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Sucheingabe löschenGli intermediari finanziari sottostanno alla Legge sul riciclaggio di denaro (LRD, RS 955.0) e sono da una parte le banche, i gestori patrimoniali e i trustees, le direzioni di fondi, le società di investimento a capitale variabile, le società in accomandita per investimenti collettivi di capitale, le società di investimento a capitale fisso, i gestori di investimenti collettivi di capitale, gli istituti d'assicurazione, le società di intermediazione mobiliare e le case da gioco. Questi intermediari finanziari secondo l’art. 2 cpv. 2 LRD necessitano di un’autorizzazione, ad es. dell’ Autorità federale di vigilanza sui mercati finanziari (FINMA) o dell’Ufficio di controllo dei metalli preziosi, e sottostanno ad una vigilanza prudenziale.
Sono intermediari finanziari però anche le persone che, a titolo professionale, accettano o custodiscono valori patrimoniali di terzi o forniscono aiuto per investirli o trasferirli (cosiddetto “settore parabancario”), in particolare le persone che:
- negoziano crediti (segnatamente sotto forma di crediti al consumo o di crediti ipotecari, di factoring, di finanziamento di transazioni commerciali oppure di leasing finanziari);
- forniscono servizi nel campo delle operazioni di pagamento, in particolare effettuano trasferimenti elettronici per conto di terzi, oppure emettono o amministrano mezzi di pagamento come carte di credito e assegni di viaggio;
- commerciano, per conto proprio o per conto di terzi, biglietti di banca e monete, strumenti del mercato monetario, divise, metalli preziosi, materie prime e valori mobiliari (cartevalori e diritti valori), nonché strumenti derivati;
- effettuano investimenti in qualità di consulenti in materia;
- custodiscono o gestiscono valori mobiliari.
Gli intermediari finanziari del settore parabancario secondo l’art. 2 cpv. 3 LRD non necessitano di alcuna autorizzazione ma devono affiliarsi ad un organismo di autodisciplina (OAD; art. 14 cpv. 1 LRD).
In un’ordinanza dell’11 novembre 2015 (ORD, RS 955.01), il Consiglio federale ha disciplinato la distinzione tra attività professionale e attività a titolo non professionale. Le soglie per l’attività a titolo professionale sono definite all’art. 7 ORD.
Alcuni intermediari finanziari sono a loro volta esclusi dal campo di applicazione della LRD: la Banca nazionale svizzera, le istituzioni della previdenza professionale esonerate dall'obbligo fiscale, le persone che offrono i loro servizi esclusivamente ad istituzioni della previdenza professionale esonerate dall'obbligo fiscale e gli intermediari finanziari secondo l'art. 2 cpv. 3 LRD che offrono i loro servizi esclusivamente a intermediari finanziari conformemente all'art. 2 cpv. 2 LRD o a intermediari finanziari esteri, sottoposti ad una vigilanza equivalente (art. 2 cpv. 4 LRD).
L’allora Autorità di controllo (dal 1° gennaio 2009 integrata nella FINMA) ha pubblicato svariate circolari su questioni di assoggettamento, tra le quali la Circolare 2011/1 sull’attività d’intermediario finanziario, e le ha riassunte in un manuale pratico (disponibile solo in tedesco o francese). Le circolari ed il manuale pratico dell'allora Autorità di controllo non sono in parte più completamente attuali, ma possono ancora essere utilizzate come ausilio all'interpretazione nei singoli casi.
Con la revisione della LRD (nLRD) adottata il 26 settembre 2025, anche i cosiddetti consulenti saranno soggetti alla LRD e tenuti ad adempiere agli obblighi di diligenza e di comunicazione previsti dalla LRD (art. 8b segg., art. 9 cpv. 1ter-1sexies e 2 nLRD) e ad affiliarsi a un OAD (art. 12 lett. d nLRD). Sono consulenti le persone fisiche e giuridiche che, a titolo professionale, partecipano per conto di terzi a transazioni finanziarie, compresa l’organizzazione di mezzi, in relazione con gli atti e negozi giuridici seguenti (art. 2 cpv. 3bis nLRD):
Sono consulenti anche le persone fisiche e giuridiche che, a titolo professionale, mettono a disposizione di un ente giuridico un indirizzo o locali che fungano da sede o domicilio per una durata superiore a sei mesi (art. 2 cpv. 3ter nLRD).
Infine, sono considerati consulenti anche coloro che, sulla base di un rapporto d’impiego di diritto pubblico, esercitano la funzione di pubblico ufficiale e in tale funzione partecipano per conto di terzi a transazioni finanziarie, compresa l’organizzazione di mezzi, in relazione con gli atti e negozi giuridici di cui al cpv. 3bis lett. a–e LRD (art. 2 cpv. 3quater nLRD). Per questo tipo di consulenti, tuttavia, i Cantoni designano l’autorità cui compete di vigilare sull’adempimento degli obblighi di cui al capitolo 2 (art. 22b cpv. 1 nLRD).
I valori soglia per l’attività a titolo professionalità saranno definiti nell’Ordinanza sul riciclaggio di denaro (ORD), come per gli intermediari finanziari. Le disposizioni in materia sono tuttavia ancora in fase di avamprogetto e saranno probabilmente approvate dal Consiglio federale solo nel secondo trimestre del 2026.
Sono esclusi dal campo di applicazione della LRD gli avvocati e i notai che esercitano un’attività nel quadro di procedimenti giudiziari, penali, amministrativi o arbitrali, compresi la rappresentanza in un procedimento e la consulenza in relazione con la preparazione e l’esecuzione dello stesso, il chiarimento dei fatti, la valutazione del rischio processuale, l’impedimento di un tale procedimento o la messa in atto dei risultati del procedimento (art. 2 cpv. 4 lett. f nLRD).
Sono altresì escluse le persone fisiche e giuridiche abilitate o sorvegliate dall’Autorità federale di sorveglianza dei revisori per la loro attività di revisione o di audit (art. 2 cpv. 4bis nLRD). Tenuto conto del debole rischio di riciclaggio di denaro e di finanziamento del terrorismo, vi sono ulteriori eccezioni al campo di applicazione della LRD, elencate nell'art. 2 cpv. 4ter LRD.
L'OAD PolyReg è un organismo di autodisciplina riconosciuto dalla FINMA, che controlla e fa rispettare l'attuazione degli obblighi di diligenza della LRD. La protezione degli investitori non è compresa in questa sorveglianza, poiché la LRD non è pensata per la protezione degli investitori. L'OAD PolyReg non esercita una sorveglianza prudenziale sui suoi membri, bensì è responsabile del rispetto delle disposizioni della LRD, del Regolamento e degli Statuti.
La lista dei membri dell'OAD PolyReg non viene pubblicata in seguito ad una delibera dell'assemblea generale del 2004. L’OAD PolyReg mette però a disposizione sul proprio sito internet un motore di ricerca dei membri che fornisce informazioni aggiornate dietro inserimento del nome specifico di un membro affiliato. La FINMA tiene da parte sua un registro degli intermediari finanziari affiliati ad un OAD.
Le conferme di affiliazione possono essere scaricate online in qualsiasi momento dal sito web dell'OAD PolyReg (in tedesco, francese, italiano o inglese). In qualità di destinatario di tale conferma, può verificarne l'autenticità, anche online. La verifica di una conferma di iscrizione online indica anche che un'iscrizione, una volta confermata, è aggiornata.
Gruppi interessati possono anche richiedere informazioni sullo status di un membro direttamente all'OAD PolyReg o chiedere al membro di indirizzare loro una conferma di affiliazione.
No. Le informazioni interne dell'OAD PolyReg sono soggette alla protezione dei dati e non sono pubbliche. Questo vale anche per le richieste dei media. Nei confronti della FINMA e delle altre autorità, come ad es. l’ufficio di comunicazione (MROS), l’OAD PolyReg è invece obbligata ad informare (art. 27 cpv. 1-3 LRD e art. 29b LRD).
L'affiliazione è da una parte aperta a qualsiasi persona fisica o giuridica che è obbligata ad affiliarsi ad un OAD come intermediario finanziario ai sensi dell'art. 2 cpv. 3 LRD e soddisfa i requisiti di cui all'art. 14 cpv. 2 LRD (§3 cpv. 1 Statuti dell'OAD PolyReg (Statuti)).Le persone fisiche e giuridiche che non sono intermediari finanziari giusta l'art. 2 cpv. 3 LRD possono diventare membri a titolo volontario se esercitano regolarmente a partire dalla Svizzera per un intermediario finanziario in Svizzera o all'estero degli obblighi di diligenza delegati o se dimostrano che per altri motivi esse necessitano una sorveglianza per la loro attività commerciale nel settore dei servizi finanziari. Esse saranno trattate per tale attività in maniera identica agli intermediari finanziari obbligati ad affiliarsi (§3 cpv. 2 Statuti).
