemäss, von austretenden Mitgliedern, die per 1. Januar des darauffolgenden Kalenderjahres noch Mitglied waren, ebenso wie von unter dem Jahr eintretenden Neumitgliedern den vollen Beitrag zu erheben.
Die anteiligen Kosten an der Aufsichtsabgabe betragen derzeit durchschnittlich 500.– Fr. je Mitglied. Sie werden den Mitgliedern jedoch nicht separat überwälzt, sondern sind im Mitgliederbeitrag vielmehr bereits enthalten.
Das Schulungsjahr richtet sich ebenfalls nach dem Kalenderjahr. Demnach hat jedes Mitglied vom ersten Mitgliedschaftsjahr an zwischen Januar und Dezember sämtliche Funktionsträger in den jährlichen Weiterbildungskurs zu schicken. Die Grundschulung ist wiederum innert 6 Monaten nach Eintritt in den Betrieb zu absolvieren (siehe Frage F.3).
Der Prüfrhythmus richtet sich nicht nach dem Kalenderjahr, sondern wird initial durch den Zeitpunkt der Aufnahme und anschliessend durch den Zeitpunkt der letzten Prüfung getaktet. Zu beachten ist dabei, dass auch die Prüfperiode sich nicht nach dem Kalenderjahr richtet, sondern jeweils den ganzen Zeitraum seit der letzten Prüfung umfasst. Aufgrund der aufsichtsrechtlichen Kernaufgabe der SRO PolyReg kommt dem Prüfrhythmus bei der Beantwortung verschiedener Fragen – insbesondere mit Blick auf die Inaktivität – eine prioritäre Bedeutung vor dem Beitragszyklus zu (siehe Frage G.2).
Sie haben ab sofort sicherzustellen, dass Sie alle Vereinspflichten einhalten. Wir weisen Sie darauf hin, dass die Pflichtwahrnehmung in Ihrer Verantwortung liegt, während es Aufgabe der SRO PolyReg ist, Sie dabei zu überwachen, Sie allenfalls auf Pflichtwidrigkeiten aufmerksam zu machen und die Pflichtwahrnehmung notfalls mit Sanktionen durchzusetzen.
Zudem obliegt es ebenfalls Ihnen selbst, Rechte, die Ihnen per Statuten und Reglement zustehen, wahrzunehmen und dabei allenfalls bestehende Fristen und Termine einzuhalten (bspw. Gesuch um Inaktivität).
Die Pflichten der Mitglieder ergeben sich aus den Statuten und dem Reglement der SRO PolyReg.
Die SRO PolyReg hat die genannten Basisdokumente in der jeweils gültigen Fassung in mehreren Sprachen auf ihrer Homepage publiziert. Sie sind somit jederzeit einsehbar und werden als allen Mitgliedern bekannt vorausgesetzt, zumal die Mitglieder mit der allgemeinen Beitrittserklärung auf Seite 18 des Aufnahmegesuchs erklären, Statuten und Reglement zur Kenntnis genommen zu haben und sich deren Bestimmungen vorbehaltlos zu unterwerfen.
Abgesehen von den Sorgfaltspflichten, die Sie als Finanzintermediär/Berater gemäss GwG einhalten müssen und die im Reglement der SRO PolyReg konkretisiert sind, und der Wahrnehmung der Schulungspflicht gemäss Art. 8 GwG, treffen Sie insbesondere auch Vereinspflichten (wie bspw. die Schulungspflicht, die Mutationsmeldepflicht, die Mitwirkungspflicht sowie die finanziellen Verpflichtungen). Deren Einhaltung ist für die Beibehaltung der Mitgliedschaft ebenso Voraussetzung wie die Beanstandungsfreiheit punkto Sorgfaltspflichten des GwG.
Die Schulungspflicht ist mittels Absolvierung einer Grundschulung innert 6 Monaten seit Eintritt des Mitglieds, bzw. für neu eintretende Mitarbeiter seit deren Stellenantritt, wahrzunehmen (§39 Abs. 2 der Statuten i.V.m. §61 Abs. 2 des Reglements). Die Weiterbildungspflicht ist ab dem ersten Mitgliedschaftsjahr jährlich zu absolvieren. Dabei erachtet die SRO PolyReg die Pflicht als erfüllt, wenn sämtliche Funktionsträger eines Mitglieds gemäss §41 Abs. 2 des Reglements an einer Weiterbildung teilgenommen haben.