I consulenti secondo la nLRD possono affiliarsi all’OAD PolyReg in maniera volontaria sino all’entrata in vigore della nLRD. Verosimilmente a partire dal 1° ottobre 2026 l’affiliazione all’OAD per i consulenti che esercitano l’attività a titolo professionale diverrà un obbligo legale (art. 12 lett. d in combin. con art. 14 cpv. 1 nLRD. Le società di sede non possono essere membri dell'OAD PolyReg. Sono considerate società di sede giusta il §23 del Regolamento le persone giuridiche che non esercitano un'attività commerciale, di fabbricazione o un'altra attività gestita secondo criteri commerciali. Se un'azienda non esercita alcuna attività commerciale o non dispone di personale proprio, può trattarsi di un indizio di società di sede.
Vedasi risposta in alto al punto A. 1. Se la risposta non scaturisce direttamente dall'art. 2 cpv. 3 LRD o dall’art. 2 cpv. 3bis, 3ter e 3quater nLRD, la FINMA fornisce informazioni giuridicamente vincolanti sulla questione dell'obbligo d’assoggettamento. La prassi della FINMA è riassunta nella Circolare 2011/01 "Attività d'intermediario finanziario ai sensi della LRD".
Chi esercita in maniera professionale un'attività sottostante alla LRD, necessita di una autorizzazione FINMA o nel caso dell'art. 2 cpv. 3 LRD di un'affiliazione ad un OAD (vedasi anche risposta in alto al punto A. 1). I valori soglia dell'attività professionale sono definiti all'art. 7 dell'Ordinanza sul riciclaggio di denaro (ORD; RS 955.01).
Il membro stesso, così come le persone incaricate dell'amministrazione e della gestione e tutti i dipendenti che svolgono un compito rilevante LRD, devono godere di una buona reputazione in relazione alle loro attività di intermediari finanziari e garantire l'adempimento dei propri obblighi ai sensi della LRD e del Regolamento. Inoltre, i membri sono tenuti a svolgere in ogni momento la propria attività conformemente allo scopo degli Statuti e a rispettare gli obblighi della LRD, delle direttive FINMA e del Regolamento conformemente all'art. 25 LRD. Questo vieta l'esercizio di attività non autorizzate (illegali), in particolare l'esercizio di attività che necessitano di autorizzazione senza le relative autorizzazioni, ma anche pratiche commerciali non etiche (§2 cpv. 2 e §4 cpv. 1 Statuti).
In questo caso è possibile richiedere l’affiliazione volontaria, che si trasformerà in affiliazione attiva a partire dall’inizio di un’attività soggetta all’obbligo di assoggettamento (cfr. a tal proposito le diverse categorie previste al punto 1 del Tariffario dell’OAD PolyReg (Tariffario)).
Il membro volontario ha tuttavia l’obbligo di rispettare tutti gli obblighi associativi e di informare preventivamente l’OAD PolyReg l’avvio di un’attività assoggettata ad obbligo d’affiliazione tramite il formulario di notifica delle mutazioni, presentando tutta la documentazione necessaria ai fini della verifica di merito. L’attività soggetta ad assoggettamento può essere avviata solo previa conferma scritta da parte dell’OAD PolyReg e comporta l’attivazione dell’affiliazione.
I consulenti che si affiliano su base volontaria all'OAD PolyReg prima dell'entrata in vigore della nLRD beneficiano di una tassa d’affiliazione ridotta per tutto l'anno civile 2026. La tassa d’affiliazione associativa piena per l'affiliazione attiva sarà dovuta solo a partire dall'anno civile 2027, a condizione che il consulente eserciti la propria attività a titolo professionale.
Se, invece, non è prevista alcuna attività soggetta a vigilanza, l'affiliazione è possibile solo se sussiste un altro motivo documentato di affiliazione giusta il §3 cpv. 2 degli Statuti, che va documentato durante la procedura d’affiliazione (vedasi domande B.1 e B.5).
I membri volontari sono trattati alla stregua dei membri soggetti a vigilanza, ma beneficiano di tasse associative ridotte (vedasi cifre 3 e 4 del Tariffario)
La procedura di affiliazione si svolge esclusivamente per corrispondenza e si articola in due fasi. Inizia con l'invio per posta di una richiesta di affiliazione completa. La ricezione della richiesta viene immediatamente confermata dall'OAD PolyReg. Contestualmente avviene una prima valutazione della richiesta alfine dell'inquadramento nelle categorie contributive secondo il Tariffario dell'OAD PolyReg e segue una cosiddetta tassa di affiliazione una tantum, che viene prelevata per la procedura di affiliazione. Fintanto che la tassa di affiliazione non è saldata completamente, l'OAD PolyReg non procede a nessun esame. Qualora la tassa di affiliazione non sia pagata neanche dopo un terzo sollecito, la richiesta di affiliazione viene rifiutata e viene informata la FINMA.
Dopo il pagamento completo della tassa di affiliazione, la richiesta viene verificata formalmente per la completezza e correttezza dei moduli. Vengono richiesti documenti mancanti e/o informazioni incomplete, fissando un termine. Va tenuto presente che la richiesta di affiliazione rappresenta il dossier di base del membro che lo accompagna durante tutta la sua affiliazione e che il membro deve tenere aggiornato dopo l'affiliazione (vedi domanda F.3). La richiesta deve quindi essere allestita accuratamente ed essere leggibile, potendo comunque anche essere compilata a mano.
Non appena la richiesta sarà completa, sarà esaminata in una seconda fase da un punto di vista materiale. L'oggetto di questo esame materiale è determinare se il richiedente può garantire l'adempimento degli obblighi previsto dalla Legge sul riciclaggio di denaro e dal Regolamento dell'OAD PolyReg, ed in particolare è in grado di offrire dei servizi finanziari di alta qualità ed ineccepibile dal punto di vista legale ed etico ai sensi del §2 cpv. 2 degli Statuti. Il richiedente riceve per iscritto le constatazioni effettuate e le domande ancora aperte sollevate dalla Segreteria. Per rispondere per iscritto alle domande gli viene concesso un termine di un mese, che può essere prorogato su richiesta. In media, nell’ambito della verifica materiale sono necessari da due a tre scambi di corrispondenza prima che tutte le questioni trovino una risposta definitiva e che tutti i documenti rilevanti (come ad esempio il concetto di compliance, i contratti modelli, le condizioni generali del contratto, le direttive interne) siano stati esaminati in modo esaustivo. In caso di modelli di business più complessi, aziende di grandi dimensioni o constatazioni straordinarie, l'esame materiale richiede, in base all'esperienza, più di tre scambi di corrispondenza e viene di norma integrato da un colloquio di vigilanza personale. Per gli intermediari finanziari che forniscono servizi relativi a valori patrimoniali virtuali o servizi finanziari basati su di essi (i cosiddetti Virtual Asset Service Provider, VASP), è obbligatorio un colloquio di vigilanza personale prima di un’eventuale affiliazione.
Non appena è stata data risposta a tutte le domande e tutti i documenti finalizzati sono stati verificati, il direttore decide sulla fine della procedura di affiliazione, che può sfociare in nell'affiliazione o in un rifiuto. La decisione sarà comunicata con una conferma scritta di affiliazione o – in caso di rifiuto – con una decisione scritta e motivata impugnabile davanti al Tribunale arbitrale (vedi domande H.9 e H.11). In caso di affiliazione verrà addebitata insieme alla conferma di affiliazione la tassa annuale per l'anno civile in corso.
La durata della procedura di affiliazione dipende in larga misura dalle dimensioni dell'azienda del richiedente, dalla complessità del modello di business e dalla qualità e completezza delle prese di posizione e dei documenti presentati dal richiedente nel corso della procedura stessa. La procedura è strutturata in modo tale che una decisione può essere resa entro un periodo da 4 a 12 settimane dalla presentazione di una domanda completa. Si tenga presente che la successiva richiesta di documenti mancanti o la risposta a quesiti nella procedura di esame materiale (seconda fase) può comportare deviazioni da tale valutazione.
In caso di richieste d'affiliazione da parte di Virtual Asset Service Provider (VASP) o di modelli di business più complessi, l'esperienza ha mostrato che è necessario prevedere una procedura d'affiliazione più lunga.
Non esiste una procedura accelerata.
No. Ci piacerebbe conoscerla, ma un attento esame formale e materiale della domanda è un obbligo legale dell'OAD PolyReg e deve essere garantito indipendentemente dalla pressione del tempo. L'analisi della richiesta di affiliazione, unitamente all'elaborazione amministrativa, richiede il suo tempo. È quindi consigliabile rivolgersi per tempo all'OAD PolyReg con una domanda di affiliazione.
I costi dipendono dalla dimensione e dall’attività dell'azienda (vedi anche domanda C.6). I dettagli delle varie categorie e tipologie di affiliazioni sulla base dell’attività esercitata si evincono dal Tariffario dell'OAD PolyReg.
In linea di principio, la tassa d'affiliazione di base (una tantum) di un richiedente che intende svolgere un’attività soggetta alla LRD ammonta a Fr. 1'600.-. Per richieste di affiliazione nel settore FinTech e delle nuove tecnologie, ci sono tuttavia dei costi di analisi aggiuntivi (vedi Tariffario). Per l'esame delle domande di affiliazione presentate da intermediari finanziari che forniscono servizi relativi alle criptovalute o servizi finanziari basati su di esse (i cosiddetti VASP), sono previsti costi di esame supplementari (cfr. Tariffario). Possono essere richiesti anche acconti.
I richiedenti che intendono svolgere attività al di sotto delle soglie della professionalità o che non intendono svolgere alcuna attività soggetta alla LRD possono richiedere l’affiliazione inattiva o volontaria. In tal caso, la quota di affiliazione ammonta a Fr. 1'200.–.
Dopo l'avvenuta affiliazione i costi annuali variano (tassa annuale) a dipendenza della grandezza dell'impresa e dello status di membro tra Fr. 1'400.– e 5'800.–.
Per i membri della categoria 4 (28 e più persone) il Direttore decide una tassa di affiliazione e una tassa annuale individuale.
Conformemente al Tariffario, sono prese in considerazione (cumulativamente) tutte le persone che esercitano un'attività di direzione e quelle che nei settori rilevanti per la LRD sono attive o dispongono di un diritto di firma individuale o collettivo. Vengono evitati i doppi conteggi. Il lavoro a tempo parziale non viene preso in considerazione. Sono inclusi anche i terzi coinvolti (delega degli obblighi di diligenza) e gli ausiliari (esternalizzazione dell'attività assoggettata). A tal fine, per ogni persona fisica che, nell'ambito del ricorso a terzi o in qualità di ausiliario, svolge compiti rilevanti ai sensi della LRD per conto del membro dell'OAD, deve essere presentata una pagina 10 della domanda d’affiliazione (allegati inclusi).
Oltre alla quota associativa annuale, ci sono i costi per gli audits LRD annuali e per gli obblighi formativi. Le società di audit della PolyReg fatturano su base oraria secondo una tariffa oraria di Fr. 250.–. Se eccezionalmente gli audits sono effettuati dagli auditors del membro, valgono le tariffe orarie dell'auditor (vedi domanda G.7).
La formazione unica di base costa Fr. 600.– per persona, mentre la formazione continua annuale Fr. 400.– (vedi domanda F.3). L'OAD PolyReg organizza anche eventi in presenza al costo di Fr. 650 (corso base, pranzo incluso) e Fr. 450 (formazione continua, bevande e spuntini durante le pause inclusi). Il prezzo comprende inoltre la fornitura del materiale didattico in formato elettronico.
Infine, l'OAD PolyReg applica tariffe in base al principio di causalità per la vigilanza corrente e per determinati servizi. Tra questi rientrano, ad esempio, la verifica materiale di modelli di business estesi e l'adozione di misure di vigilanza che comportano un onere straordinario.
Con una lettera di referenza un terzo garantisce nei confronti dell'OAD PolyReg l'affidabilità del richiedente. Questa referenza può essere fornita da diversi soggetti, siano essi la banca del richiedente, una banca depositaria, dei partner commerciali o persone di riferimento personali.
L'OAD PolyReg esige dai membri che certi settori di responsabilità indispensabili per l'applicazione e l'attuazione degli obblighi LRD dei membri siano ricoperti in maniera permanente. L'OAD conosce le funzioni di persona di contatto, responsabile della comunicazione ed il suo supplente (regolamentazione delle supplenze), responsabile della tenuta dei dossiers e responsabile della formazione interna (vedi richiesta di affiliazione pagine 4, 11, 12 e 15).
La persona di contatto funge da referente diretto per l'OAD PolyReg, riceve le istruzioni vincolanti per il membro e fa rispettare la loro attuazione interna. La persona di contatto deve essere in grado di comprendere almeno una lingua nazionale. In vista di eventuali procedimenti arbitrali sono inoltre necessari il diritto di firma iscritto a registro di commercio e il domicilio in Svizzera (§41 cpv. 3 del Regolamento). Nel caso degli intermediari finanziari che offrono servizi legati alle criptovalute (VASP), il ruolo di persona di contatto deve inoltre essere ricoperto da un membro operativo dell’organo superiore (CdA/direzione) domiciliato in Svizzera.
Il responsabile della tenuta dei dossier è responsabile per la corretta tenuta della documentazione e garantisce per quanto riguarda l'ambito LRD che i dossier siano sempre disponibili su territorio svizzero. In particolare, deve poter rispondere immediatamente alle eventuali richieste di informazione dell'OAD, della società di audit, della FINMA, nonché alle eventuali richieste di sequestro delle autorità di perseguimento penali (cfr. in merito §37 Regolamento).
Il responsabile delle comunicazioni deve garantire che le comunicazioni del membro vengano effettuate al MROS, che un eventuale blocco degli averi venga rispettato e informa senza indugio l'OAD PolyReg riguardo alle comunicazioni al MROS (§42 e §43 del Regolamento).
Il responsabile della formazione deve garantire che siano seguite la formazione base e la formazione continua annuale presso il membro e che i collaboratori abbiano sufficienti conoscenze sulla LRD (vedi domanda F.3).
Per garantire un'organizzazione aziendale adeguata, le funzioni LRD devono essere ricoperte ad almeno due persone interne all'azienda (vedi domanda D.2).
In pratica si intendono tutte le persone iscritte nel registro di commercio con diritto di firma, nonché le persone che hanno una procura individuale per il richiedente/membro. Queste persone possono stabilire diritti e obblighi per il richiedente/membro, in particolare nell'ambito della fornitura di attività finanziarie. Per queste persone, deve essere compilata una pagina 8 nella richiesta di affiliazione.
Inoltre, i requisiti di documentazione sono identici a quelli dei responsabili di funzioni LRD (vedi domanda D.12). In caso una persona ricopra più posizioni rilevanti ai fini LRD, la documentazione relativa alla persona va ovviamente presentata una sola volta.
Se la sua azienda soddisfa i requisiti legali, può rinunciare ad un audit limitato. In questo caso la pagina 9 non è da compilare, rispettivamente va fatto riferimento all'opting-out.
Se disponete di un revisore dei conti, è necessario specificarlo in questa pagina della richiesta di affiliazione e le informazioni citate negli allegati devono essere documentate.
Questo non è un problema per garantire l'audit LRD. Normalmente a tutti i membri viene assegnato un auditor LRD dall'OAD PolyReg, a meno che non venga approvata dal Comitato direttivo una richiesta del membro giusta il § 34 cpv. 1 degli Statuti, di avere per auditor LRD il revisore dei conti che dispone di conoscenze LRD (vedi domanda D.6).
Tale richiesta, se presentata nell'ambito della richiesta di affiliazione, deve essere accompagnata da una dichiarazione di accettazione della società di audit di cui a pagina 9 della richiesta di affiliazione.
Normalmente ai membri dell'OAD PolyReg viene assegnato un auditor LRD. Giusta il §34 cpv. 1 degli Statuti vi è la possibilità, su richiesta, di nominare il revisore dei conti del membro per l'audit LRD (cosiddetta società di audit esterna). Tuttavia, il diritto è solo per quei membri che hanno un auditor LRD iscritto a registro di commercio. Un opting-out non permette di presentare questa richiesta.
La richiesta di una società di audit esterna può essere presentata nell'ambito della domanda di affiliazione barrando l'apposito campo a pagina 9 della richiesta di affiliazione, oppure la richiesta può essere presentata in qualsiasi momento successivo.