Die Weiterbildungspflicht kann ausnahmsweise auch dadurch wahrgenommen werden, dass eine Schulung bei einer anderen SRO absolviert wird. Dies setzt jedoch eine vorgängige Bewilligung durch den Geschäftsführer der SRO PolyReg voraus (§61 Abs. 1 des Reglements). Die SRO PolyReg anerkennt Schulungsveranstaltungen der anderen SRO als den eigenen Schulungen gleichwertig. Nicht anerkannt werden jedoch GwG-Kurse von Banken, Versicherungen und anderen Institutionen.
Weiter besteht eine vereinsinterne Mutationsmeldepflicht gemäss §8 Abs. 2 der Statuten sowie eine allgemeine Auskunftspflicht gemäss §15 der Statuten. Mitglieder haben Änderungen der Voraussetzungen, die zur Erlangung ihrer Mitgliedschaft geführt haben, von sich aus ohne Verzug dem Geschäftsführer zu melden. Sie halten dadurch das Mitgliederdossier aktuell. Zur Erleichterung der Mitglieder hat die SRO PolyReg ein Mutationsmeldeformular entwickelt, das für sämtliche Mutationsmeldungen zu verwenden ist und zugleich Auskunft darüber erteilt, welche Beilagen allenfalls notwendigerweise mit einzureichen sind. Das Formular ist auf der Homepage der SRO PolyReg jederzeit abrufbar.
Abgesehen von der Beitragspflicht und der generellen Pflicht zur Bezahlung der dem Verein geschuldeten Beträge, besteht eine umfassende Mitwirkungspflicht, namentlich bei den (ordentlichen und ausserordentlichen) Prüfungen (§51 Abs. 6 und §53 Abs. 3 des Reglements), aber auch in punkto ständiger Erreichbarkeit, bezüglich der Umsetzung von Weisungen der SRO PolyReg sowie in Sanktionsverfahren (§54 Abs. 2 des Reglements).
Teilnahme und Mitbestimmung an der Vereinsversammlung (§25 der Statuten), das Vorschlagen von Traktanden an der Vereinsversammlung (§25 Abs. 4 der Statuten), Stellung eines Gesuchs um Verwendung der eigenen Revisionsstelle als GwG-Prüfstelle (§34 Abs. 1 der Statuten), Stellung eines Gesuchs um Eigenschulung (§61 Abs. 3 des Reglements), Stellung eines Gesuchs um Bewilligung einer Schulungsteilnahme bei einer anderen SRO (§61 Abs. 1 des Reglements), Stellung eines Gesuchs um Dispensation von der Grundschulung (§62 Abs. 1 des Reglements), Einreichung einer Inaktivitätserklärung und Bezahlung eines reduzierten Jahresbeitrags im Folgejahr (Beitragsskala Ziff. 1 lit. b der Beitragsskala), reglementarische Rechte bei der Wahrnehmung der Sorgfaltspflichten des GwG, namentlich den Beizug Dritter (nach Massgabe von §38 des Reglements) sowie die Stellung eines Gesuchs um Prüfaufschub in maximal zwei aufeinander folgenden Jahren (nach Massgabe von §51 Abs. 3 und 4 des Reglements).
Eine (Gebühren-)Rechnung stellt eine Anordnung der SRO dar. Daher sollte sie gegebenenfalls innert 10 Tagen bei der Geschäftsstelle angefochten werden, da sie ansonsten rechtskräftig wird.
Entweder durch Austritt oder durch Ausschluss. Eine stillschweigende Beendigung, beispielsweise durch Konkurs, ist nicht vorgesehen. Es obliegt den Mitgliedern, bis zum Ende ihrer Mitgliedschaft die Vereinspflichten wahrzunehmen (siehe Frage F.3 zu Mutationsmelde- und Mitwirkungspflicht). Auch im Falle eines Konkurses ist die Mitgliedschaft ordentlich zu beenden.
Einzige Ausnahme davon stellen Todesfälle bei Inhabern von Einzelfirmen dar. Sterben hingegen die Alleinaktionäre oder Einzelgesellschafter von juristischen Personen, haben die Erben der SRO PolyReg anzuzeigen, ob die Mitgliedschaft weiter bestehen bleibt (was in der Regel eine Neubestellung von Funktionen und damit Mutationsmeldungen notwendig macht) oder ob die Gesellschaft liquidiert werden soll.