Requisito fondamentale è che la società di audit disponga di un'abilitazione dell'OAD PolyReg per lo svolgimento degli audits LRD giusta l'art. 24a LRD. La lista attuale delle società di audit abilitate è consultabile sul sito internet dell'OAD PolyReg.
Inoltre, gli auditors devono essere indipendenti dal membro da controllare, questo come scaturisce dall'art. 728 CO e dalle linee guida riconosciute sull'indipendenza del settore.
L'auditor esterno deve confermare per iscritto l'accettazione del mandato all'OAD PolyReg per l'esecuzione degli audits LRD. Inoltre, gli auditors devono allegare una dichiarazione scritta mediante la quale si impegnano ad eseguire gli audits dell'OAD PolyReg a spese del membro e ad inviare all'OAD PolyReg il rapporto LRD a conclusione dell'audit.
Per queste persone è da compilare una pagina 10 della richiesta di affiliazione. Per i membri delle categorie 3 e 4 , i dati personali possono essere trasmessi tramite lista Excel separata.
Gli intermediari finanziari e i consulenti possono delegare a cosiddette persone ausiliarie secondo l’art. 2 cpv. 2 lett. b ORD l’attività assoggettata. Le persone ausiliarie vengono inclusi nella regolamentazione del loro mandante (membro OAD) senza dover entrare a far parte di un OAD loro stessi come intermediari finanziari o consulenti. Questo presuppone segnatamente che siano stati accuratamente selezionati dal mandante, che sia garantita la loro formazione LRD, che agiscano esclusivamente in nome e per conto del mandante e siano da questi retribuiti. Infine, occorre garantire in particolare che la persona ausiliaria sia adeguatamente integrata nei processi di controllo e sorveglianza rilevanti ai sensi della LRD dell’intermediario finanziario responsabile, ai sensi dell’art. 2 cpv. 2 lett. b cifra 2 ORD. Ciò comprende in particolare la garanzia di un riconoscimento del superamento delle soglie nonché l'adempimento dei relativi obblighi di diligenza (controllo dello smurfing). Questi requisiti si applicano indipendentemente dal fatto che l'ausiliario sia esso stesso regolamentato come intermediario finanziario.
Nella pratica, l'OAD PolyReg tratta le persone ausiliarie come gli impiegati dell'intermediario finanziario/consulente ed esige per ogni persona fisica che svolge attività rilevanti ai fini LRD per l’intermediario finanziario/consulente una pagina 10 della richiesta di affiliazione compilata, l’estratto del casellario giudiziale, copia datata e firmata del passaporto o della carta d’identità, così come una copia del cosiddetto contratto di agenzia. Inoltre, l’intermediario finanziario/consulente è obbligato a presentare in maniera spontanea ogni trimestre un elenco aggiornato degli agenti all'OAD PolyReg.
Di norma, i membri sono obbligati a frequentare i corsi di formazione dell'OAD PolyReg (§60 del Regolamento). L'OAD organizza, in attuazione del §61 cpv. 1 del Regolamento, nell'arco di tutto l'anno diversi corsi di formazione base e continua (in tutte le lingue ufficiali e in inglese, così come in forma di webinar ed eventi di presenza). Il concetto di formazione comprende la formazione base una tantum di un'intera giornata (GK) e l’assolvimento annuo di un corso di formazione continua di mezza giornata (WK). Le formazioni proprie del membro sono possibili solo esclusivamente nell’ambito della formazione di base. La formazione continua resta sempre a cura dell'OAD PolyReg.
Grandi aziende (di regola da 20 persone), che assumono regolarmente nuovi collaboratori/trici con attività LRD, possono fare, tramite la pagina 14 della domanda di affiliazione, richiesta per una formazione interna dei loro collaboratori per quello che riguarda la formazione base. In questo caso il membro deve acquisire le sue conoscenze in modo indipendente e indipendente dalla formazione base offerta dall'OAD PolyReg, deve però garantire che il contenuto e la portata della formazione interna siano paragonabili alla formazione di base dell'OAD PolyReg.
L'approvazione della formazione interna presuppone anche il membro abbia una persona responsabile della formazione con conoscenze approfondite. Questo può essere la stessa persona del responsabile LRD e della formazione giusta pagina 12 della richiesta di affiliazione. In questo caso, il membro deve redigere un progetto formativo dettagliato, che deve essere sottoposto all'approvazione della direzione. Il concetto di formazione deve fornire informazioni sul numero di nuovi dipendenti che entrano ogni anno in azienda in ambito LRD, sui destinatari della formazione, sul modo in cui viene svolta, sull'infrastruttura esistente, sulla frequenza e la durata degli eventi di formazione, sulle persone che impartiscono la formazione e sui contenuti.
In caso di approvazione dalla direzione, l'OAD PolyReg veglia nell'ambito dell'audit LRD anche sull'implementazione del concetto di formazione che è stato fornito. La mancata implementazione viene sanzionata, così come la mancata partecipazione alle formazioni dell'OAD PolyReg (vedi domande H.1, H.2).
La domanda di formazione propria può essere presentata già nella richiesta di affiliazione tramite apposizione della relativa crocetta alla pagina 14 della richiesta, o in qualsiasi momento successivo.
I dati della pagina 15 della richiesta di affiliazione devono essere contenutisticamente identici con quelli delle pagine della richiesta 4, 11 e 12. La pagina deve inoltre essere firmata e datata sia dalla persona con diritto di firma del richiedente/membro, sia da tutti i responsabili con funzioni LRD.
Dal momento che il responsabile LRD rappresenta il garante dell'attività del membro, esso è più esposto a livello di vigilanza rispetto ad un normale collaboratore. L'OAD PolyReg richiede nell'ambito di una procedura di affiliazione dai responsabili LRD maggiore documentazione sulla persona. Questa comporta una pagina 16 della richiesta di affiliazione compilata correttamente, un estratto aggiornato del casellario giudiziale in originale, una copia datata e firmata di un passaporto o documento di identità, un curriculum vitae e almeno un diploma, che completa il curriculum. Se nel corso dell'affiliazione la persona con funzioni LRD dovesse cambiare, al nuovo responsabile LRD sarà richiesta la stessa documentazione.
Se non è d'accordo con la decisione scritta e motivata del Comitato direttivo, è libero di presentare ricorso al Tribunale arbitrale statutario dell'OAD PolyReg (§6 cpv. 3 und §37 cpv. 1 degli Statuti). Dal ricevimento della decisione di rifiuto ha 10 giorni di tempo per inoltrare reclamo per iscritto al responsabile del Tribunale arbitrale, RAin Dr. Claudia V. Brunner, Binzallee 4, 8055 Zurigo (la data del timbro postale è determinante per la tempestività della ricezione). È sufficiente un semplice annuncio. In un primo momento non è necessaria la motivazione. Il responsabile del Tribunale arbitrale vi inviterà a presentare la motivazione in un secondo tempo, fissandovi un termine.
Il responsabile del Tribunale arbitrale dirige la procedura fino all'inoltro della motivazione scritta e della risposta. Egli fissa al ricorrente e all'OAD PolyReg le scadenze e i relativi termini, con la comminatoria delle conseguenze in caso di mancata osservanza, e si occupa anche della richiesta al ricorrente delle tasse di registrazione, fino ad un importo di Fr. 2'000.– (§38 cpv. 7 degli Statuti; vedi Domanda H.13).
Il Tribunale arbitrale esamina liberamente le decisioni contestate (§38 cpv. 5 degli Statuti). Le sue decisioni sono definitive (§35 cpv. 2 degli Statuti). Rimane riservato il ricorso al Tribunale federale secondo l’art. 389 CPC con motivi di ricorso estremamente limitati.
Un ricorso in seguito ad una decisione di rifiuto d'affiliazione non ha alcun effetto sospensivo. Non interrompe il termine di due mesi previsto all'art. 11 cpv. 1 lett. b dell'Ordinanza sul riciclaggio di denaro (ORD).
L'OAD PolyReg raccoglie e gestisce i dati previsti dalla legge concernenti i suoi membri e le loro attività, procede ai controlli alfine di assicurarsi del rispetto delle disposizioni legali, ai rapporti richiesti dalla LRD e dalle direttive di FINMA (§2 cpv. 3 e §17 degli Statuti).
In questo modo può esserci uno scambio di dati con la FINMA nell'ambito del quadro giuridico vigente. Inoltre, l'OAD PolyReg rispetta rigorosamente i termini di legge sulla protezione dei dati e li tratta i dati in maniera assolutamente confidenziale. Questo vuol dire in particolare che l'OAD PolyReg non fornisce alcuna informazione interna all'associazione né ad altri membri, né a terzi (§17 cpv. 2 degli Statuti).
L'OAD PolyReg risponde a domande individuali di terzi riguardanti l'esistenza di una affiliazione. La lista dei membri dell'OAD PolyReg non è pubblica in ragione di una decisione dell'Assemblea generale. L'OAD PolyReg mette tuttavia a disposizione sul proprio sito web una funzione di ricerca dei membri che, in risposta a una richiesta specifica relativa a un membro affiliato, fornisce informazioni aggiornate quotidianamente. Da parte sua, la FINMA gestisce un elenco degli intermediari finanziari affiliati a un OAD. Poiché non svolgono un'attività soggetta alla LRD, i membri volontari, a differenza dei membri attivi e inattivi, non figurano nel registro pubblico della FINMA come membri dell'OAD.
Le diverse categorie di affiliazione sono definite al punto 1 del Tariffario. I membri inattivi sono intermediari finanziari (e, a partire dal 1° gennaio 2027, anche i consulenti) che, alla fine di un anno civile, dichiarano in modo vincolante, presentando una richiesta di affiliazione inattiva, che non eserciteranno l’attività a titolo professionale ai sensi dell’ORD per la durata dell’anno civile successivo. La presentazione tempestiva del modulo di richiesta comporta che il membro paghi una quota associativa ridotta. Da notare che una volta approvata, la richiesta d’inattività non ha validità illimitata, ma vale solo per l’anno civile in corso. Spetta ai membri presentare nuovamente la richiesta d’inattività ogni anno entro e non oltre il 31.12. Le richieste tardive non saranno prese in considerazione, neanche se i valori soglia della professionalità non vengono superati.
Poiché i membri inattivi sono intermediari finanziari (e, a partire dal 1° gennaio 2027, anche consulenti) che svolgono un’attività rilevante ai sensi della LRD – anche se non a titolo professionale – essi sono elencati nel registro pubblico della FINMA come membri di un OAD (i consulenti presumibilmente solo a partire dal 1° gennaio 2027) .
I membri volontari, invece, sono membri che non esercitano alcuna attività rilevante ai sensi della LRD e quindi né un’attività di intermediario finanziario ai sensi dell’art. 2 cpv. 3 LRD né un’attività di consulenza ai sensi dell’art. 2 cpv. 3bis, 3ter o 3quater LRD. Poiché l'attività di consulenza sarà assoggettata solo con l'entrata in vigore della LRD modificata, nel 2026 i consulenti potranno beneficiare, in via transitoria, dell’affiliazione volontaria. A partire dal 1° gennaio 2027, l'affiliazione sarà poi convertita in affiliazione attiva a seconda del raggiungimento delle soglie dell’attività professionale. I membri volontari beneficiano, così come i membri inattivi (purché la richiesta di inattività sia stata presentata entro i termini e approvata dall'OAD), di una quota associativa ridotta (cfr. a questo proposito C.5).
L'inattività o l'affiliazione volontaria così ottenuta non ha tuttavia alcun effetto sull'obbligo di audit: anche i membri inattivi vengono di norma sottoposti a verifica annuale. A tal proposito, la verifica serve principalmente allo scopo di accertare l’effettiva inattività o il mancato svolgimento di un’attività rilevante ai sensi della LRD, che fino a quel momento era stata dichiarata solo in via prospettica. Se dalla verifica risulta che un membro, nonostante l'inattività dichiarata, opera professionalmente come intermediario finanziario/consulente o, nonostante la natura volontaria dichiarata, svolge un'attività di intermediario finanziario o di consulenza, il membro viene immediatamente riattivato, la categoria di affiliazione viene adeguata di conseguenza e – in caso di conversione in un'affiliazione attiva – viene fatturata a posteriori la differenza rispetto alla quota associativa regolare.
L'OAD PolyReg è organizzata in maniera tale per cui le sue prestazioni statutarie si adattano alle esigenze quotidiane dei suoi membri. I membri si sottopongono agli oneri ricorrenti seguenti:
L'anno contributivo è basato sull'anno civile – indipendentemente dal momento dell'affiliazione o della disdetta di un membro. La tassa d’affiliazione annuale non è fatturata pro-rata temporis perché l'OAD PolyReg deve versare alla FINMA una tassa di vigilanza annuale che dipende dal numero totale dei suoi membri al 31 dicembre dell'anno civile in corso. Questa tassa è indipendente dalla loro grandezza, dal loro grado di attività e/o dal numero di incarti. È dunque appropriato richiedere la totalità della tassa sia ai membri uscenti che al 1° di gennaio dell'anno seguente erano però ancora membri, sia a coloro che si affiliano nel corso dell'anno.
Attualmente i costi da versare come tassa di vigilanza ammontano proporzionalmente a Fr. 500.– in media per membro. Non sono addossati individualmente al membro, ma sono già compresi nella tassa d’affiliazione richiesta al membro.
L'anno formativo è basato anch'esso sull'anno civile. Di conseguenza, a partire dal primo anno di affiliazione, ogni membro deve inviare tutti i titolari di funzioni a un corso annuale di formazione continua tra gennaio e dicembre. La formazione di base deve essere seguita nei 6 mesi seguenti l'entrata in azienda (vedi domanda F.3)
Il ritmo degli audits non dipende invece dall'anno civile, ma dalla data iniziale di ammissione, poi dalla data dell'ultimo esame. Va rilevato che il periodo di audit non si allinea più con l'anno civile, ma copre tutto il periodo dall'ultimo audit. In ragione del compito di sorveglianza principale dell'OAD PolyReg, il ritmo degli audits riveste un'importanza prioritaria rispetto alla periodicità contributiva alfine di rispondere a diverse domande, in particolare per quello che riguarda l'inattività (vedi domanda G.2).
Deve da subito assicurarsi che rispetta gli obblighi associativi. La rendiamo attento al fatto che la presa a carico degli obblighi rientra nelle sue responsabilità, allorché all'OAD PolyReg incombe la sorveglianza, di attirare la sua attenzione sulle mancanze eventuali agli obblighi e di far rispettare se necessario la messa in atto di obblighi con l'adozione di sanzioni.
Inoltre, spetta a voi esercitare i diritti che sono stati conferiti dagli Statuti e dal Regolamento, rispettando eventualmente i termini e le eventuali scadenze fissate (ad es. richiesta d’inattività).
Gli obblighi dei membri derivano dagli Statuti e dal Regolamento dell'OAD PolyReg.
L'OAD PolyReg ha pubblicato sul suo sito internet i documenti di base precitati nella loro versione in vigore e in più lingue. Possono dunque essere consultati in ogni momento e sono reputati conosciuti da tutti i membri, a maggior ragione che i membri dichiarano, tramite dichiarazione generale di affiliazione alla pagina 18 della domanda di affiliazione, di aver preso conoscenza degli Statuti e del Regolamento e di sottostare senza riserva alle loro disposizioni.
Indipendentemente dagli obblighi di diligenza, che deve rispettare in qualità di intermediario finanziario/consulente ai sensi della LRD e che sono concretizzati nel Regolamento, e al rispetto dell'obbligo di formazione giusta l'art. 8 LRD, deve osservare in particolare anche degli obblighi associativi (come ad es. l’obbligo di notifica delle mutazioni, di collaborazione così come gli obblighi finanziari). Il loro rispetto è una condizione di mantenimento dell'affiliazione, così come l'assenza di obiezioni riguardanti l'osservanza degli obblighi di diligenza della LRD.
L'obbligo di formazione deve essere rispettato con una formazione di base entro un termine di 6 mesi dalla data di affiliazione del membro, per i nuovi collaboratori, dal momento della loro entrata in funzione (§39 cpv. 2 degli Statuti in combinazione con il §61 cpv. 2 del Regolamento). L'obbligo di formazione continua deve essere rispettato annualmente, a partire dal primo anno di affiliazione. L'OAD PolyReg considera che l'obbligo è rispettato se le persone indicate al §41 cpv. 2 del Regolamento hanno partecipato ad una formazione continua.
L'obbligo di formazione continua può eccezionalmente essere rispettato seguendo una formazione presso un altro OAD. Questo presuppone tuttavia un'autorizzazione preventiva del Direttore dell'OAD PolyReg (§61 cpv. 1 del Regolamento). L'OAD PolyReg riconosce i corsi di formazione di altri OAD come equivalenti alle proprie formazioni. Non riconosce tuttavia i corsi LRD organizzati dalle banche, dalle assicurazioni o altre istituzioni.