Ein Austritt kann – nach Massgabe von §9 der Statuten und unter Vorbehalt einer allfälligen Schlussprüfung – jederzeit durch schriftliche Erklärung inkl. Begründung für den Austritt an den Geschäftsführer der SRO PolyReg erfolgen.
Der Ausschluss ist in der Regel eine (und zugleich die schärfste) Sanktion gegen ein Mitglied und wird in der Regel nach Durchführung eines Sanktionsverfahrens ausgesprochen, bei welchem dem betroffenen Mitglied das rechtliche Gehör gewährt wurde. Hingegen werden Mitglieder, die ihren finanziellen Verpflichtungen trotz eingeschriebener Mahnung nicht nachkommen oder die an der angegebenen Adresse nicht mehr zu erreichen sind, sofort ausgeschlossen (§10 Abs. 4 der Statuten und §57 Abs. 2 des Reglements). In solchen Fällen erfolgt der Ausschluss direkt und ohne Sanktionsverfahren (siehe Frage H.4).
Mitglieder werden durchschnittlich alle zwölf Monate einmal von einer Prüfstelle bezüglich der Einhaltung der Vereins-, Sorgfalts- und Meldepflichten vor Ort in ihrem Betrieb geprüft (§51 Abs. 1 des Reglements; siehe Frage F.3).
Diese Regel gilt für alle Mitglieder, insbesondere auch für inaktive und freiwillige Mitglieder (siehe Frage E.3).
Sie wird nur durchbrochen, wenn einem aktiven Mitglied ein Prüfaufschub nach §51 Abs. 3 des Reglements gewährt wird (siehe Frage G.2).
Die ordentliche Prüfung kann bei aktiven Mitgliedern von Amtes wegen oder auf schriftliches Gesuch eines Mitglieds hin bis zu zwei Mal um ein Jahr hinausgeschoben werden. Voraussetzung hierfür ist, dass die letzte Prüfung durch eine Prüfstelle der SRO PolyReg erfolgte und keine Erstprüfung darstellte, bei den zwei vorangegangenen Prüfungen keine wesentlichen Mängel festgestellt wurden und die Tätigkeit des Mitglieds aufgrund der Grössenverhältnisse (Transaktionsvolumina, verwaltetes Vermögen, Anzahl Kunden etc.), der Herkunft der Kunden, der Tätigkeitsgebiete und der Stabilität der Geschäftsbeziehungen nur ein geringes Geldwäschereirisiko in sich birgt (§51 Abs. 3 des Reglements). Die Tätigkeit der Geld- und Wertübertragung (Money Transmitting) sowie blockchainbasierte Finanzdienstleistungen (VASP) gelten als risikoerhöhte Tätigkeitsgebiete, weshalb diesen Mitgliedern in Anlehnung an das risikobasierte Aufsichtskonzept der SRO PolyReg kein Prüfaufschub gewährt wird. Im Idealfall kann ein aktives Mitglied somit in einen Dreijahres-Prüfrhythmus geraten.
Erstprüfungen können nach dem Gesagten nie aufgeschoben werden. Neue Mitglieder werden deshalb stets mindestens einmal initial geprüft, bevor auf ein Prüfaufschubsgesuch eingetreten wird. Die Erstprüfung schliesst gleichsam das erste Mitgliedschaftsjahr ab.
Obwohl ein Prüfaufschub risikobasiert auch von Amtes wegen gewährt werden kann, obliegt es grundsätzlich den Mitgliedern, einen Prüfaufschub nachzusuchen. Die SRO PolyReg stellt dazu ein standardisiertes Formular zur Verfügung. Es sind folgende Fristen gemäss §51 Abs. 4 des Reglements zu beachten: Für den ersten Prüfaufschub muss das Gesuch innert 6 Monaten seit der letzten Prüfung bei der Geschäftsstelle der SRO PolyReg eingehen. Das Gesuch für den zweiten Aufschub kann frühestens nach einem Jahr seit der letzten Prüfung gestellt werden, muss dann jedoch innerhalb von 6 Monaten eingereicht werden, also spätestens 18 Monate nach der letzten Prüfung.