Esiste inoltre un obbligo di annunciare le mutazioni all'associazione giusta il §8 cpv. 2 degli Statuti così come un obbligo generale di informazione giusta il §15 degli Statuti. I membri sono tenuti ad annunciare spontaneamente e immediatamente al Direttore le modifiche delle condizioni che hanno condotto all'ottenimento del loro statuto di membro. Tengono così aggiornato il dossier del membro. Per facilitare il compito dei membri, l'OAD PolyReg ha concepito un modulo di annuncio delle mutazioni che deve essere utilizzato per tutti gli annunci di mutazioni e che informa al contempo sugli allegati che devono eventualmente essere inoltrati. Questo modulo può essere consultato in ogni momento sul sito internet dell'OAD PolyReg.
Oltre all'obbligo contributivo e all'obbligo generale di pagare gli importi dovuti all'associazione, esiste un obbligo di collaborazione estesa, in particolare al momento degli audits (ordinari o straordinari; §51 cpv. 6 e §53 cpv. 3 del Regolamento), ma anche per quanto concerne la costante reperibilità agli indirizzi e numeri indicati, l’esecuzione delle direttive dell'OAD PolyReg e delle procedure di sanzione (§54 cpv. 2 del Regolamento).
La partecipazione e diritto di voto all'Assemblea generale (§25 degli Statuti), proposta di punti all'ordine del giorno dell'Assemblea generale (§25 cpv. 4 degli Statuti), proposta di assunzione del suo proprio organo di revisione come auditor LRD (§34 cpv. 1 degli Statuti), proposta di un proprio concetto di formazione (§61 cpv. 3 del Regolamento), richiesta di una domanda di partecipazione ad una formazione presso un altro OAD (§61 cpv. 1 del Regolamento), richiesta di una domanda di dispensa di formazione (§62 cpv. 1 del Regolamento), notifica di una dichiarazione d’inattività e pagamento di una tassa annuale ridotta l'anno seguente (punto 1 del Tariffario), diritti regolamentari nell'ambito dell'esercizio degli obblighi di diligenza della LRD, in particolare il ricorso a terzi (conformemente al §38 del Regolamento) così come la richiesta di una domanda di rinvio dell'audit per due anni consecutivi al massimo (conformemente al §51 cpv. 3 e 4 del Regolamento).
Una fattura (per spese) rappresenta una decisione dell’OAD. Di conseguenza, se del caso, la fattura deve essere contestata entro 10 giorni presso il Segretariato, in mancanza di che diventa definitiva.
Con la disdetta o con l'esclusione. Non è prevista una disdetta tacita, per esempio con il fallimento. Incombe ai membri assumersi gli obblighi associativi fino alla fine ’dell'affiliazione. (vedi domanda F.3 sull'obbligo di annuncio delle mutazioni e sull'obbligo di collaborazione). Anche in caso di fallimento, l'affiliazione deve essere disdetta in maniera ordinaria.
Le sole eccezioni a questa regola sono i decessi dei titolari d'imprese individuali. Se decedono invece degli azionisti unici o soci unici di persone morali, compete gli eredi di indicare all'OAD PolyReg se l'affiliazione è mantenuta (cosa che in generale necessita di una nuova designazione di funzioni e dunque di annuncio delle mutazioni) o se la società deve essere liquidata.
Una disdetta può essere data in ogni momento – conformemente al §9 degli Statuti e sotto riserva di un eventuale controllo finale tramite una dichiarazione scritta che include i motivi della disdetta indirizzata al Direttore dell'OAD PolyReg.
L'esclusione di regola rappresenta una sanzione (la più severa) contro il membro ed è pronunciata di regola dopo l'apertura di una procedura di sanzione nel corso della quale il membro interessato ha potuto esercitare il suo diritto di essere sentito. Al contrario, i membri che non soddisfano più i loro obblighi finanziari malgrado i richiami per lettera raccomandata o che non sono più raggiungibili all'indirizzo indicato sono immediatamente esclusi (§10 cpv. 4 degli Statuti e §57 cpv. 2 del Regolamento). In questi casi l'esclusione è immediata e senza procedura di sanzione (vedi domanda H.4).
I membri vengono sottoposti all'audit in loco nella loro azienda in media ogni 12 mesi da una società di audit per verificare il rispetto degli obblighi statutari, di diligenza e di comunicazione. (§51 cpv. 1 del Regolamento; vedi domanda F.3).
Questa regola vale per tutti i membri, in particolare anche per quelli inattivi e volontari (vedi domanda E.3).
Viene fatta un'eccezione solo quando viene concesso ad un membro attivo un rinvio dell'audit giusta il §51 cpv. 3 del Regolamento (vedi domanda G.2).
Per i membri attivi, d'ufficio o su richiesta scritta di un membro, l'audit ordinario può essere rinviato di un anno fino ad un massimo di due volte. La condizione per procedervi è che l'ultimo audit sia stato effettuato da un auditor dell'OAD PolyReg e non rappresenti il primo audit , laddove i due audits precedenti non devono aver mostrato mancanze importanti e l'attività dell'affiliato, tenuto conto della sua grandezza (volume transazioni, patrimonio gestito, numero dei clienti, ecc..), dell'origine dei clienti, dei settori di attività e della stabilità delle relazioni d'affari, presenta un rischio di riciclaggio di denaro debole (§51 cpv. 3 del Regolamento). Il trasferimento di denaro e valori (money transmitting), così come i servizi finanziari basati sulla tecnologia blockchain (VASP) sono attività a rischio maggiore, per cui questi membri, sulla base del Concetto di sorveglianza orientato al rischio dell’OAD PolyReg, non possono beneficiare di un rinvio dell’audit. Nel caso ideale, un membro attivo può dunque instaurare un ciclo di audit di tre anni.
Secondo quanto precede, il primo audit ordinario non può essere rimandato. I nuovi membri sono dunque sempre sottoposti ad un audit iniziale almeno una volta prima che venga dato seguito alla richiesta di rinvio dell'audit. Il primo audit chiude in qualche sorta il primo anno di affiliazione.
Anche se un rinvio dell'audit può essere anche accordato d'ufficio in funzione dei rischi, di principio è di responsabilità degli affiliati domandare un rinvio. L'OAD PolyReg mette a disposizione un formulario standardizzato a questo scopo. Le scadenze seguenti devono essere rispettate conformemente al §51 cpv. 4 del Regolamento: per il rinvio del primo audit, la richiesta deve essere inoltrata al Segretariato dall'OAD PolyReg entro 6 mesi dall'ultimo audit ordinario. La richiesta per il secondo rinvio può essere inoltrata al più presto dopo 12 mesi e al più tardi dopo 18 mesi dall'ultimo audit ordinario.
L'auditor di un affiliato è incaricato dall'OAD PolyReg di procedere all'audit LRD in tempo utile e fissando una scadenza. L'auditor prende quindi contatto con l'affiliato e concorda una data per l'audit. Una volta effettuato lo stesso, l'auditor redige un rapporto scritto all'attenzione dell'OAD PolyReg e trasmette direttamente una copia all'affiliato. La prestazione di audit che l’affiliato in seguito pagherà, è fatturata sulla base di un rapporto spese che esso firma (vedi domanda C.7).
Mancanze rilevate nel rapporto di audit comportano delle raccomandazioni dell'OAD PolyReg aventi per obiettivo di rimediare alla situazione lacunosa e possono condurre – in funzione della gravità dell'infrazione – all'apertura di una procedura di sanzione (§52 cpv. 4 del Regolamento; vedi domanda H.1).
Gli auditors e l'OAD PolyReg rispettano il segreto d'ufficio e il segreto professionale dei membri (§51 cpv. 7 del Regolamento).
Nella misura in cui lo scopo dell'audit lo esige, gli audits possono ugualmente essere effettuati senza essere preannunciati.
Gli auditors verificano il rispetto delle disposizioni della Legge sul riciclaggio di denaro, degli Statuti e del Regolamento.
L'audit si effettua conformemente alle disposizioni del concetto di sorveglianza e verte in particolare sulla questione a sapere se i documenti richiesti in applicazione degli obblighi di diligenza e documentazione sono allestiti e conservati correttamente, se permettono di concludere che gli obblighi d'identificazione, di chiarimento, di comunicazione sono stati rispettati, se l'obbligo di formazione è stato osservato e se i collaboratori presentano un livello di conoscenze sufficienti, rispettivamente se il concetto di formazione interna è stato messo in atto compiutamente.