Die Prüfstelle eines Mitglieds wird von der SRO PolyReg rechtzeitig und unter Fristansetzung zur Vornahme der GwG-Prüfung beauftragt. Sie setzt sich anschliessend mit dem Mitglied in Kontakt und vereinbart einen Prüftermin. Nach vollzogener Prüfung verfasst die Prüfstelle einen schriftlichen Bericht zuhanden der SRO PolyReg und übermittelt dem Mitglied direkt eine Kopie davon. Die Prüfleistung wird anschliessend anhand des vom Mitglied zu unterzeichnenden Stundenrapports abgerechnet und ist vom Mitglied zu bezahlen (siehe Frage C.7).
Im Prüfbericht festgehaltene Beanstandungen ziehen Weisungen der SRO PolyReg zur Behebung des beanstandeten Zustands nach sich und können – abhängig von der Schwere des festgestellten Verstosses – zur Eröffnung eines Sanktionsverfahrens führen (§52 Abs. 4 des Reglements; siehe Frage H.1).
Die Prüfer und die SRO PolyReg wahren das Geschäfts- oder Berufsgeheimnis der Mitglieder (§51 Abs. 7 des Reglements).
Die Prüfungen können – soweit dies der Zweck der Prüfung erfordert – auch unangemeldet erfolgen.
Die Prüfstellen prüfen die Einhaltung der Bestimmungen des Geldwäschereigesetzes, der Statuten und des Reglements.
Die Prüfung erfolgt nach den Bestimmungen des risikobasierten Aufsichtskonzepts und erstreckt sich insbesondere darauf, ob die verlangten Dokumente in Umsetzung der Sorgfalts- und Dokumentationspflicht ordnungsgemäss erstellt und aufbewahrt werden, ob die vorerwähnten Unterlagen darauf schliessen lassen, dass die Identifikations- und Abklärungspflichten eingehalten wurden, ob die Meldepflicht gegebenenfalls ordnungsgemäss erfüllt wurde und ob die Pflicht zur Schulung eingehalten wurde und die Mitarbeiter einen genügenden Kenntnisstand aufweisen, resp. ob ein internes Schulungskonzept vollständig umgesetzt wurde.
Die Prüfung erstreckt sich auch darauf, ob die Voraussetzungen für den Anschluss an die SRO PolyReg dauernd eingehalten wurden und ob alle Mutationen gemäss §8 Abs. 2 der Statuten unverzüglich gemeldet wurden (§52 Abs. 1-3 des Reglements).
Eine ausserordentliche Prüfung dient dazu, Verdachtsmomente oder Unregelmässigkeiten abzuklären sowie bei festgestellten Verstössen zusätzliche Erkenntnisse zu erschliessen, wenn sich der Erkenntnisstand nicht bereits anhand der Angaben aus einer ordentlichen Prüfung als ausreichend erweist. (§53 Abs. 1 des Reglements).
Für die Durchführung einer ausserordentlichen Prüfung kann ein unabhängiger Untersuchungsbeauftragter (UB) eingesetzt werden, der im Auftrag des Vorstands handelt und dem Vorstandsausschuss oder der Vorstandsdelegation der SRO PolyReg über seine Feststellungen schriftlich Bericht erstattet. Die Kosten der ausserordentlichen Prüfung sind vom Mitglied zu tragen (§53 Abs. 1 und 4 des Reglements).
Der UB nimmt Beweismittel zu den Akten und erstellt einen schriftlichen Bericht über seine Feststellungen. Er kann seinen Bericht mit einem Antrag auf Sanktionierung verbinden. Das betroffene Mitglied hat den unabhängigen Untersuchungsbeauftragten zu unterstützen und ihm jede erforderliche Einsicht zu gewähren (§53 Abs. 2 und 3 des Reglements).
Auf der Basis der derart erstellten Erkenntnislage entscheidet der Vorstand über die allfällige Anhebung eines Sanktionsverfahrens.
Die Prüfungen können – soweit dies der Zweck der Prüfung erfordert – auch unangemeldet erfolgen und/oder vorgezogen werden (§51 Abs. 4 des Reglements).
Ordentliche Prüfungen werden nach notwendigem und gebotenem Zeitaufwand zu einem Ansatz von Fr. 250.– die Stunde zzgl. Spesen und Barauslagen (70 Rappen pro km; 80 Rappen pro Kopie) abgerechnet, wenn sie von einer durch die SRO PolyReg akkreditierten Prüfstelle (sogenannte interne Prüfstelle) durchgeführt werden. Dasselbe gilt für den Ansatz der unabhängigen Untersuchungsbeauftragten. Die Abrechnung erfolgt in Einheiten von 15 Minuten.
Ansonsten richten sich die verrechneten Stundenansätze nach den Richtlinien der (mitgliederspezifischen) Revisionsstelle (siehe Fragen C.7 und D.6). PolyReg erhebt von Mitgliedern, die durch ihre mitgliederspezifische Prüfstelle geprüft werden, einen prozentualen Zuschlag der gesamten Revisionskosten als Abgeltung für die mit der Kontrolle und Oberaufsicht verbundenen Aufwände (Beitragsskala Ziff. 6).
Festgestellte Verstösse der Mitglieder gegen die Vereinspflichten oder Pflichten aus dem GwG und dem Reglement, namentlich Sorgfaltspflichten (Art. 3-8 GwG), Meldepflicht (Art. 9 GwG), Schulungspflicht (Art. 8 GwG) sind zu sanktionieren (§45 Abs. 1 der Statuten).
Bei fahrlässig begangenen Verstössen kann anstelle einer Busse eine Verwarnung ausgesprochen oder von einer Sanktion abgesehen werden (§55 Abs. 2 des Reglements). Bei geringfügigen Verstössen, die zudem kurzfristig (max. 30 Tage) behebbar sind, werden in der Regel keine Sanktionsverfahren angehoben. Ein fehlbares Mitglied wird jedoch schriftlich und unter Fristansetzung zur Behebung des Verstosses angewiesen.
Folgende Sanktionen können ausgesprochen werden: Verwarnung, Busse von Fr. 300.– bis zu 1'000'000.–, Androhung des Ausschlusses und Ausschluss (§45 Abs. 2 der Statuten und §54 Abs. 1 des Reglements).
Vorsätzliche Verstösse werden in jedem Falle auch mit Busse geahndet. Mit den Sanktionen können Verfahrenskosten, Spruch- und Schreibgebühren auferlegt werden (§45 Abs. 4 und 5 der Statuten).
Soweit notwendig und möglich wird die Sanktion mit einer Aufforderung zur Wiederherstellung des ordnungs- und gesetzmässigen Zustandes innert einer Frist von längstens drei Monaten verbunden. Die Aufforderung kann zudem verbunden werden mit Weisungen und Auflagen zur internen Organisation des Finanzintermediärs (§54 Abs. 2 des Reglements).
Bei der Bemessung einer Busse ist auf die Schwere des Verstosses, den Grad des Verschuldens und die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Mitglieds abzustellen. Parallele staatliche Massnahmen und/oder Strafen hindern die vereinsinterne Sanktion nicht. Sie sind jedoch mildernd zu berücksichtigen, wenn sich aus der Kumulation eine unangemessene Härte ergibt (§55 Abs. 1 des Reglements).
Der Ausschluss kann angeordnet werden bei Verstössen gegen Vereinspflichten oder Pflichten aus dem GwG, dem Reglement oder den Statuten, wenn das fehlbare Mitglied den gesetzmässigen, reglementarischen oder statutarischen Zustand innert gesetzter Frist nicht wiederherstellt oder bei wiederholtem Verstoss (§56 Abs. 1 des Reglements).
Ein Mitglied wird ausgeschlossen, wenn es die Voraussetzungen zur Beibehaltung der Mitgliedschaft nicht mehr erfüllt (siehe Frage F.3), insbesondere – aber nicht nur – wenn es personell oder organisatorisch keine Gewähr mehr für eine einwandfreie Geschäftstätigkeit bietet und den ordnungsgemässen Zustand innert gesetzter Frist von maximal drei Monaten nicht wiederherstellt (§56 Abs. 2 des Reglements).
Die SRO PolyReg verlangt von ihren Mitgliedern in §2 Abs. 2 der Statuten zudem, dass sie rechtlich und ethisch einwandfreie Finanzdienstleistungen von hoher Qualität erbringen. Die rechtliche Beanstandungsfreiheit beurteilt sich dabei anhand der (voraussichtlichen) Einhaltung aller, namentlich aller finanzmarktrechtlich relevanten Gesetze und Erlasse. Verstösse gegen solche Bestimmungen können unter Umständen auch zum Ausschluss führen.