L'audit verte anche sul rispetto permanente delle condizioni d'affiliazione all'OAD PolyReg e sull'annuncio immediato di tutte le mutazioni conformemente al §8 cpv. 2 degli Statuti (§52 cpv. 1-3 del Regolamento).
Un audit straordinario serve a chiarire dei dubbi o delle irregolarità nonché ad acquisire delle conoscenze supplementari in caso di infrazioni constatate, se le informazioni non sono sufficienti sulla base delle indicazioni fornite dall'audit ordinario (§53 cpv. 1 del Regolamento).
Per l'esecuzione di un audit straordinario, è possibile ricorrere ad un responsabile d'inchiesta indipendente, il quale agisce su mandato del Comitato e fa rapporto scritto al Comitato Direttivo delegato o alla Delegazione del Comitato Direttivo dell'OAD PolyReg sulle sue constatazioni. I costi di un audit straordinario sono a carico dell'affiliato (§53 cpv. 1 e 4 del Regolamento).
Il responsabile d'inchiesta indipendente raccoglie i mezzi di prova per gli atti e redige un rapporto scritto con le sue conclusioni. Egli può allegare una proposta di sanzione al suo rapporto. Il membro in questione aiuta il Responsabile d'inchiesta indipendente nello svolgimento dei suoi compiti e gli permette una consultazione illimitata (§53 cpv. 2 e 3 del Regolamento).
Sulla base di queste constatazioni, il Comitato decide di un'eventuale procedura di sanzione.
Nella misura in cui l'obiettivo dell'audit lo esige, gli audits possono anche essere effettuati senza essere annunciati e/o anticipati (§51 cpv. 4 del Regolamento).
Gli audits ordinari sono fatturati in funzione del tempo necessario e richiesto, alla tariffa di Fr. 250.– l'ora, oltre tasse e spese vive (70 centesimi per km; 80 centesimi per copia), quando sono effettuati da un auditor accreditato dall'OAD PolyReg (auditor interno). Vale lo stesso approccio per i Responsabili d'inchiesta indipendenti. La fatturazione avviene per unità di 15 minuti.
Altrimenti, la tariffa oraria fatturata si basa sulle direttive valide per gli auditors esterni (vedi domande C.7 e D.6). L'OAD PolyReg preleva presso i membri che sono controllati dalla loro propria società di audit un supplemento percentuale sul totale delle spese di audit a titolo di indennizzo per le spese legate all'audit e alla sorveglianza (cifra 6 del Tariffario).
Le infrazioni dei membri agli obblighi verso l'associazione, così come le infrazioni alle norme della LRD o del Regolamento, come pure agli obblighi di diligenza (art. 3-8 LRD), agli obblighi di comunicazione (art. 9 LRD), agli obblighi di formazione (art. 8 LRD) sono da sanzionare (§45 cpv. 1 degli Statuti).
In caso di infrazioni commesse per negligenza può essere pronunciato un avvertimento al posto di una multa o si può prescindere da una sanzione (§55 cpv. 2 del Regolamento). In caso di violazioni minori, che possono inoltre essere sanate in breve termine (max. 30 giorni), in genere non viene aperta nessuna procedura di sanzione. Tuttavia, a un membro responsabile di un'infrazione viene richiesto per iscritto di rimediare alla mancanza nel termine impartito.
Possono essere pronunciate le seguenti sanzioni: avvertimento, multa da Fr. 300.– a 1'000'000.–, minaccia di esclusione ed esclusione (§45 cpv. 2 degli Statuti e §54 cpv. 1 del Regolamento).
Le infrazioni intenzionali sono sempre punite anche con una multa. Alle sanzioni si possono aggiungere i costi della procedura, le tasse di redazione, di stesura e di giudizio (§45 cpv. 4 e 5 degli Statuti).
Sempre che sia necessario e possibile, la sanzione viene combinata all'ordine di ripristino della legalità entro un termine di tre mesi al massimo. La richiesta può anche contenere istruzioni e condizioni riguardo all'organizzazione interna dell'intermediario finanziario (§54 cpv. 2 del Regolamento).
Per il calcolo dell'ammontare della multa deve essere presa in considerazione la gravità della violazione, il grado di colpa e la capacità finanziaria del membro. Delle pene o misure statali parallele non impediscono all'OAD PolyReg di infliggere allo stesso tempo le proprie sanzioni. Queste possono tuttavia essere ridotte se il cumulo delle pene inflitte fosse troppo gravoso e di una severità eccesiva (§55 cpv. 1 del Regolamento).
L'esclusione può essere pronunciata in caso di violazioni degli obblighi associativi o degli obblighi derivanti dalla LRD, dal Regolamento o dagli Statuti, se il membro responsabile non ripristina la situazione conforme alle disposizioni legali, al Regolamento o agli Statuti nel termine impartito o in caso di ripetute violazioni (§56 cpv. 1 del Regolamento).
Un membro è escluso se non soddisfa più le condizioni di affiliazione (vedi domanda F.3), in particolare – ma non unicamente – se non offre più la garanzia di un'attività irreprensibile a livello personale o dell'organizzazione e se non ripristina la legalità della situazione entro il termine stabilito di massimo tre mesi (§56 cpv. 2 del Regolamento).
L'OAD PolyReg esige inoltre dai suoi membri, al §2 cpv. 2 dei suoi Statuti, che questi forniscano dei servizi finanziari di alta qualità ed ineccepibili dal punto di vista legale ed etico. Il criterio dell'ineccepibilità si valuta sulla base del (previsto) rispetto di tutte le leggi e di tutte le ordinanze pertinenti in materia di diritto dei mercati finanziari. Il mancato rispetto di queste disposizioni può, a determinate condizioni, portare all'esclusione.
Un membro deve essere escluso qualora egli abbia violato intenzionalmente o per negligenza grave importanti disposizioni della LRD, in particolare l'obbligo di comunicazione (§56 cpv. 4 del Regolamento). L'esclusione può avvenire anche quando il membro non è più raggiungibile dall'associazione o dal Tribunale arbitrale all'ultimo indirizzo professionale fornito o in caso di mancato pagamento delle tasse ed emolumenti dovuti all'associazione (vedi domanda F.5).
L'esclusione o la minaccia di esclusione possono in ogni caso essere accompagnate da una multa (§56 cpv. 5 del Regolamento; vedi domanda H.3).
La procedura inizia con la notifica scritta via raccomandata al membro dell'apertura di una procedura di sanzione. La notifica menziona i rimproveri, nonché la sanzione prevista. Inoltre, lo stesso scritto fissa un termine al membro per prendere posizione per iscritto su tutti i punti (rimproveri, sanzioni minacciate e la loro entità).
Dopo aver ricevuto la presa di posizione o trascorso il termine per le osservazioni, il Comitato delegato decide dell'applicazione di una sanzione. Nel fare ciò tiene in considerazione eventuali argomentazioni avanzate dal membro, che però valuta liberamente (vedi domanda H.7).
Quando viene presa una decisione, questa è motivata per iscritto e inviata al membro per posta raccomandata. Tutte le decisioni di sanzione possono in seguito essere portate davanti la Tribunale arbitrale di PolyReg (§37 cpv. 1 degli Statuti e §59 del Regolamento). Il Tribunale arbitrale decide definitivamente riguardo ai litigi tra gli affiliati e l'OAD PolyReg (vedi domanda D.13).
Il Tribunale arbitrale entra unicamente parzialmente in materia sui ricorsi relativi a delle esclusioni pronunciate in ragione del mancato pagamento di pretese pecuniarie dell'associazione in seguito ad un richiamo per lettera raccomandata con minaccia di esclusione (cfr. §36 cpv. 5 degli Statuti).
Quando viene aperta una procedura di sanzione contro un affiliato e questa potrebbe portare all'esclusione dall'OAD PolyReg, le decisioni di apertura e chiusura della procedura sono comunicate alla FINMA (§58 cpv. 1 del Regolamento).
Se la procedura concerne una persona soggetta al segreto professionale, la Delegazione del Comitato Direttivo deve garantire il mantenimento del segreto professionale prendendo delle misure appropriate (documenti anonimizzati, ecc.) (§58 cpv. 2 del Regolamento).