Ein Mitglied muss ausgeschlossen werden, wenn es wichtige Vorschriften des GwG, namentlich die Meldepflicht, vorsätzlich oder grobfahrlässig verletzt hat (§56 Abs. 4 des Reglements). Der Ausschluss erfolgt zudem auch, wenn das Mitglied für den Verein oder das Schiedsgericht nicht mehr erreichbar ist oder direkt bei Nichtbezahlung dem Verein geschuldeter Ausstände (siehe Frage F.5).
Mit dem Ausschluss oder der Androhung des Ausschlusses kann in jedem Falle auch eine zusätzliche Busse ausgesprochen werden (§56 Abs. 5 des Reglements; siehe Frage H.3).
Das Verfahren beginnt damit, dass dem Mitglied die Verfahrenseröffnung schriftlich und eingeschrieben angezeigt wird. In der Mitteilung sind die Vorhaltungen vermerkt sowie die in Aussicht gestellte Sanktion. Zudem wird dem Mitglied in demselben Schreiben Frist angesetzt, zu allen Punkten (Vorhaltungen, angedrohte Sanktion und deren Ausmass) schriftlich Stellung zu nehmen.
Nach Eingang der Stellungnahme oder nach unbenutztem Ablauf der Frist zur Stellungnahme entscheidet der Vorstandsausschuss über die Ausfällung einer Sanktion. Er berücksichtigt dabei die allenfalls vorgebrachten Argumente des Mitglieds, die er jedoch frei würdigt (siehe Frage H.7).
Ist ein Entscheid gefällt, wird er dem Mitglied schriftlich begründet und eingeschrieben zugestellt. Alle Sanktionsentscheide können anschliessend an das PolyReg-Schiedsgericht weitergezogen werden (§ 37 Abs. 1 der Statuten und §59 des Reglements). Das Schiedsgericht entscheidet Streitigkeiten zwischen Mitgliedern und der SRO PolyReg endgültig (siehe Frage D.13).
Auf Beschwerden über Ausschlüsse, die aufgrund der Nichtbezahlung von Forderungen des Vereins im Nachgang zu einer eingeschriebenen Mahnung mit Ausschlussandrohung ausgesprochen wurden, tritt das Schiedsgericht nur bedingt ein (vgl. §36 Abs. 5 der Statuten).
Wird gegen ein Mitglied ein Sanktionsverfahren angehoben, das mit einem Ausschluss aus der SRO PolyReg enden könnte, so werden die Entscheide über die Eröffnung und den Abschluss des Verfahrens der FINMA mitgeteilt (§58 Abs. 1 des Reglements).
Wenn sich das Verfahren gegen einen Berufsgeheimnisträger richtet, so hat die Vorstandsdelegation durch geeignete Mittel (Anonymisierung der Dokumente etc.) für die Wahrung des Berufsgeheimnisses zu sorgen (§58 Abs. 2 des Reglements).
Der Zweck der SRO PolyReg umfasst die Durchsetzung der Einhaltung der Sorgfaltspflichten des GwG und darüber hinaus die Prüfung, ob die Mitglieder rechtlich und ethisch einwandfreie Finanzdienstleistungen von hoher Qualität erbringen (vgl. §2 Abs. 2 der Statuten). Dies im Einklang mit der konstanten und jahrelangen Praxis der FINMA, wonach auch der Verstoss gegen andere finanzmarktrechtliche Vorschriften den guten Ruf des Finanzintermediärs und damit die Gewähr für die Einhaltung der Sorgfaltspflichten in Frage stellt.
Die SRO PolyReg übt über ihre Mitglieder keine prudentielle Aufsicht aus und bringt eine solche auch nicht durch die Hintertür ins Spiel, wenn sie Verstösse gegen §2 Abs. 2 der Statuten verfolgt. Die Sanktionsverfahren der SRO PolyReg und darauf abgestützte Massnahmen haben vorab präventiven Charakter und zielen primär auf die Wiederherstellung eines ordnungsgemässen Zustandes ab. Einem Sanktionsverfahren der SRO PolyReg kommt jedoch kein Strafcharakter zu.