Lo scopo dell'OAD PolyReg comprende la concretizzazione del rispetto degli obblighi di diligenza della LRD e la verifica che i membri forniscano dei servizi finanziari di alta qualità ed ineccepibili dal punto di vista legale ed etico (cfr. §2 cpv. 2 degli Statuti). Questo in linea con la prassi costante della FINMA, secondo la quale la violazione di altre prescrizioni del diritto dei mercati finanziari mette in dubbio la buona reputazione dell'intermediario finanziario e dunque la garanzia del rispetto degli obblighi di diligenza.
L'OAD PolyReg non esercita una sorveglianza prudenziale sui suoi membri e non ne introduce una per via indiretta quando persegue violazioni al §2 cpv. 2 degli Statuti. Le procedure di sanzione dell'OAD PolyReg e le misure che ne derivano hanno in primo luogo un carattere preventivo e mirano anzitutto a ristabilire la situazione conforme. Una procedura di sanzione dell'OAD PolyReg non ha tuttavia carattere penale.
Il principio "in dubio pro reo" costituisce un principio di valutazione delle prove per il giudice penale. Tuttavia, la questione determinante per l'apertura di una procedura di sanzione è di sapere se esiste un sospetto iniziale sufficiente. In questo caso il Comitato Direttivo o il Comitato Direttivo delegato valutano i fatti d'ufficio, per analogia con le disposizioni del diritto amministrativo (cfr. art. 12 e art. 13 PA), e la decisione da prendere si basa sul libero apprezzamento del Comitato. In questo modo non è il principio "in dubio pro reo" che si applica (che ad ogni modo non è applicabile in procedura amministrativa, ciò che deriva a contrario dall'art. 6 cpv. 2 CEDU), ma piuttosto quello del libero apprezzamento delle prove (per analogia con l'art. 19 PA in combinazione con l'art. 40 della legge federale del 4 dicembre 1947 sulla procedura civile federale PC; RS 273).
L'OAD PolyReg non è dunque vincolata da certe regole rigide di amministrazione delle prove che detterebbero il modo di giungere a determinate valutazioni, come deve essere raccolta una prova valida o quale è il valore probante dei differenti mezzi di prova, gli uni per rapporto agli altri (cfr. DTF 130 II 482 E. 3.2; DTAF del 3 agosto 2007, C-1170/2006, consid. 6.1).
Inoltre, le procedure di sanzione dell'OAD PolyReg tengono debitamente in considerazione sia la presunzione d'innocenza e il principio dell'art. 8 CC, nella misura in cui preservano il diritto ad essere sentiti alle persone implicate e nella misura in cui solo dopo aver valutato tutte le circostanze e tutti gli argomenti avanzati viene deciso di pronunciare delle sanzioni o di rinunciarvi. Tali decisioni devono inoltre, se del caso, resistere all'esame di un Tribunale arbitrale statutario.
Un'apertura di sanzione non costituisce un giudizio preventivo e non viola neanche la presunzione d'innocenza. Serve ad esporre nel dettaglio al membro i rimproveri formulati e a portare alla sua conoscenza le misure di sanzione previste, alfine che possa far uso del diritto di essere sentito.
Comunque, il principio del libero apprezzamento delle prove esige che l'istanza decisionale si formi un'opinione attenta, coscienziosa ed imparziale sulla questione di sapere se lo stato di fatto da provare deve essere considerato come vero o meno. La prova è apportata quando l'apprezzamento delle prove permette di acquisire la convinzione che i fatti pertinenti si sono realizzati (DTF 114 II 289 consid. 2a; DTF 105 Ib 114 E. 1a).
Quando si tratta di valutare i processi interni presso un affiliato, l'OAD PolyReg è autorizzato a trarre conclusione da fatti notori come base di presunzione per desumere quelli sconosciuti. Queste presunzioni effettive possono presentarsi in tutti i settori dell'applicazione del diritto, in particolare nel diritto pubblico. Si tratta di conclusioni verosimilmente derivanti dall'esperienza di vita (DTF 130 II 482 consid. 3.2 con rinvii; DTAF del 3 agosto 2007, C-1170/2006, consid. 6.1).
Alle sanzioni si possono aggiungere i costi d'inchiesta così come le tasse di redazione, di stesura e di giudizio (§45 cpv. 5 degli Statuti). Il calcolo di questi costi è fatto conformemente all'ordinanza del Tribunale superiore del Cantone Zurigo relativo alle spese di procedura del 8 settembre 2010.
Il ricorso al Tribunale arbitrale (vedi domanda H.5). Questo decide definitivamente dei litigi tra l'OAD PolyReg e i richiedenti o (ex) affiliati (inclusi i loro organi responsabili e soci); vedi domanda D.13).
Il Responsabile dirige la procedura fino al deposito della motivazione scritta del ricorso e della risposta al ricorso e fino alla costituzione del Tribunale arbitrale. In seguito, la direzione della procedura incombe al Tribunale arbitrale stesso (§38 cpv. 3 degli Statuti). Gli arbitri in funzione in quel momento sono indipendenti dall'associazione (non membri) e devono disporre di competenze professionali necessarie alla funzione.
Il Responsabile si occupa in particolar modo di stabilire i termini corrispondenti, minacciare di sanzioni in caso di mancato rispetto e riscuotere la tassa di registrazione. Fintanto che il Tribunale arbitrale non è costituito, il Responsabile può stralciare o sospendere la procedura per motivi procedurali, in particolare in caso di omissione della motivazione del ricorso, di mancato pagamento della tassa di registrazione, di ritiro del ricorso, di rinuncia, di riconsiderazione e conseguente annullamento della decisione contestata da parte del Comitato Direttivo, in caso di fallimento del membro ricorrente, ecc. In questi casi, si può rinunciare al prelievo delle tasse, così come all'assegnazione di ripetibili, oppure il Responsabile può decidere in merito (§38 cpv. 2 degli Statuti; vedi domanda H.13).
L'iter di una procedura arbitrale è descritto nel dettaglio nel §38 degli Statuti.
Un ricorso al Tribunale arbitrale ha solitamente effetto sospensivo. Ciò significa che la decisione sanzionatoria diventa definitiva solo una volta che il tribunale arbitrale ha raggiunto la sua decisione finale.
Il Comitato direttivo può tuttavia, nei casi urgenti, ritirare l'effetto sospensivo al ricorso e prendere le misure provvisorie. Tali misure del Comitato sottostanno, su ricorso, ad esame (separato) di un arbitro unico, determinato specialmente a tale scopo tramite sorteggio (§12 cpv. 4 degli Statuti).
Il ritiro dell'effetto sospensivo di un ricorso al Tribunale arbitrale contro una decisione di esclusione ha per conseguenza che un membro escluso deve cessare la sua attività di intermediario finanziario, o affiliarsi ad un altro OAD entro una scadenza di due mesi.
L'effetto sospensivo è allora ritirato in applicazione del §12 cpv. 2 degli Statuti, in genere quando non è più possibile garantire una sorveglianza efficace del membro da escludere.
Questo è da temere in modo particolare in diverse circostanze, in particolare quando le attività del membro sono contrarie alle esigenze e alle condizioni poste dalla legge, dagli Statuti e dal Regolamento e in considerazione della gravità dell'irregolarità, se non vi è alcuna possibilità che lo stato conforme alla legge possa essere ristabilito entro un termine ragionevole (i) sia perché questo obbligherebbe il membro a cessare ogni attività professionale, (ii) sia perché il membro si sottrae al controllo dell'OAD PolyReg non permettendo più gli audits, per esempio, o ancora (iii) perché il membro si oppone attivamente alle istruzione emesse dall'OAD PolyReg oppure (iv) poiché esercita nel nostro paese un'attività non autorizzata già riconosciuta altrove come illegale.
L'eventuale ricorso contro l'importo dei costi e degli emolumenti fissati ha invece effetto sospensivo.
Su invito del responsabile della procedura, il ricorrente è tenuto di pagare le spese di registrazione: queste sono determinate nel modo seguente:
Fr. 500.-, quando solo un emolumento è litigioso,
Fr. 1'000.-, quando una sanzione è litigiosa e
Fr. 2'000.-, quando è contestato il rifiuto di ammissione/esclusione.
Dopo la sua costituzione, Il Tribunale arbitrale può esigere dal ricorrente che questo versi delle cauzioni supplementari e, in caso di ritardi, decidere di non entrare in materia. L'ammontare della cauzione è determinato in funzione ai costi presumibili del Tribunale arbitrale, nonché se del caso dai costi contestati ancora scoperti dell'associazione (cfr. §38 cpv. 7 degli Statuti).