Der Grundsatz "in dubio pro reo" stellt eine Beweiswürdigungsregel für den Strafrichter dar. Massgeblich für die Eröffnung eines Sanktionsverfahrens ist jedoch die Frage, ob ein ausreichender Anfangsverdacht besteht. Alsdann ist der Sachverhalt vom Vorstand oder Vorstandsausschuss analog zu den verwaltungsrechtlichen Bestimmungen (vgl. Art. 12 und 13 VwVG) von Amtes wegen abzuklären und der zu treffende Entscheid basiert auf der pflichtgemässen Überzeugung des Spruchkörpers. Somit gelangt nicht der Grundsatz in dubio pro reo zur Anwendung (welcher im Verwaltungsverfahren ohnehin nicht gilt, was sich e contrario aus Art. 6 Abs. 2 EMRK ergibt), sondern vielmehr derjenige der freien Beweiswürdigung (analog zu Art. 19 VwVG i. V. m. Art. 40 des Bundesgesetzes vom 4. Dezember 1947 über den Bundeszivilprozess BZP; SR 273).
Die SRO PolyReg ist deshalb nicht an bestimmte starre Beweisregeln gebunden, die ihr vorschreiben, wie sie zu ihren Einschätzungen zu gelangen hat, wie ein gültiger Beweis zu Stande kommt und welchen Beweiswert die einzelnen Beweismittel im Verhältnis zueinander haben (vgl. BGE 130 II 482 E. 3.2; BVGE vom 3. August 2007, C-1170/2006, E. 6.1).
Zudem wird in Sanktionsverfahren der SRO PolyReg sowohl der Unschuldsvermutung als auch dem Grundsatz von Art. 8 ZGB insofern gebührend Rechnung getragen, als sie die Gewährung des rechtlichen Gehörs der Betroffenen wahren und erst unter Würdigung aller Umstände und vorgebrachten Argumente über die Ausfällung von Sanktionen oder den Verzicht darauf entschieden wird, wobei solche Entscheide gegebenenfalls zudem der Überprüfung durch das statutarische Schiedsgericht standhalten müssen.
Eine Sanktionseröffnung stellt somit keine Vorverurteilung dar und verstösst auch nicht gegen die Unschuldsvermutung. Sie dient dazu, dem Mitglied die erhobenen Vorwürfe im Einzelnen darzustellen und die in Aussicht stehenden Sanktionsmassnahmen zur Kenntnis zu bringen, damit es von seinem Anspruch auf rechtliches Gehör Gebrauch machen kann.
Immerhin verlangt der Grundsatz der freien Beweiswürdigung, dass sich die verfügende Instanz sorgfältig, gewissenhaft und unvoreingenommen ihre Meinung darüber bildet, ob der zu beweisende Sachumstand als wahr zu gelten hat oder nicht. Der Beweis ist geleistet, wenn aufgrund der Beweiswürdigung zur Überzeugung zu gelangen ist, dass sich der rechtserhebliche Sachumstand verwirklicht hat (BGE 114 II 289 E. 2a; BGE 105 Ib 114 E. 1a).
Wenn es um die Beurteilung von inneren Vorgängen bei einem Mitglied geht, ist es für die SRO PolyReg zulässig, von bekannten Tatsachen als Vermutungsbasis auf unbekannte als Vermutungsfolge zu schliessen. Solche tatsächlichen Vermutungen können sich in allen Bereichen der Rechtsanwendung ergeben, namentlich auch im öffentlichen Recht. Es handelt sich dabei um Wahrscheinlichkeitsfolgerungen, die auf Grund der Lebenserfahrung gezogen werden (BGE 130 II 482 E. 3.2 mit Hinweisen; BVGE vom 3. August 2007, C-1170/2006, E. 6.1).
Mit den Sanktionen können Untersuchungskosten, Spruch- und Schreibgebühren auferlegt werden (§45 Abs. 5 der Statuten). Die Berechnung der Spruchgebühr richtet sich nach Massgabe der Verordnung des Obergerichts des Kantons Zürich über die Gerichtsgebühren vom 8. September 2010.
Dem Verantwortlichen kommt die Prozessleitung bis zum Vorliegen einer schriftlichen Beschwerdebegründung und Beschwerdeantwort und bis zur Konstituierung des Schiedsgerichts zu. Danach obliegt die weitere Verfahrensleitung dem Schiedsgericht selbst (§38 Abs. 3 der Statuten). Die dann amtenden Schiedsrichter sind vom Verein unabhängig (Nichtmitglieder) und müssen über Fachkompetenz verfügen.
Der Verantwortliche hat insbesondere entsprechende Fristen anzusetzen und Versäumnisfolgen anzudrohen, sowie die Einschreibegebühr einzuziehen. Der Verantwortliche kann ein Beschwerdeverfahren aus prozessualen Gründen abschreiben oder sistieren, wenn der Grund vor der Konstituierung des Schiedsgerichts eintritt, so namentlich bei Säumnis mit der Beschwerdebegründung, bei Nichtleistung der Einschreibegebühr, bei Rückzug einer Beschwerde bzw. bei Verzicht auf Durchführung des Beschwerdeverfahrens, bei Wiedererwägung des angefochtenen Entscheides durch den Vorstand unter gleichzeitiger Aufhebung des angefochtenen Entscheides, bei Konkurs eines beschwerdeführenden Mitglieds etc. In solchen Fällen kann auf die Erhebung von Gebühren für das Beschwerdeverfahren und auf die Zusprechung von Prozessentschädigungen verzichtet oder durch den Verantwortlichen entschieden werden (§38 Abs. 2 der Statuten; siehe Frage H.13).
Der Ablauf eines Schiedsverfahrens ist im Detail in §38 der Statuten dargelegt.
Einer Beschwerde an das Schiedsgericht kommt üblicherweise aufschiebende Wirkung zu. Das bedeutet, dass die Rechtskraft des Sanktionsentscheids erst eintritt, wenn das Schiedsgericht abschliessend geurteilt hat.
Der Vorstand kann jedoch in dringenden Fällen der Beschwerde die aufschiebende Wirkung entziehen und vorsorgliche Massnahmen treffen. Solche Anordnungen des Vorstands unterliegen auf Einsprache hin der (separaten) Überprüfung durch einen speziell dafür auszulosenden Einzelschiedsrichter (§12 Abs. 4 der Statuten).
Ein Entzug der aufschiebenden Wirkung einer Schiedsgerichtsbeschwerde gegen einen Ausschlussentscheid bewirkt, dass ein ausgeschlossenes Mitglied entweder seine finanzintermediäre Tätigkeit einstellen oder sich binnen zweier Monate einer anderen SRO anschliessen muss.
Die aufschiebende Wirkung wird dabei in Anwendung von §12 Abs. 2 der Statuten in der Regel dann entzogen, wenn eine geordnete Aufsicht über das auszuschliessende Mitglied nicht oder nicht mehr als gewährleistet betrachtet werden kann.
Dies ist unter verschiedenen denkbaren Situationen besonders dann zu befürchten, wenn die Tätigkeit des Mitglieds den Anforderungen und Auflagen von Gesetz, Statuten und Reglement zuwider läuft und aufgrund der grundlegenden Natur eines erkannten Missstandes keine Aussicht darauf besteht, dass innert nützlicher Frist ein rechtmässiger Zustand herbeigeführt werden kann – sei es, weil dies das Mitglied zur Aufgabe seiner Gewerbsaktivität zwingen würde, sei es, weil sich das Mitglied der Aufsicht der SRO PolyReg entzieht, indem es sich beispielsweise nicht prüfen lässt, sei es, dass sich das Mitglied Anweisungen der SRO PolyReg aktiv widersetzt oder dass eine bereits andernorts als gesetzwidrig erkannte Tätigkeit hierzulande unrechtmässig fortgesetzt wird.
Hingegen kommt einer allfälligen Beschwerde gegen die Höhe festgesetzter Kosten und Gebühren stets die aufschiebende Wirkung zu.
Ein beschwerdeführendes Mitglied hat auf Aufforderung des Verantwortlichen eine Einschreibegebühr wie folgt zu leisten:
Fr. 500.–, wenn lediglich eine Gebühr strittig ist,
Fr. 1'000.–, wenn eine Sanktion strittig ist und
Fr. 2'000.–, wenn die Nichtaufnahme/der Ausschluss strittig ist.
Das Schiedsgericht kann nach seiner Konstituierung einem beschwerdeführenden Mitglied weitergehende Kautionsleistungen auferlegen und bei Säumnis das Nichteintreten auf die Beschwerde beschliessen. Die Höhe der Kaution ist nach den mutmasslichen Kosten des Schiedsgerichtes sowie allfällig umstrittener offenen Kosten des Vereins zu bemessen. Bei Säumnis mit der Einschreibegebühr oder einer weitergehenden Kautionsleistung werden keine Nachfristen angesetzt (vgl. §38 Abs. 7 der Statuten).